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Levi, Ray & Shoup, Inc.

Envoi d’email aux serveurs d’impression

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Bon, pas vraiment...mais nous avons fait un pas en avant. Depuis l’arrivée des smartphones et des tablettes, il est devenu possible de travailler n’importe où, n’importe quand. Les règles de l’impression ont changé. À l’époque, nous travaillions sur des postes de travail qui disposaient de files d’attente fixes reliées à des imprimantes physiques. Puis les serveurs d’impression en réseau sont arrivés et ont facilité la gestion dans les grandes entreprises.

Plus tard, les technologies de pull print sont apparues et nous ont fait repenser notre façon d’imprimer. Plutôt que de choisir une imprimante spécifique parmi une liste fournie (dont certaines ont été supprimées depuis), nous imprimons via une seule file d’attente d’impression contenant tous les documents jusqu’à ce que la personne se présente à l’imprimante et récupère son document. Cette méthode, que nous appelons pull print, a complètement changé la donne.

Jusque-là, c’est assez simple. Vous avez le réseau de l’entreprise, des postes de travail, des ordinateurs portables connectés et des imprimantes placées à des endroits stratégiques au bureau. Mais quid des smartphones et tablettes que tout le monde emporte partout ? Dans certains cas, nous sommes encouragés à apporter nos appareils mobiles sur notre lieu de travail (BYOD). Dans d’autres entreprises, il est expressément interdit d’utiliser les appareils mobiles avec le réseau de l’entreprise. Quoi qu’il en soit, nous devons nous poser la question suivante : comment imprimer avec ces nouveaux dispositifs sans donner la migraine au personnel d’assistance ?

Pour y parvenir, je peux envoyer par email, depuis ma tablette ou mon smartphone, les documents à mon adresse email professionnelle, les ouvrir sur mon poste de travail puis les imprimer. Ce n'est toutefois pas très efficace, surtout si je suis ne suis pas dans cette partie de l’entreprise et si j’ai besoin de ces documents immédiatement.

Une façon plus moderne de gérer les impressions mobiles consiste à envoyer l’output à une imprimante compatible avec email. C’est en vérité une approche très rapide et très simple qui convient souvent aux petites entreprises avec peu d’imprimantes. Il est cependant nécessaire de faire l’acquisition d’imprimantes compatibles avec email qui sont conçues pour le marché des petites entreprises ou entreprises à domicile (SOHO). Ces appareils ne conviennent pas à l’impression en entreprise, où les exigences sont différentes. Ils engendrent aussi un nouveau problème : comment les utilisateurs sont-ils censés savoir à quelle adresse email correspond chaque imprimante ?

Le logiciel LRS Mobile Connector accroît les capacités puissantes de la solution de gestion d’output de LRS, à savoir : la transmission de documents, la comptabilité, la visualisation, l’archivage et le pull printing, afin d’englober le monde de l’informatique mobile. Une fonctionnalité permet de soumettre un document à l’impression via email à partir de n’importe quel appareil mobile ou système d’exploitation. Il suffit d’envoyer un email à une imprimante et de récupérer le document.

Chez LRS, nous savons que beaucoup d’entreprises sont préoccupées par la sécurité de l’impression via email...à juste titre. Mettre en place une adresse email publique sans vérifier qui peut envoyer quoi à l’impression et sur quel périphérique engendre des abus. Afin d’éviter cela, il est judicieux de vérifier les adresses emails grâce à l’Active Directory (AD) pour confirmer les droits et l’identité de l’utilisateur. En vue d’atteindre le plus haut degré de protection, il peut être également nécessaire d’exclure les fichiers qui représentent un risque potentiel, mais aussi d’offrir la possibilité aux utilisateurs et au personnel administratif d’être avertis en cas de problèmes de sécurité.

Renforcer la sécurité, c'est bien, mais il arrive que les clients ou d’autres intervenants extérieurs aient besoin d’imprimer. Le logiciel LRS Mobile Connector peut aussi gérer l’impression « visiteur », qui permet à des utilisateurs non définis d’imprimer à partir de leurs appareils mobiles. Une fois correctement configurée, une fonctionnalité « d’impression visiteur » en libre-service élimine l’interaction avec le service d’assistance et ne nécessite aucune mesure de sécurité administrative supplémentaire.

Mais ce n’est pas tout !

Non seulement vous pouvez simplifier l’impression à partir d’appareils mobiles, mais vous pouvez également la combiner à la technologie de pull print afin de maximiser l’efficacité et la sécurité. Les utilisateurs peuvent envoyer des documents à imprimer à une seule adresse facile à retenir, mais ils peuvent aussi récupérer leurs documents sur n’importe quelle imprimante de l’entreprise. Une seule adresse, toutes les imprimantes !

Le logiciel LRS Mobile Connector recueille les documents à imprimer, convertit chaque fichier (qui peut être aux formats .docx ou .pptx de Microsoft Office) en PDF standard, l’envoie pour un formatage avancé, puis à l’impression. Grâce aux conversions intégrées prises en charge par la solution Mobile Connector, il est inutile d’installer Microsoft Office ou tout autre logiciel tiers. Si vos imprimantes ne savent pas comment traiter les fichiers PDF, le logiciel de LRS dispose d’options qui peuvent s’en charger.

Et voilà ! Il vous suffit simplement de transmettre l’adresse email aux utilisateurs. Nul besoin de télécharger des pilotes ou d’installer des applications chez vos clients.

Ça a l’air simple ? Vous voulez en savoir plus ? Contactez LRS, nous serons ravis de vous montrer comment profiter de cette fonctionnalité dans votre environnement.

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