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Levi, Ray & Shoup, Inc.

IT Challenge #3 – Windows Print Server Updates

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LRS-Kunden scheuen sich nicht, ihre Meinung über unsere Software zu äußern, sowohl direkt mit den LRS-Mitarbeitern als auch untereinander (z.B. in unseren User Groups). Vor kurzem sagte uns ein Kunde, dass wir uns wahrscheinlich nicht vorstellen könnten, wie viel Zeit wir seiner IT-Abteilung sparen würden. Das hat natürlich unsere Neugierde geweckt.

Als wir fragten, wo sie am meisten Zeit sparen, sagte er, es seien Microsoft Windows Druckserver-Updates. Sie müssen wissen, vor der Implementierung der LRS-Software hatten sie Hunderte von Druckservern. Jedes Mal, wenn sie diese Server aktualisieren mussten, mussten sie ein Backup durchführen (jeden Schritt ordnungsgemäß dokumentieren) und diese Schritte dann für jeden der Server wiederholen.

Trotz der Tatsache, dass sie Werkzeuge zur Verwaltung der Druckserver-Updates entwickelt hatten, war es immer noch eine zeitaufwändige Tätigkeit, die ein Team von Mitarbeitern erforderte. Er sagte, dass es so etwas wie Microsoft Windows Print Server "Best Practices" bei Updates nicht gibt. Sie mussten nur durch die Arbeit quälen, einen Server nach dem anderen.... was erklärt, warum sie eine Serverkonsolidierungsinitiative gestartet haben.

Nach der Konsolidierung der Druckerserver blieben ihnen nur noch eine Handvoll Server. Neben den offensichtlichen harten Kosteneinsparungen für jeden Druckserver, der eliminiert wurde, wurde schnell die sanfte Kostensenkung im Arbeitsaufwand der IT-Administratoren bemerkt. Zu ihrer Überraschung entsprachen diese Einsparungen fast denen der Reduzierung des Druckerservers. Der Kunde erzählte uns dann von drei Bereichen, die die Zeit für die Wartung seiner IT-Infrastruktur für druckbezogene Aktivitäten stark beeinflussten.

Aktualisieren von Software auf mehreren Druckservern

Viele Unternehmen verfügen über eine Druck- oder Output-Management-Lösung. Je nach Anbieter kann es erforderlich sein, dass Kunden die Druckserver aktualisieren, wenn ein neues Release verfügbar ist. Diese Updates oder Upgrades sind nicht immer sehr wichtig für jedes Unternehmen, es sei denn, sie beinhalten eine Fehlerbehebung oder Funktionserweiterung, die der Kunde für notwendig hält. Sie können jedoch sehr wichtig sein, wenn der Anbieter die Upgrades als Voraussetzung für einen kontinuierlichen Support benötigt.

Wir haben von Unternehmen gehört, die jeden Monat Updates durchführen. Dies kann natürlich ein absoluter Alptraum für eine IT-Infrastruktur sein, die Hunderte von Windows Print Servern umfasst. Infolgedessen entscheiden sich Kunden manchmal dafür, überhaupt nicht zu aktualisieren und auf ein späteres Release zu warten und/oder nur eine kleine Anzahl der Server zu aktualisieren. Man kann sich das potenzielle Chaos vorstellen, das sich aus diesem stückweisen Ansatz ergibt, bei dem verschiedene Server verschiedene Softwareversionen ausführen.

Auf jedem Server, der aktualisiert wird, sollte ein schrittweiser Prozess für jeden Server dokumentiert werden, damit die Aktionen für nachfolgende Server wiederholt werden können. Das bedeutet logischerweise, dass Sie durch die Reduzierung der Gesamtzahl der Druckserver die Anzahl der Wiederholungen dieser Schritte reduzieren können. Die Aktualisierung von 200+ Servern ist schwieriger als die Aktualisierung von fünf; jeder kann rechnen.

Die komplexe Aufgabe der Bereitstellung von Druckertreibern und der Verwaltung von Treiber-Updates

Je nachdem, wie heterogen die Druckerflotte ist, kann die Bereitstellung von Druckertreibern eine echte Herausforderung darstellen. Der oben genannte Kunde sagte, dass seine mehr als 7.000 Geräte 400 verschiedene Modelle repräsentieren, von denen jedes potenziell einen eigenen Treiber benötigt. Eine naheliegende Möglichkeit, die Dinge zu vereinfachen, wäre der Einsatz eines Universal Print Driver (UPD). Leider neigen UPDs dazu, die den Endbenutzern zur Verfügung stehenden Funktionen auf einen "kleinsten gemeinsamen Nenner" zu beschränken, der die einzigartigen Fähigkeiten einiger Geräte übersieht.

Als diese Organisation den Wechsel zur LRS-Software vollzog, entschieden sie sich immer noch für den Betrieb mehrerer Druckserver, behielten aber einen zentralen Kontrollpunkt bei und mussten nicht mehr die Schritte für die Bereitstellung, Konfiguration und Aktualisierung der Druckertreiber dokumentieren. Die LRS-Software kümmerte sich um das Druckertreiber-Management für sie - sie luden einfach einen bestimmten Treiber einmal auf einen Server hoch und ließen ihn von der Software auf die entsprechenden Geräte in der gesamten Organisation übertragen.

Neben der einfachen Unterstützung gibt es noch einen zweiten Vorteil durch die zentrale Druckertreiberverwaltung. Obwohl selten, ist es möglich, dass ein Treiber eine Fehlfunktion aufweist und Endbenutzern, die auf einem bestimmten Drucker drucken möchten, Probleme bereitet. Was machst du in einem solchen Fall? Eine Lösung besteht darin, die Einstellungen auf allen aktualisierten Windows Print Servern manuell wiederherzustellen und zur vorherigen Version des Druckertreibers zurückzukehren. Leider braucht dies Zeit und während dieser Zeit können Endbenutzer nicht drucken. Eine bessere Lösung ist die Verwendung von Software mit einer zentralen Verwaltungsoberfläche, mit der die IT-Abteilung das Problem leicht identifizieren und lösen oder die vorherige Treiberversion einfach auf alle Server zurückschieben kann. Die Auswirkungen auf die Endbenutzer sind minimal und es werden viele Helpdesk-Anfragen vermieden.

Konfiguration und Verwaltung von Druckwarteschlangen

Der gleiche Kunde hatte über 10.000 aktive Druckwarteschlangen. Vor LRS erforderte die Verwaltung dieser Druckwarteschlangen und das Ändern der Einstellungen den gleichen umständlichen Prozess wie die Aktualisierung von Software und die Bereitstellung neuer Druckertreiber. Im Gegensatz dazu kann der Administrator bei der LRS-Lösung eine Druckwarteschlange einfach einmalig konfigurieren und an alle Clients in ihrem Unternehmen verteilen.

Es gibt noch viele weitere Aspekte, die einen Mehrwert für die Konsolidierung eines Druckservers darstellen, neben der Einsparung von Serverhardware und Wartungskosten. Im nächsten Artikel dieser Serie werden wir über die Herausforderung der Fehlerbehebung bei Druckproblemen in einer Multi-Windows-Druckserverumgebung sprechen. Wenn Ihr eigenes Unternehmen vor ähnlichen Druckherausforderungen steht wie die in diesem Blog beschriebenen, kontaktieren Sie uns, um zu erfahren, wie LRS helfen kann.


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