In un mondo pieno di schermi e display, a volte è bello avere la copia fisica di qualcosa trovato su Internet: una ricetta da provare, un articolo da conservare, una foto da fissare in bacheca, e così via. Come più o meno tutti, quando desidero stampare qualcosa dal PC, di solito premo Ctrl+P o tocco File → Stampa. Ma a volte Internet e la mia stampante non vanno d’accordo.
Le stampanti sono dotate di driver e componenti hardware che interpretano ciò che il computer comunica alla stampante. Per garantire la formattazione appropriata, la stampante recupera i caratteri e le immagini corrette così che il lavoro di stampa sia uguale (o quasi) al formato atteso. Se la stampante riceve una serie di istruzioni di rendering che non riesce a elaborare, il dispositivo può andare in errore e ritardare gli altri lavori in coda, da stampare dopo quello “accidentato”.
Questo accade spesso quando si stampa da un sito web, a seconda del modello e del firmware della stampante: Sulle stampanti HP, è riportato come "Errore 49.XXX" Sulle Ricoh, è “Errore SC899”. I dispositivi Lexmark segnalano un errore generico 900.00 e/o una pagina di errore. Altri fornitori di stampanti gestiscono la situazione in modo diverso, ma di fatto tutti ruotano intorno allo stesso problema. Il comando Ctrl+P o File → Stampa comunica al computer: “voglio stampare tutta questa pagina web, a prescindere dal contenuto.” È proprio l’invio di tutti i contenuti che causa l’inoltro di istruzioni non valide, che a sua volta determina lo stato di errore e di blocco della stampante.
Spesso, l’unico modo per eliminare questo errore è entrare nella coda di stampa di Windows, annullare/eliminare il lavoro dalla coda e riavviare la stampante. A volte è necessario riavviare anche il server di stampa, e in questo caso la faccenda è più seria: mentre la stampante è spenta, altri utenti vi inviano lavori di stampa e si avviano verso il dispositivo pensando di trovarli pronti nel cassetto di uscita. Così, a causa di una sola persona che stampa una ricetta da un sito web, molti altri utenti accusano ritardi nella stampa di importanti documenti aziendali.
Il problema addirittura degenera quando si stampa direttamente sulla stampante, in quanto l’assenza del server complica la risoluzione dei problemi: poiché non esiste una coda in cui verificare l’origine del lavoro di stampa, una volta che la stampante è stata ripristinata, il PC invia di nuovo lo stesso lavoro di stampa problematico. I tecnici ricorrono quindi a strumenti di sniffing di pacchetti di rete per individuare la provenienza del lavoro. Alcuni addirittura modificano l’indirizzo di rete della stampante e mappano nuovamente i singoli utenti e programmi che utilizzavano quella data stampante.
Una soluzione per ridurre al minimo tali errori è utilizzare l’icona della stampante o il pulsante “Stampa” che si trova nella pagina web stessa (in genere è vicino ai pulsanti per la condivisione sui social). Questo metodo invia una versione della pagina predisposta per la stampa, ma a volte l’errore può verificarsi anche così. Spesso le aziende bloccano i siti web in toto, dalla rete, così da prevenire gli errori che possono mandare in tilt i flussi di lavoro quotidiani. Ma anche questo approccio, purtroppo, non sempre risolve il problema.
Una soluzione più intelligente e automatizzata
Il nostro prodotto VPSX aiuta a risolvere questa impasse. L’impostazione dei criteri di stampa permette di definire condizioni per impedire la stampa da determinati siti web o programmi, offrire agli utenti la possibilità di stampare comunque o semplicemente bloccare il lavoro. Inoltre, è possibile impedire i lavori di stampa ad esempio di 100 pagine o a colori, generando un risparmio sui materiali per la stampa. Ecco un esempio di un criterio di stampa per bloccare i lavori a colori che iniziano con “Amazon.com”, destinati a una stampante specifica:
Il software VPSX consente di verificare facilmente lo stato di una stampante, determinare quale lavoro sta bloccando la coda e quindi reindirizzarlo o eliminarlo così che tutti i lavori successivi possano essere stampati sulla stessa o su un’altra stampante. La schermata sottostante mostra che il lavoro è in stato di “Stampa”, anche se la stampante non è in grado di completare l’azione.
Questo strumento di controllo centrale offre un enorme vantaggio all’help desk nell’individuare le stampanti bloccate o in stato di errore. Inoltre, funziona anche per la stampa a IP diretto (senza server), poiché la soluzione LRS per la stampa diretta segnala comunque chi sta stampando un documento e verso quale destinazione.
Errori irrecuperabili come quello indicato possono verificarsi in quasi tutti i dispositivi MPS, e di questo ne sono consapevoli sia i fornitori che i produttori. E poiché questi ultimi risolvono sempre i bug o aggiungono miglioramenti, per ridurre al minimo tali problemi è importante aggiornare i firmware delle stampanti. La diagnosi e la risoluzione di un problema di stampante può richiedere ore senza il software VPSX, ma l’uso della nostra soluzione consente di risolvere in pochi minuti.
Stampa più semplice con meno errori? È un criterio sostenibile da tutti.