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Levi, Ray & Shoup, Inc.

Gucken, aber nicht anfassen

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Die Amerikaner haben eine bekannte Umgangssprache namens The Pottery Barn Rule: „Wenn du es kaputt machst, musst du es bezahlen!“ In Wirklichkeit hat das nichts mit der Einzelhandelskette Pottery Barn zu tun, aber der Satz soll die Käufer daran erinnern, mit allen Waren im Geschäft vorsichtig umzugehen.

In ähnlicher Weise lautet die erste Regel in Museen: " Gucken, aber nicht anfassen! Während ein Einzelhändler die Kosten für die meisten Waren abschreiben kann, sind Museumsstücke eine andere Dimension, die schwieriger zu reparieren - wenn überhaupt möglich - oder geschweige denn zu ersetzen sind.

Im Zuge der COVID-19-Krise verschieben sich die Ereignisse immer mehr in Richtung Online und immer mehr Menschen beginnen mit der Telearbeit. Diese Umstellung auf das Internet schließt Geschäftsprozesse ein, bei denen frühere Arbeitsabläufe nicht nur physische Anwesenheit, sondern auch mehrfache Eingriffe erforderten.

Mehr als ein Unternehmen da draußen hat Ad-hoc-Workflows entwickelt, auch wenn diese sich einfach aus gewohnten Praktiken entwickelt haben. Dabei handelt es sich um Vorgehensweisen, die darauf angewiesen sind, dass die Menschen im Gebäude von Gerät zu Gerät, von Bildschirm zu Bildschirm oder von Raum zu Raum gehen und schrittweise auf das letztendliche Arbeitsziel hinarbeiten.

Fast alle davon entwickeln sich organisch.

So wie wir waren...

Früher waren die Endbenutzer daran gewöhnt, sich an Terminals anzumelden, die am Mainframe angeschlossen waren und über einen grünen Bildschirm verfügten. Eine Mitarbeiterin - Sophie - gab einen Transaktionscode ein, füllte einige Felder auf einem oder mehreren Bildschirmformularen aus und schickte den Prozess dann zur Ausführung. Irgendwo wurde ein Drucker zum Leben erweckt und spuckte einige Seiten aus. Donna, eine Mitarbeiterin im Kundenservice, holte die Berichte aus dem Drucker und stapelte sie ordentlich, damit Al aus der Poststelle sie abholen konnte. Manila-Umschläge wurden mit der Ausgabe gefüllt und einer davon landete später auf Sophies Schreibtisch, mit der Ausgabe ihres Computer-Jobs. Ungeachtet dessen, was danach geschah, hatten bereits drei Personen die Druckausgabe physisch manipuliert.

Die Zeiten ändern sich und Geschäftsprozesse ändern sich auch. Al ging in den Ruhestand, und das Unternehmen sparte Geld durch die Stilllegung des zentralen Druckers, so dass sich Donna auf die Kundenbetreuung konzentrieren konnte, anstatt die Druckausgabe zu stapeln. Sophies Mainframe-Prozess ist immer noch vorhanden, aber sie füllt ihr Formular jetzt in einer Windows-Anwendung auf ihrem Desktop aus. Die Ausgabe wird auf einem Gerät gleich um die Ecke von ihrem Schreibtisch gedruckt.

Kontaktlos ohne Bildverlust

Sophie hatte kürzlich den Blog-Post meines Kollegen Massimo über Zero Touch Printing gelesen, also hält sie ihren Sicherheitsanhänger an das Gerät und greift nach der Papierausgabe.

Schließlich muss Sophie diese Inhalte in eine neue Server-Anwendung übertragen, die die Client-Outputs für ihr Unternehmen verarbeitet. Nachdem sie also ihre gedruckte Ausgabe abgeholt hat, geht sie den Korridor hinunter zu einem Scanner, legt das Papier in das Gerät und sendet sich per E-Mail eine gescannte PDF-Datei des Dokuments zu. Diese PDF-Datei wird auf ihren Desktop heruntergeladen und sie lädt sie in die neue Anwendung hoch.

Auch hier handelt es sich um eine Abfolge vieler Schritte, von denen jeder einzelne wahrscheinlich sinnvoll war, da sich die Arbeitsabläufe im Laufe der Zeit weiterentwickelt haben. Wie auch immer, all diese Übung war wahrscheinlich gut für Sophie, nicht wahr? Aber was passiert, wenn Sophie das Bedürfnis verspürt, von zu Hause aus zu arbeiten? Diesen Geschäftsprozess zu unterbrechen, kann eine Menge Geld kosten.

Die Lösung: "Gucken, aber nicht anfassen!"

Zu Beginn der COVID-Krise erlebte ein LRS Kunde ein solches Geschäftsprozessproblem aufgrund von "Work-from-home"-Mandaten. Wenn die Mitarbeiter nicht ins Büro gelangen können, bleibt die Druckausgabe einfach auf der Spule liegen und der gesamte Workflow bricht zusammen.

Mit der PageCenterX-Software von LRS konnten wir den Kunden auf ein View-not-Print-Modell für diesen geschäftskritischen Datenprozess umstellen. Anstatt den Bericht automatisch zu drucken, wurde die VPSX-Lösung so konfiguriert, dass die Ausgabe zur Speicherung nahtlos in ein PageCenterX-Archiv übertragen wird. Und mit dieser PageCenterX-Software konnte der Endbenutzer das Dokument online betrachten und Druckkosten sparen.

Aber was ist mit der 3rd Party Server-Anwendung, die diese PDF-Datei benötigte? Dort kam auch die PageCenterX-Software zu Hilfe. Die PageCenterX-Funktion "Abonnements" ermöglicht es Endbenutzern, eine E-Mail mit einem Hyperlink zu dem Dokument zu erhalten oder ein Dokument als E-Mail-Anhang hinzuzufügen. Und textbasierte Dokumente können durch diesen Prozess optional automatisch und on-the-fly in PDFs konvertiert werden.

Für Organisationen, die sicherheitsbewusst mit solchen E-Mails umgehen, kann der E-Mail-Server so konfiguriert werden, dass Benutzer daran gehindert werden, solche Dokumente außerhalb der Organisation zu versenden.

Die heutige Heimarbeiterin "Sophie" meldet sich jetzt an ihrem Laptop in ihrem Heimbüro an, führt ihre Transaktion durch und hat innerhalb von Sekunden eine PDF-Datei mit einem Link zu einem PageCenterX-Repository und die Textversion des Berichts direkt in ihrem Posteingang. Da die PDF-Datei auf Text und nicht auf einem Bild basiert, ist die Datei zudem kleiner und durchsuchbar, ohne dass eine OCR erforderlich ist. Sie kann die PDF-Datei an ihre Serveranwendung übertragen.

Und alles, was sie tun musste, war gucken, nicht anfassen.

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