En los Estados Unidos se suele decir que el que rompe, paga. El dicho recuerda a los clientes de las tiendas que deben tratar toda la mercancía con cuidado.
De forma similar, la primera regla de los museos suele ser que se mira, pero no se toca. Las tiendas pueden recuperar el coste de la mayoría de la mercancía, pero las piezas de museo son mucho más difíciles de reparar (si es que es posible), por no hablar de lo complicado que sería sustituirlas.
Con la crisis de la COVID-19, las experiencias pasan cada vez con más frecuencia al plano electrónico, y más y más personas optan por el teletrabajo. Ese paso al plano electrónico incluye procesos empresariales cuyos anteriores flujos de trabajo requerían no solo presencia física, sino también varias intervenciones.
Más de una empresa ha desarrollado flujos de trabajo ad hoc, aunque se deriven de sus prácticas habituales. Son formas de hacer las cosas que dependen de que las personas se muevan por el edificio, de dispositivo a dispositivo, de pantalla a pantalla o de sala a sala, realizando tareas incrementales para alcanzar la meta del trabajo.
Casi todos estos métodos se desarrollan orgánicamente.
Tal como éramos…
En otros tiempos, los usuarios finales iniciaban sesión en terminales de pantalla verde conectados al mainframe. Una trabajadora (Sophie) introducía un código de transacción, rellenaba algunos campos en uno o más formularios que aparecían en la pantalla y, a continuación, enviaba el proceso para que se ejecutara. En alguna parte, una impresora se despertaba y escupía unas páginas. Donna, la operadora, cogía los informes de la impresora y los apilaba ordenados para que Al, del departamento de correo, pudiera recogerlos. El output se metía en sobres de manila, y uno de ellos aterrizaba en la mesa de Sophie con el output del trabajo realizado en su ordenador. Pasara lo que pasara después, tres personas ya habían manipulado físicamente el output de impresión.
Los tiempos cambian y los procesos empresariales, también. Al se jubiló y la empresa se ahorró dinero retirando la impresora central del servicio, así que Donna puede centrarse en la atención al cliente en lugar de apilar el output de impresión. El proceso de mainframe de Sophie sigue ahí, pero ahora ella rellena su formulario en una aplicación de ventana en su ordenador de sobremesa. El output se imprime en un dispositivo que está a la vuelta de la esquina.
Perder el contacto sin perder la imagen
Sophie había leído la reciente publicación en el blog de mi colega Massimo sobre impresión sin contacto, así que acerca su control remoto al dispositivo y coge el output de papel.
Finalmente, Sophie tiene que configurar el servidor nuevo y conectarlo al sistema que se encarga del output del cliente en su empresa. Así, después de recoger el output impreso, recorre el pasillo hasta un escáner, pasa el papel por el dispositivo y se envía a sí misma por correo electrónico un PDF escaneado del documento. Ese PDF se descarga en su ordenador de sobremesa y ella lo carga en la nueva aplicación.
De nuevo, esta secuencia tiene muchos pasos, y es probable que cada uno de ellos tuviera sentido dada la evolución de los flujos de trabajo a lo largo del tiempo. Además, seguro que todo ese ejercicio era bueno para Sophie, ¿no? Pero ¿qué pasa cuando Sophie tiene que trabajar desde casa? Poner fin a ese proceso empresarial puede costar mucho dinero.
La solución: «se mira, pero no se toca»
En los primeros momentos de la crisis de la COVID-19, un cliente de LRS tuvo justamente ese problema con un proceso empresarial debido a las órdenes de trabajar desde casa. Cuando los empleados no pueden ir a la oficina, el output impreso se queda en la impresora y todo el flujo de trabajo se rompe.
Con el software PageCenterX de LRS, pudimos cambiar al cliente a un modelo de ver sin imprimir para este proceso de datos esencial para el negocio. En lugar de imprimir el informe automáticamente, se configuró la solución VPSX para transferir sin problemas el output a un archivo PageCenterX en el que se almacena. Y, usando este software PageCenterX, el usuario final pudo ver el documento electrónicamente y ahorrarse los costes de impresión.
Pero ¿qué pasa con esa aplicación de servidor de terceros que necesitaba ese PDF? El software PageCenterX también salió al rescate en este sentido. La función «Suscripciones» de PageCenterX permite a los usuarios finales recibir un mensaje de correo electrónico con un hipervínculo al documento o tener un documento añadido como archivo adjunto de correo electrónico. Además, este proceso ofrece la opción de convertir automáticamente en PDF sobre la marcha los documentos basados en texto.
En organizaciones en las que preocupe la seguridad de esos mensajes de correo electrónico, el servidor de correo electrónico puede configurarse para impedir que los usuarios envíen dichos documentos fuera de la organización.
La «Sophie» que trabaja hoy desde casa inicia sesión desde su portátil en su casa, realiza su transacción y en segundos tiene un PDF con un vínculo a un repositorio PageCenterX y la versión de texto del informe directamente en su bandeja de entrada. Además, como el archivo PDF está basado en texto en lugar de ser una imagen, el archivo es menor y pueden realizarse búsquedas en él sin necesidad de usar el OCR. Ella puede transferir el PDF a su aplicación de servidor.
Y todo lo que tuvo que hacer fue mirar, sin tocar.