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Levi, Ray & Shoup, Inc.

Sfida IT #3 - Aggiornamento dei server di stampa Windows

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I nostri clienti non hanno alcuna remora a condividere direttamente con il personale di LRS o tra di loro (per esempio nei nostri gruppi utenti) le loro impressioni sui nostri prodotti. Di recente, un nostro cliente ci ha confessato che non possiamo immaginare quanto tempo risparmia grazie a noi il suo reparto IT. Questa affermazione, ovviamente, ha solleticato la nostra curiosità.

Quando gli abbiamo chiesto dove hanno avuto i maggiori risparmi di tempo, la risposta è stata l’aggiornamento dei server di stampa Windows. Prima di implementare il software LRS, infatti, utilizzavano centinaia di server di stampa, e a ogni aggiornamento dovevano effettuare un backup (documentando adeguatamente ciascun passaggio) e poi ripetere questi passaggi per tutti i server.

Nonostante avessero sviluppato strumenti ad hoc per la gestione degli aggiornamenti, si trattava comunque di un’attività molto dispendiosa in termini di tempo e utilizzo di risorse umane. Secondo questo cliente, per quanto riguardava gli aggiornamenti dei server di stampa Microsoft Windows non esistevano “best practice” di sorta. Non potevano fare altro che mettersi al lavoro, un server dopo l’altro... ed è per questo motivo che hanno avviato un’iniziativa di consolidamento dei server.

Al termine, il numero dei server di stampa si era drasticamente ridotto. Oltre agli evidenti risparmi sui costi per ciascun server fisico eliminato, hanno potuto constatare in breve tempo un risparmio secondario dovuto alla riduzione del lavoro di amministrazione IT. Con loro grande sorpresa, questo risparmio praticamente eguagliava quelli derivanti dalla riduzione del numero di server di stampa. Il cliente ci ha poi parlato delle tre aree che influivano maggiormente sul tempo dedicato alla manutenzione dell’infrastruttura IT in relazione alle attività di stampa.

Aggiornamento del software su più server

Molte organizzazioni dispongono di una soluzione di stampa o di gestione dell’output. A seconda del fornitore, è possibile che debbano aggiornare i server di stampa ogniqualvolta viene resa disponibile una nuova versione. Questi aggiornamenti non sono sempre essenziali per tutte le organizzazioni, a meno che non comprendano la correzione di un bug o il potenziamento di una funzionalità di grande importanza per loro. L’importanza di questi aggiornamenti, però, cambia nella misura in cui il fornitore li pone come condizione essenziale per l’assistenza.

Alcune aziende erano costrette ad effettuare aggiornamenti ogni mese. Com’è evidente, si tratta di una situazione insostenibile per un’infrastruttura IT con centinaia di server di stampa Windows. Di conseguenza, a volte i clienti decidevano di saltare l’aggiornamento e di attendere la versione successiva, oppure di aggiornare solo pochi server. Non è difficile immaginare la confusione derivante da un simile approccio frammentario, dove server diversi eseguono diverse versioni del software.

Per ogni server aggiornato, infatti, bisognerebbe documentare passo per passo il procedimento seguito, in modo da poter ripetere le stesse azioni per tutti i server successivi. Com’è logico, riducendo il numero di server di stampa complessivi, si riduce il numero di volte che è necessario ripetere questi passaggi. Aggiornare oltre 200 server è molto più oneroso che aggiornarne solo cinque; il calcolo è presto fatto.

La complessa attività di implementazione e aggiornamento dei driver di stampa

A seconda dell’eterogeneità della flotta di stampa, l’implementazione dei driver di stampa può presentare serie difficoltà. Il cliente sopra citato ha oltre 7.000 dispositivi di 400 modelli diversi, per ciascuno dei quali era potenzialmente necessario un driver di stampa specifico. Un metodo piuttosto ovvio di semplificare le cose sarebbe implementare un driver di stampa universale (UPD). Purtroppo gli UPD tendono a fornire agli utenti funzionalità limitate in nome di un “minimo comun denominatore” che ignora fatalmente le funzionalità uniche di alcuni dispositivi.

Quando l’organizzazione in questione ha deciso di passare al software LRS ha mantenuto i server di stampa multipli, gestendoli però da un punto di controllo centrale, grazie al quale non era più necessario documentare tutti i passaggi necessari per l’implementazione o la configurazione dei vari driver. Era il software LRS, infatti, a occuparsi della gestione dei driver; il cliente non doveva fare altro che caricare un dato driver su un server e il software provvedeva a distribuirlo a tutti i dispositivi interessati.

Oltre a semplificare il supporto, la gestione centralizzata dei driver presenta un altro vantaggio. Benché avvenga raramente, a volte i driver si guastano, causando problemi agli utenti finali che desiderano stampare su una stampante specifica. Cosa si può fare in questi casi? Una soluzione prevede di ripristinare manualmente le impostazioni su tutti i server di stampa Windows aggiornati per tornare alla versione precedente. Purtroppo, però, è una soluzione che richiede molto tempo, e nel frattempo gli utenti non possono stampare. Una soluzione migliore prevede l’uso di un software dotato di un’interfaccia di amministrazione centralizzata grazie alla quale il personale IT può individuare e risolvere con facilità il problema, oppure distribuire su tutti i server la versione del driver precedente. L’impatto sugli utenti finali è minimo, e le richieste di intervento dell’help desk vengono drasticamente ridotte.

Configurazione e amministrazione delle code di stampa

Sempre lo stesso cliente aveva oltre 10.000 code di stampa attive. Prima di implementare la soluzione di LRS, la gestione di queste code di stampa e la modifica delle impostazioni richiedeva un processo altrettanto macchinoso dell’aggiornamento del software e dell’implementazione di nuovi driver di stampa. Per contro, con la soluzione di LRS l’amministratore non deve fare altro che configurare la coda di stampa la prima volta, e poi distribuirla a tutti i client dell’organizzazione.

Vi sono molti altri aspetti che aggiungono valore a questi interventi di consolidamento dei server di stampa, oltre al risparmio sulle spese per hardware e manutenzione. Nel prossimo articolo della serie, esamineremo le difficoltà insite nella risoluzione dei problemi di stampa in ambienti con più server di stampa Windows. Se la vostra organizzazione deve affrontare problematiche di stampa simili a quelle descritte nel presente blog, contattateci e scoprite cosa possiamo fare noi di LRS.

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