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Levi, Ray & Shoup, Inc.

Invio di e-mail ai server di stampa

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Guarda! Il futuro è qui.

Beh, forse c’è ancora qualcosina da fare... ma abbiamo certamente fatto un altro passo avanti. Da quando smartphone e tablet hanno reso possibile lavorare da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, le regole per la stampa sono cambiate. In passato si lavorava su workstation, che in genere disponevano di code fisse connesse a stampanti fisiche. Poi l’arrivo dei server di stampa di rete semplificò la gestione nelle grandi organizzazioni.

In seguito, Stampa pull printing nuove tecnologie determinarono un ripensamento generale delle modalità di stampa. Oggi, anziché selezionare una stampante tra le tante periferiche elencate (alcune delle quali dismesse da tempo), inviamo la stampa su una singola coda, che mantiene i lavori finché non si raggiunge la stampante per rilasciare il documento. Si tratta del pull printing, vero punto di svolta.

Fin qui, è tutto abbastanza semplice: esiste una rete aziendale cui si collegano postazioni di lavoro e laptop, e le stampanti sono collocate in vari punti strategici nell’ufficio. Ma come si inseriscono, in tale contesto, i dispositivi smartphone e tablet, oramai onnipresenti? Se alcune organizzazioni incoraggiano i dipendenti a portare i dispositivi mobili al lavoro (BYOD), altre vietano espressamente la connessione di hardware BYOD alla rete aziendale. In entrambi i casi, sorge spontanea una domanda: come è possibile stampare da questi nuovi dispositivi informatici senza che ciò diventi un problema per il personale dell’help desk?

Un modo semplice per raggiungere questo obiettivo potrebbe essere quello di inviare i documenti via e-mail, dal tablet o smartphone personale, al proprio account di posta elettronica aziendale, quindi aprirli sulla workstation locale e inviarli in stampa. Questo però non è molto efficiente, soprattutto se ci si trova in un’altra area dell’ufficio e vi è la necessità di stampare immediatamente i documenti.

Una soluzione più nuova per gestire i lavori di stampa da dispositivo mobile consiste nell’inviare l’output a una stampante abilitata tramite l’invio di e-mail. In effetti è un approccio molto rapido e semplice, particolarmente adatto a uffici di piccole dimensioni con un ristretto numero di stampanti. Tuttavia, richiede l’acquisto di nuove stampanti abilitate, la maggior parte delle quali è progettata per il mercato SOHO (Small Office/Home Office). In genere questi dispositivi non sono indicati per la stampa in ambito corporate, soggetta a esigenze diverse. Inoltre introducono un nuovo problema: come sapere quale indirizzo e-mail usare per una data stampante?

Il software LRS Mobile Connector estende ai dispositivi mobili le potenti funzionalità di consegna dei documenti, creazione di account, visualizzazione, archiviazione e pull printing della soluzione LRS Output Management. Tra le sue caratteristiche vi è la possibilità di inviare la richiesta di stampa via e-mail da qualsiasi dispositivo mobile, con qualsiasi sistema operativo. È sufficiente inviare un’e-mail a una stampante e ritirare il lavoro.

In LRS sappiamo che per molte organizzazioni la sicurezza della stampa di e-mail rappresenta un problema... e non sbagliano. Istituire un indirizzo di posta elettronica pubblico senza convalidare le coordinate in termini di utente, documenti da stampare e dispositivo è un invito all’uso improprio. A titolo di prevenzione, è utile confrontare gli indirizzi di posta elettronica con i dati Active Directory (AD), per convalidare l’identità e le autorizzazioni degli utenti. Per aumentare al massimo il livello di protezione, inoltre, è possibile escludere i file potenzialmente pericolosi e offrire la capacità di avvisare gli utenti e il personale amministrativo in caso di problemi correlati alla sicurezza.

Tuttavia, in alcuni casi dovranno poter stampare anche i clienti e altri utenti esterni. Il software LRS Mobile Connector è in grado di gestire la stampa “ospite”, che offre agli utenti non definiti la possibilità di stampare dai propri dispositivi mobili. Una volta configurata la funzionalità self-service di “stampa ospite”, non sono richieste ulteriori attività di amministrazione né l’intervento del personale dell’help desk.

Ma non è tutto.

Non solo questo semplifica la stampa da dispositivi mobili, ma è anche possibile combinarla con la tecnologia pull printing per massimizzare efficienza e sicurezza. Gli utenti possono inviare i lavori di stampa via e-mail a un unico indirizzo, facilmente memorizzabile, e inoltre possono recuperare i documenti da qualsiasi stampante all’interno dell’azienda. Un indirizzo, qualsiasi stampante!

Il software LRS Mobile Connector raccoglie i lavori di stampa, converte ciascun documento dal tipo di file originale (ad esempio .docx o .pptx di Microsoft Office) in un formato PDF standard e invia il documento per la formattazione avanzata e la successiva stampa. Grazie alle funzionalità di conversione integrate nella soluzione Mobile Connector, non è necessario installare Microsoft Office o altro software di terze parti. Se le stampanti non sono in grado di gestire i file PDF, il software LRS offre una serie di opzioni per risolvere anche questa impasse.

Et voilà! È sufficiente comunicare agli utenti l’indirizzo e-mail da utilizzare e il gioco è fatto, senza dover scaricare driver o installare applicazioni nei client.

Semplice vero? Desiderate saperne di più? Contattate LRS, saremo lieti di mostrarvi come sfruttare questa funzionalità nel vostro ambiente.

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