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Levi, Ray & Shoup, Inc.

El trabajo de impresión al que temen todos los dispositivos

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En un mundo lleno de pantallas, a veces queremos una copia física de algo que hemos visto en Internet: una receta que queremos probar, un artículo que queremos poder consultar durante un tiempo, una imagen que queremos clavar en el tablón de anuncios, etc. Como la mayoría de las personas, cuando quiero imprimir algo desde mi ordenador, suelo pulsar Ctrl + P o Archivo → Imprimir. Sin embargo, a veces Internet y mi impresora no se llevan bien.

Las impresoras usan controladores y componentes de hardware para interpretar lo que el ordenador les dice que impriman en el papel. Para garantizar que el formato sea el adecuado, la impresora debe recuperar las imágenes y los caracteres correctos, con lo que el trabajo de impresión tendrá exactamente (o casi) el formato esperado. Si la impresora recibe un conjunto de instrucciones de reproducción que no sabe procesar, puede entrar en estado de error y retrasar todos los trabajos que debían imprimirse después del trabajo «averiado».

En función del modelo y el firmware de su impresora, esto puede pasar muy a menudo al imprimir desde un sitio web. En las impresoras HP, se indica con el mensaje «Error 49.XXX». En Ricoh, se usa «Error SC899». Los dispositivos Lexmark muestran el error genérico 900.00 o una página de error. Otros proveedores de impresoras tienen formas diferentes de afrontar esta situación, pero todas giran alrededor del mismo problema. Al pulsar Ctrl + P o Archivo → Imprimir, el usuario le dice al ordenador: «Quiero imprimir esta página web y todo lo que está en ella, sea cual sea su contenido». Esta acción de enviar todo el contenido del sitio web es la que envía a la impresora instrucciones que no son válidas, lo que provoca un error de la impresora que la deja inutilizable.

Casi siempre, la única forma de eliminar este error es ir a la cola de impresión de Windows, cancelar o eliminar el trabajo en la cola y, a continuación, reiniciar la impresora. A veces también es necesario reiniciar el servidor de impresión, lo que es más problemático… Mientras la impresora está fuera de servicio, muchas veces otros usuarios le envían trabajos de impresión y esperan encontrar algo en la bandeja de salida cuando se acerquen al dispositivo. Una persona que imprima una receta de un sitio web puede causar retrasos de documentos empresariales importantes para muchos otros usuarios.

El problema es aún más grave si los usuarios imprimen directamente en la impresora; de hecho, este tipo de impresión sin servidor complica mucho la solución del problema. No hay una cola en la que comprobar dónde se originó el trabajo de impresión, así que, cuando la impresora se recupera del error, el ordenador vuelve a enviar el trabajo. Por ello, el personal de soporte ha recurrido a usar analizadores de paquetes para averiguar de dónde vienen los trabajos. Algunos incluso han tenido que cambiar la dirección de red de la impresora y, a continuación, reasignar todos los usuarios y aplicaciones que usaban dicha impresora.

Una forma de reducir al mínimo la posibilidad de que se produzcan estos errores es usar el icono de impresora o el botón «Imprimir» de la página web (suelen estar cerca de los botones de «compartir en redes sociales»). Con este método se suele enviar una versión de la página más «adecuada para imprimir», pero, a veces, aun así, se produce un error de la impresora. Muchas veces, las empresas, simplemente, bloquean sitios web completos en su red para que errores como estos no interrumpan los flujos de trabajo diarios. Por desgracia, ni siquiera este enfoque evita siempre el problema.

Una solución más inteligente y más automatizada

Nuestro producto VPSX puede ayudar a evitar este problema. Si se configuran políticas de impresión, pueden definir condiciones que no permitan imprimir desde determinados sitios web o determinadas aplicaciones, dar a los usuarios la opción de imprimir de todos modos o, simplemente, bloquear el trabajo por completo. Esto también puede usarse para garantizar que nadie imprima trabajos de 100 páginas o en color, lo que permite ahorrar dinero en suministros de impresión. Este es un ejemplo de política de impresión que bloquea los trabajos en color que empiecen por «Amazon.com» destinados a una impresora específica:

El software VPSX les permite ver fácilmente en qué estado se encuentra la impresora, determinar qué trabajo es el que detiene la cola y redirigir o eliminar ese trabajo para que los siguientes puedan imprimirse en esa impresora o en otro sitio. En la siguiente captura de pantalla, el trabajo muestra continuamente el estado «Imprimiendo», aunque la impresora no puede completar la acción.

Esta función de control centralizado concede al servicio de asistencia una importante ventaja a la hora de intentar localizar las impresoras que están bloqueadas o en estado de error. Además, este enfoque funcionará aunque usen la impresión Direct IP (sin servidor), pues la solución de LRS para este tipo de impresión indica quién imprime qué documento en qué destino.

Errores irrecuperables como estos pueden suceder en prácticamente cualquier impresora, y tanto los fabricantes como los proveedores de MPS lo saben muy bien. Es importante tener actualizado el firmware de la impresora, pues los fabricantes de impresoras siempre están solucionando errores o añadiendo mejoras para reducir al mínimo errores de impresión de triste fama, como estos. Diagnosticar y solucionar un problema de impresora como este puede llevar horas sin el software VPSX, pero, con nuestra solución, puede hacerse en unos minutos.

¿Una impresión más sencilla con menos errores? Esa es una política que todo el mundo puede respaldar.

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