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Levi, Ray & Shoup, Inc.

Envío de mensajes de correo a servidores de impresión

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¡Atención! ¡El futuro ya está aquí!

Bueno... puede que no exactamente, pero sí que hemos dado otro pasito. Desde que la llegada de los smartphones y las tabletas nos ha permitido trabajar desde cualquier sitio y a cualquier hora, las reglas de la impresión han cambiado. Antes trabajábamos en estaciones de trabajo que tenían colas fijas conectadas con impresoras físicas. Después llegaron los servidores de impresión, que facilitaban las labores de administración en grandes organizaciones.

Más tarde, Pull print aparecieron nuevas tecnologías que nos llevaron a replantearnos las formas en las que imprimimos. En lugar de elegir una impresora concreta de una amplísima lista (incluso algunas que ya no están operativas), ahora imprimimos en una sola cola que retiene cada trabajo hasta que llegamos a la impresora y retiramos el documento. Es lo que conocemos como impresión Pull print, y va a cambiar las reglas del juego.

Hasta ahora todo era muy fácil. Tiene una red empresarial, con estaciones de trabajo y portátiles conectados, y ha colocado impresoras en puntos estratégicos de la oficina. Pero, ¿qué pasa con los smartphones y las tabletas que ahora todo el mundo lleva encima? En algunos casos, se nos anima a que nos llevemos nuestros propios dispositivos móviles al trabajo (BYOD). En otras organizaciones, la práctica BYOD está expresamente prohibida y no se permite conectar dispositivos propios a la red corporativa. Sea cual sea el planteamiento, tenemos que hacernos la siguiente pregunta: ¿Cómo podemos imprimir desde estos nuevos dispositivos informáticos sin que sea un problema constante para el personal de asistencia técnica?

Una forma fácil de lograr este objetivo sería poder enviar los documentos desde mi tableta o smartphone a mi cuenta de correo electrónico corporativo, abrirlo en mi estación de trabajo local y enviarlo a imprimir. El problema de este método es que no es muy eficiente, menos aún si estoy en otra parte de la oficina y necesito tener estos documentos impresos sin demora.

Una de las formas más modernas de gestionar los trabajos de impresión móviles es enviarlos a una impresora que admita correos electrónicos. Es un enfoque muy rápido y sencillo, que suele ser ideal para oficinas pequeñas con pocas impresoras. Sin embargo, requiere la compra de nuevas impresoras compatibles con correo electrónico, y la mayoría están diseñadas para el mercado de la oficina pequeña/oficina doméstica (SOHO). Normalmente, estos dispositivos no están pensados para la impresión corporativa, dado que esta tiene otras necesidades. También crean un problema nuevo: ¿cómo se supone que los usuarios van a controlar qué dirección de correo electrónico tiene asociada cada impresora?

LRS Mobile Connector lleva a la nube las potentes funciones de distribución, contabilidad, visualización, archivado e impresión Pull print de la solución LRS Output Management. Una de sus funciones es la capacidad de enviar una solicitud de impresión por correo electrónico desde cualquier dispositivo móvil o SO. Solo hay que enviar un mensaje de correo a una impresora y retirar el trabajo.

En LRS somos conscientes de que hay muchas organizaciones a las que les preocupa la seguridad de la impresión de mensajes de correo; hacen bien en preocuparse. Establecer una dirección de correo electrónico de impresión pública sin validar quién puede enviar qué documento para imprimirlo en qué dispositivo supone abrir las puertas al uso inadecuado. Para evitarlo, lo lógico es cotejar las direcciones de correo electrónico con Active Directory (AD) para validar los derechos y la identidad del usuario. Para contar con el máximo nivel de protección, también podrían excluirse los archivos que representan una amenaza potencial y ofrecer la posibilidad de avisar a los usuarios y al personal de administración en caso de aparecer dudas en cuanto a la seguridad.

Contar con un nivel de seguridad alto es fantástico, pero hay veces en las que los clientes y otras personas externas también necesitan imprimir. El software LRS Mobile Connector es capaz de gestionar impresión para invitados, para que usuarios sin definir puedan imprimir desde sus dispositivos móviles. Cuando se configura correctamente, la funcionalidad autoservicio de impresión para invitados elimina las interacciones con el personal de asistencia técnica y no requiere administración de seguridad adicional.

Pero esto no acaba aquí.

No solo puede simplificar la impresión desde dispositivos móviles, puede hasta combinarla con la tecnología de impresión Pull print para contar con la máxima eficiencia y seguridad. Así, los usuarios pueden enviar los trabajos de impresión por correo electrónico a una dirección fácil de recordar y pueden recoger los documentos en cualquier impresora de la empresa. Una dirección, cualquier impresora.

El software LRS Mobile Connector recopila los trabajos de impresión, convierte cada documento de su tipo de archivo original (como .docx o .pptx de Microsoft Office) en un formato de PDF estándar y envía el documento para formato avanzado y su posterior impresión. Gracias a las conversiones integradas admitidas en la solución Mobile Connector, no es necesario instalar Microsoft Office ni ningún otro software de terceros. Si sus impresoras no saben cómo gestionar archivos PDF, el software de LRS también tiene opciones para ello.

Así de fácil. Solo tiene que indicar al usuario qué dirección de correo electrónico tiene que utilizar. No tiene que descargar controladores ni instalar aplicaciones en sus clientes.

¿A que suena sencillo? ¿Desea obtener más información? Póngase en contacto con LRS y estaremos encantados de explicarle cómo puede sacar el máximo partido de esta funcionalidad en su propio entorno.

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