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Levi, Ray & Shoup, Inc.

On ne touche qu’avec les yeux

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Aux États-Unis, il existe une expression appelée la règle de Pottery Barn selon laquelle « qui casse paie. » En réalité, cette expression n’a rien à voir avec la chaîne de magasins Pottery Barn, mais elle rappelle aux clients qu’ils doivent manipuler les articles avec précaution.

De même, la règle numéro 1 dans les musées est en général : « Ne pas toucher ! ». Tandis que les commerçants peuvent faire passer les articles par pertes et profits, les pièces de musée, qui ne sont pas du même ordre de grandeur, sont plus difficiles – voire impossibles – à réparer, et encore moins à remplacer.

Avec la crise de la Covid-19, les processus se font de plus en plus en ligne, et davantage de personnes se mettent au télétravail. Cette transition comprend les processus opérationnels où les workflows exigeaient non seulement une présence physique mais également des interventions multiples.

Plus d’une entreprise a mis en place des workflows ad-hoc, même si ce sont de simples évolutions de leurs pratiques habituelles. Pour ces processus, les gens se déplaçaient dans l’entreprise, d’un périphérique à l’autre, d’un écran à l’autre ou d’une pièce à l’autre, effectuant ainsi les tâches incrémentielles en vue de l’objectif de travail final.

Presque toutes ces pratiques se développent naturellement.

Le bon vieux temps…

Il était une fois des utilisateurs finaux qui étaient habitués à se connecter à des terminaux green screen reliés à l’ordinateur central. Une employée, Sophie, entrait un code de transaction, remplissait quelques champs sur un ou plusieurs formulaires à l’écran puis soumettait le travail. Quelque part, une imprimante s’allumait et recrachait quelques pages. Donna, la secrétaire, récupérait les rapports imprimés et les empilait avec soin pour que Al du courrier puisse les prendre. Les documents imprimés étaient glissés dans des enveloppes en papier kraft, et l’une de ces enveloppes atterrissait sur le bureau de Sophie, ses documents à l’intérieur. Quoi qu’il se passe ensuite, déjà trois personnes avaient manipulé les documents imprimés.

Les temps changent, les processus opérationnels aussi. Al a pris sa retraite et l’entreprise a fait des économies en désactivant l’imprimante centrale afin que Donna puisse s’occuper des clients plutôt que d’empiler les impressions. Le processus mainframe de Sophie est toujours là, mais désormais, elle remplit son formulaire sur une application à fenêtre sur son poste de travail. Les documents sont imprimés sur un périphérique à deux pas de son bureau.

Perdre le contact sans perdre l’image

Sophie avait lu le récent article de mon collègue Massimo sur l’impression sans contact, elle passe donc son badge sur l’imprimante et récupère ses documents.

Pour finir, Sophie doit rentrer le contenu dans une application serveur qui gère les données client pour son travail. Après avoir récupéré ses impressions, elle se rend à un scanner, dépose le document sur la machine et s’envoie par email le PDF scanné du document, qui sera ensuite téléchargé sur son poste de travail, puis enregistré sur la nouvelle application.

Voilà donc une succession d’étapes, chacune d’entre elles avait sans doute un sens au fil de l’évolution des workflows. L’exercice physique était sans doute très bénéfique pour Sophie. Mais que se passe-t-il quand elle doit travailler depuis chez elle ? Disloquer ce processus opérationnel peut coûter cher.

La solution : « On touche avec les yeux ! »

Au début de la crise de la Covid, un client de LRS a rencontré ce genre de problème à cause des exigences du télétravail. Quand les employés ne peuvent pas se rendre au bureau, les documents imprimés restent sur le spool et tout le workflow s’effondre.

Grâce au logiciel PageCenterX de LRS, nous avons pu proposer au client un modèle Visualiser sans imprimer pour ses processus de données essentiels. Plutôt que d’imprimer un rapport automatiquement, la solution VPSX était configurée pour transférer l’output de façon fluide vers une archive PageCenterX. À l’aide du logiciel PageCenterX, l’utilisateur final a pu visualiser le document en ligne et économiser des frais d’impression.

Mais que se passe-t-il si une autre application serveur a besoin de ce PDF ? PageCenterX vient à sa rescousse. La fonctionnalité « Subscriptions » de PageCenterX permet aux utilisateurs finaux de recevoir un email contenant un lien hypertexte du document, ou d’avoir le document en pièce jointe. Grâce à ce processus, il est également possible de convertir à la volée automatiquement les documents texte en PDF.

Pour les entreprises qui se préoccupent de la sécurité de ces emails, il est possible de configurer le serveur email afin d’empêcher les utilisateurs d’envoyer ces documents en dehors de l’entreprise.

Aujourd’hui, Sophie, qui est en télétravail, se connecte à son ordinateur chez elle, effectue sa transaction, et dispose quelques secondes plus tard d’un PDF avec un lien vers un répertoire PageCenterX et la version texte du rapport directement dans sa boîte de réception. De plus, puisque le fichier PDF est un texte et non une image, il est plus petit et il est possible de le rechercher sans avoir recours à un logiciel d’OCR. Sophie peut transférer le PDF à son application serveur.

Il lui a simplement suffi de regarder, sans toucher.

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