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Levi, Ray & Shoup, Inc.

Défi IT #3 : Mises à jour des serveurs d’impression Windows

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Les clients de LRS n’ont pas peur de dire ce qu’ils pensent de notre logiciel, que ce soit à nous ou à d’autres clients (lors de nos groupes d’utilisateurs par exemple). Récemment, un client nous a dit que nous n’avions sans doute pas idée du temps que nous avions fait gagner à son service IT. Cela a bien entendu piqué notre curiosité.

Quand nous lui avons demandé où résidait le gain de temps, il nous a révélé que c’était du côté des mises à jour de serveurs d’impression Windows. Car voyez-vous, avant l’implémentation du logiciel de LRS, ils disposaient de centaines de serveurs d’impression. À chaque fois qu’ils devaient les mettre à jour, il leur fallait faire une sauvegarde (documenter chaque étape correctement) et répéter ces mêmes étapes avec tous les serveurs.

Même s’ils avaient développé des outils pour gérer les mises à jour de serveurs d’impression, cette activité restait chronophage et nécessitait l’intervention de plusieurs personnes. Il nous a dit qu’il n’existait pas de « meilleures pratiques »pour mettre à jour les serveurs d’impression Windows. Ils devaient procéder lentement, un serveur après l’autre...ce qui explique pourquoi ils s’étaient lancés dans la consolidation de serveurs.

Après leur effort de consolidation, il ne leur restait qu’une poignée de serveurs. Outre les économies évidentes suite à l’élimination de chaque serveur d’impression, ils ont  très vite remarqué la réduction de travail pour l’administrateur IT. À leur grande surprise, ces économies égalaient presque celles entraînées par la réduction du nombre de serveurs d’impression. Le client nous a ensuite parlé des trois domaines qui allongeaient le temps passé à maintenir leur infrastructure IT pour des activités liées à l’impression.

Mise à jour de logiciel sur plusieurs serveurs d’impression

Beaucoup d’entreprises disposent d’une solution de gestion d’impression ou d’output. Selon le fournisseur, il se peut que les clients doivent mettre à jour les serveurs d’impression lorsqu’une nouvelle version est disponible. Ces mises à jour ou actualisations ne sont pas toujours importantes pour chaque entreprise, sauf si elles comprennent une correction de bug ou des améliorations fonctionnelles que le client juge nécessaires. Mais elles peuvent s’avérer cruciales si le fournisseur exige une mise à niveau pour continuer à proposer une assistance.

Nous avons entendu parler d’entreprises qui effectuent des mises à jour tous les mois. Cela peut évidemment être un véritable cauchemar pour une infrastructure IT qui compte des centaines de serveurs d’impression Windows. Par conséquent, les clients choisissent parfois de ne pas mettre à jour et attendent la sortie d’une autre version et/ou mettent à jour un petit nombre de serveurs. On peut imaginer le chaos que peut provoquer cette approche fragmentaire, où chaque serveur tourne sous des versions différentes d’un logiciel.

Pour chaque serveur mis à jour, un processus détaillé devrait être documenté afin que les actions soient répétées sur les serveurs suivants. En toute logique, cela signifie qu’en réduisant le nombre de serveurs d’impression, vous pouvez réduire le nombre de fois où vous devez effectuer ces étapes. Il est plus difficile de mettre à jour plus de 200 serveurs que cinq, tout le monde peut faire ce calcul.

Déploiement et mises à jour de pilote d’impression : des tâches  complexes

Selon le degré de disparité de la flotte d’impression, déployer un pilote d’impression peut représenter un véritable défi. Le client mentionné plus haut nous a dit que leurs 7000 appareils représentaient plus de 400 modèles, chacun d’eux nécessitant potentiellement son propre pilote. Une façon simple et évidente de simplifier les choses serait de déployer un pilote d’impression universel (UPD). Malheureusement, les UPD ont tendance à limiter les fonctionnalités disponibles pour les utilisateurs finaux et à ne garder que le « plus petit dénominateur commun » qui ignore les fonctions uniques de certains appareils.

Quand cette entreprise est passée au logiciel de LRS, elle a quand même continué à utiliser des serveurs d’impression différents, mais a gardé un point de contrôle centralisé et n’avait plus besoin de documenter les étapes de déploiement ou de configuration de pilote d’impression. Le logiciel de LRS gérait la gestion de pilote : l’entreprise se contentait simplement de télécharger un pilote précis à un serveur une fois, et laissait le logiciel l’appliquer à/aux appareil(s) concerné(s) dans toute l’entreprise.

Hormis la facilité de gestion, il existe un second avantage à centraliser la gestion de pilote d’impression. Même si c’est rare, il est possible qu’un pilote d’impression ne fonctionne pas correctement et cause des problèmes aux utilisateurs finaux qui souhaitent imprimer avec un périphérique précis. Que faire dans ce cas de figure ? Une solution consiste à restaurer les paramètres manuellement sur tous les serveurs d’impression mis à jour et à revenir à la version antérieure du pilote d’impression. Malheureusement, cela prend du temps, et les utilisateurs finaux ne peuvent pas imprimer pendant le processus. Une meilleure solution consiste à utiliser un logiciel doté d’une interface d’administration centralisée qui permet au service IT d’identifier et de résoudre le problème facilement, ou de simplement de remettre la version antérieure du pilote d’impression à tous les serveurs. L’incidence sur les utilisateurs finaux est minime, et cela évite beaucoup d’appels à l’assistance.

Configuration et administration des files d’attente d’impression

Ce même client comptait plus de 10 000 files d’attente d’impression actives. Avant LRS, gérer ces files d’attente d’impression et changer les paramètres exigeait le même processus fastidieux que de mettre à jour les logiciels et déployer les nouveaux pilotes d’impression. En revanche, grâce à la solution de LRS, l’administrateur pouvait simplement configurer une file d’attente d'impression une seule fois et l’appliquer à tous les clients au sein de leur entreprise.

Beaucoup d’autres aspects, autres que l’économie de matériel et de frais d’entretien, valorisent un effort de consolidation de serveur d’impression. Dans le prochain article de cette série, nous parlerons du défi qui consiste à résoudre les problèmes d’impression dans un environnement aux multiples serveurs d’impression Windows. Si votre propre entreprise est confrontée à des défis d’impression similaires à ceux dépeints dans cet article, contactez-nous pour découvrir comment LRS peut vous aider.

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