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Levi, Ray & Shoup, Inc.

Est-ce que le pull print peut réduire les coûts d’impression ?

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Comme beaucoup de salariés dans le monde, j’ai passé plusieurs mois de cette année de pandémie à travailler depuis un bureau improvisé chez moi. En plus du changement du lieu de travail, j’ai aussi gagné de nouveaux collègues : trois adolescents, une épouse et un terrier paresseux, ainsi qu’une série d’intitulés de poste. Ingénieur réseau, assistant technique de premier niveau, assistant technique de deuxième niveau, analyste d’affaires, chef de la sécurité. Vous avez compris l’idée.

De tous les rôles que j’ai joués durant cette période, celui que j’aimais le moins était le rôle de responsable approvisionnement IT. Surtout quand il était question d’impression. J’avais eu la chance de travailler dans un environnement de travail où l’impression se produit « comme par magie » et où des collègues loyaux s’assurent que les bacs d’imprimantes ne sont jamais vides et qu’on ne manque jamais de toner. De fait, je tenais très peu compte du temps et de l’argent nécessaires à la maintenance d’un environnement d’impression chargé. Bientôt, l’équipe de collecte de notre magasin de fournitures de bureau m’appelait par mon prénom. « Et si tu prenais un pack de cartouches XL puisque tu es là, Mark ? Ça t’éviterait de revenir la semaine prochaine ».

C’est lorsque j’ai commencé à payer de ma poche le nécessaire pour toute une équipe d’utilisateurs d’imprimantes que je me suis rendu compte du volume de pages imprimées pour rien : les brouillons imprimés en couleur plutôt qu’en noir et blanc, les tableurs imprimés sur un seul côté de la feuille plutôt que sur les deux, un rapport de labo de dix pages avec une coquille sur la première page resté dans le bac sortie, sous un rapport de dix pages quasiment identique mais sans erreur.

Après avoir rejoint mes collègues de LRS dans mon bureau habituel, j’ai compris pourquoi ces problèmes d’impression rencontrés chez soi n’étaient pas fréquents au travail : grâce au pull printing. En tant qu’utilisateurs précoces de solutions de pull printing et de logiciel d’impression sécurisée, le personnel IT de LRS a mis très peu d’appareils d’output à fonction unique à la disposition de tous. Les imprimantes de groupe de travail sont la norme, ce qui permet à notre service IT de contrôler le volume d’impressions et de suivre l’utilisation de consommables. Les documents envoyés sur une file d’attente d’impression pull print ne sont pas imprimés automatiquement, mais seulement lorsque l’utilisateur s’authentifie sur l’appareil. Quand je devais récupérer un document, il me suffisait simplement d’apposer mon badge rond sur l’imprimante, le même qui me sert à entrer dans le bâtiment chaque matin.

LRS Printer Lab

Des choix et encore des choix…

Le personnel technique interne de LRS sait bien mieux gérer notre parc d’imprimantes que le groupe d’experts en informatique chez moi. Mais il arrive parfois que les appareils d’une entreprise soient à court de papier ou de toner. Dans ce cas-là, par ailleurs peu probable, je n’ai qu’à me rendre sur n’importe quel autre périphérique multifonction, poser mon badge sur le lecteur et le tour est joué, j’obtiens mes documents à la demande.

Comme mes nouveaux collègues de télétravail adolescents, il m’arrive de me tromper et d’imprimer un document qui contient une erreur, ou d’imprimer un brouillon en couleur qu’il n’était pas nécessaire d’imprimer. À l’aide de l’écran tactile du périphérique multifonction, je peux annuler des impressions avant de gaspiller du papier, du toner, ou du temps. Chaque utilisateur est capable d’aider l’entreprise à contrôler les coûts d’impression en réduisant ou en éliminant les travaux d’impression inutiles. Et maintenant que je me rends mieux compte que les frais peuvent augmenter rapidement, je suis ravi de faire ma part.

Pour diverses raisons, j’espère que je n’aurai pas à reprendre de sitôt mon rôle d’administrateur IT à la maison. Mais si je le dois, je chercherai peut-être à déployer le pull print chez moi. Ou alors je trouverai le moyen de déduire le coût des consommables de l’argent de poche de mes enfants.

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