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Levi, Ray & Shoup, Inc.

E-Mail-Versand an Druckserver

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Siehe da! Die Zukunft ist da!

Okay, nicht ganz.... aber wir haben einen weiteren Schritt nach vorne gemacht. Seitdem Smartphones und Tablets die Möglichkeit bieten, von jedem Ort und zu jeder Zeit zu arbeiten, haben sich die Regeln für den Druck geändert. Damals arbeiteten wir an Arbeitsplätzen, die normalerweise feste Warteschlangen hatten, die mit physischen Druckern verbunden waren. Danach kamen Netzwerkdruckserver, die eine einfachere Verwaltung in großen Unternehmen ermöglichten.

Noch später entstanden Pull-Print-Technologien, die uns dazu brachten die Art und Weise, wie wir drucken, zu überdenken. Anstatt einen bestimmten Drucker aus einer umfangreichen Liste auszuwählen (einige von ihnen sind längst ausgemustert), drucken wir nun in eine einzige Warteschlange, die jeden Auftrag enthält, bis wir am Drucker ankommen und das Dokument freigeben. Wir nennen das Pull-Print und es ist ein entscheidender Fortschritt.

Bisher ist alles ziemlich unkompliziert. Sie haben ein Firmennetzwerk, einige Arbeitsplätze und Laptops angeschlossen und Sie verfügen über einige Drucker, die strategisch günstig im Büro platziert sind. Aber was ist mit den Smartphones und Tablets, die jeder heutzutage mit sich herumträgt? In einigen Fällen werden wir ermutigt, unsere eigenen mobilen Geräte zum Einsatz zu bringen (BYOD). In anderen Unternehmen ist die BYOD-Hardware ausdrücklich aus dem Unternehmensnetzwerk verbannt. In beiden Fällen müssen wir uns fragen, wie wir von diesen neuen Computern aus drucken, ohne den Helpdesk-Mitarbeitern ständig Kopfschmerzen zu bereiten?

Ein einfacher Weg zur Erreichung dieses Ziels wäre es, Dokumente von einem Tablett oder Smartphone per E-Mail an die eigene Firmen-E-Mail-Adresse zu senden, sie auf dem lokalen Arbeitsplatz zu öffnen und dann zum Drucken zu senden. Das ist jedoch nicht sehr effizient, vor allem, wenn die Person sich in einem anderen Teil des Büros befindet und diese Dokumente sofort drucken muss.

Eine der moderneren Möglichkeiten mit mobilen Druckaufträgen umzugehen, ist das Senden der Ausgabe an einen E-Mail-fähigen Drucker. Dies ist in Wahrheit ein sehr schneller und einfacher Ansatz, der oft für kleine Büros mit einer kleinen Anzahl von Druckern geeignet ist. Es erfordert jedoch den Kauf neuer E-Mail-fähiger Drucker, von denen die meisten für den Small Office/Home Office (SOHO)-Markt konzipiert sind. Diese Geräte eignen sich typischerweise nicht für den Firmendruck, bei dem die Anforderungen unterschiedlich sind. Sie schaffen auch ein neues Problem: Wie sollen die Benutzer den Überblick behalten, welche E-Mail-Adresse zu welchem Drucker gehört?

Die LRS Mobile Connector Software erweitert die leistungsstarken Funktionen für die Dokumentenbereitstellung, Buchhaltung, Anzeige, Archivierung und Pull-Printing der LRS Output Management Lösung in der Welt des mobilen Computings.

Eine Funktion ist die Möglichkeit eine Druckanfrage per E-Mail von jedem mobilen Gerät und Betriebssystem zu senden. Senden Sie einfach eine E-Mail an einen Drucker und holen Sie den Auftrag ab.

Bei LRS wissen wir, dass viele Unternehmen sich mit der Sicherheit des E-Mail-Drucks befassen.... so wie es sein sollte. Die Einrichtung einer öffentlichen E-Mail-Druckadresse ohne Überprüfung, wer welches Dokument auf welchem Gerät drucken darf, ist eine Einladung zum Missbrauch. Damit dies nicht passiert, ist es sinnvoll E-Mail-Adressen gegen das Active Directory (AD) zu validieren, um Benutzerrechte und -identität zu bestätigen. Für ein Höchstmaß an Schutz kann man auch Dateien ausschließen, die eine potenzielle Bedrohung darstellen und die Möglichkeit bieten, Benutzer und Verwaltungspersonal im Falle von Sicherheitsbedenken zu warnen.

Erhöhte Sicherheit ist großartig, aber manchmal müssen Kunden und andere externe Interessengruppen auch drucken. Die LRS Mobile Connector Software kann auch das Drucken mit "Gast"-Drucken verwalten - was unbekannten Benutzern die Möglichkeit gibt, von ihren mobilen Geräten zu drucken. Einmal richtig konfiguriert, eliminiert die Self-Service "Gastdruck"-Funktionalität die Interaktion der Helpdesk-Mitarbeiter und erfordert keine zusätzliche Sicherheitsadministration.

Aber es gibt noch mehr!

Sie können nicht nur den Druck von mobilen Geräten vereinfachen, sondern ihn auch mit der Pull-Print-Technologie kombinieren, um Effizienz und Sicherheit zu maximieren. So können Benutzer Druckaufträge per E-Mail an eine einzige, leicht zu merkende Adresse senden, aber auch ihre Dokumente auf jedem Drucker im Unternehmen abholen. Eine Adresse, jeder Drucker!

Die LRS Mobile Connector Software sammelt Druckaufträge, konvertiert jedes Dokument von seinem ursprünglichen Dateityp (z.B. Microsoft Office.docx oder.pptx) in ein Standard-PDF-Format und sendet das Dokument zur erweiterten Formatierung und zum anschließenden Drucken. Da die integrierten Konvertierungen in der Mobile Connector-Lösung unterstützt werden, ist eine Installation von Microsoft Office oder anderer Drittanbieter-Software nicht erforderlich. Wenn Ihre Drucker mit PDF-Dateien nicht arbeiten können, hat die LRS-Software auch dafür Optionen.

Das ist es! Lassen Sie die Benutzer einfach wissen, welche E-Mail-Adresse sie verwenden sollen und schon kann es losgehen. Sie müssen keine Treiber herunterladen oder Anwendungen auf Ihren Clients installieren.

Klingt das einfach? Möchten Sie mehr erfahren? Kontaktieren Sie LRS und wir zeigen Ihnen gerne, wie Sie diese Funktionalität in Ihrer eigenen Umgebung nutzen können.

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