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Levi, Ray & Shoup, Inc.

Kann Pull Print die Druckkosten senken?

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Wie viele andere Arbeitnehmer auf der ganzen Welt, verbrachte ich in diesem Pandemiejahr mehrere Monate damit, von einem improvisierten Arbeitsplatz zu Hause zu arbeiten. Mit dem Wechsel des Arbeitsortes gewann ich auch eine ganze Reihe neuer Mitarbeiter - drei Teenager, einen Ehepartner und einen faulen Terrier - sowie eine Reihe neuer Berufsbezeichnungen. Netzwerktechniker. First-level Support Desk. Second-level Support Desk. Business-Analyst. Leitender Sicherheitsbeauftragter. Sie verstehen schon.

Von allen Rollen, die ich in dieser Zeit gespielt habe, war die des IT-Beschaffungsmanagers meine unbeliebteste. Vor allem, wenn es um das Drucken ging. Ich war verwöhnt, weil ich in einer Büroumgebung eines Unternehmens arbeitete, in der das Drucken "automatisch geschieht" und ein zuverlässiger Mitarbeiterstab dafür sorgt, dass die Druckerschächte und Tonerkartuschen nie leer werden. Daher hatte ich wenig Verständnis für die Zeit und das Geld, die es kostet, eine stark ausgelastete Druckumgebung aufrechtzuerhalten. Schon bald wurde ich vom Abholteam am Straßenrand unseres örtlichen Bürobedarfsladens beim Vornamen genannt. "Warum holen Sie nicht ein Multipack schwarzer XL-Patronen, während Sie hier sind, Mark? Das könnte Ihnen eine Fahrt nächste Woche ersparen."

Bis ich anfing, für ein ganzes Team von Drucknutzern aus meiner eigenen Tasche zu bezahlen, wusste ich die schiere Menge an Seiten, die unnötigerweise gedruckt wurden, nicht wirklich einzuschätzen. Dokumententwürfe, die in Farbe statt in Schwarzweiß gedruckt wurden. Lange Tabellenkalkulationen, die auf einer Seite des Blattes statt auf beiden Seiten gedruckt wurden. Ein zehn-seitiger Laborbericht mit einem Tippfehler auf der ersten Seite, der in einem Ausgabefach unter einem praktisch identischen zehn-seitigen Bericht liegt, sans erreur.

Als ich wieder mit meinen LRS Kollegen im regulären Büro zusammenkam, wurde mir klar, warum diese Druckprobleme bei der Arbeit nicht üblich waren: Pull Printing. Als frühe Anwender von Pull Print-Lösungen und sicherer Drucksoftware haben die IT-Mitarbeiter von LRS nur sehr wenige Ausgabegeräte mit Einzelfunktionen für den allgemeinen Gebrauch zur Verfügung gestellt. Arbeitsgruppen-Drucker sind die Norm, sodass unsere IT-Abteilung das Druckvolumen kontrollieren und die Verwendung von Verbrauchsmaterialien verfolgen kann. Dokumente, die an eine Pull Print-Warteschlange geschickt werden, werden nicht automatisch gedruckt, sondern nur nach einer Benutzerauthentifizierung am Gerät. Wann immer ich einen Druckauftrag abrufen muss, halte ich einfach denselben runden Schlüsselanhänger an den Drucker, mit dem ich jeden Morgen das Gebäude betrete.

LRS Printer Lab

Die Qual der Wahl...

Das interne technische Personal von LRS hält unsere Druckerflotte weitaus besser am Laufen als der IT Brain Trust in meinem Heimatbüro. Aber manchmal geht sogar den Geräten in der Unternehmensumgebung das Papier oder der Toner aus. In diesem unwahrscheinlichen Fall kann ich einfach zu einem anderen MFP in der Nähe gehen, meinen Anhänger auf den Ausweisleser legen und voila - Dokumente auf Anforderung.

Wie meine jüngsten Kollegen, die als Teenager von zu Hause arbeiten, bringe ich manchmal etwas durcheinander und drucke etwas aus, das einen Fehler enthält oder ich drucke einen Dokumententwurf in Farbe aus, der eigentlich gar nicht nötig gewesen wäre. Über das Touchpanel des MFP kann ich solche Druckaufträge abbrechen, bevor ich Papier, Toner oder Zeit vergeude. Jeder Anwender hat die Möglichkeit, der Organisation bei der Kontrolle der Druckkosten zu helfen, indem er unnötige Druckaufträge reduziert oder eliminiert. Und jetzt, da ich besser einschätzen kann, wie geringe Kosten sich summieren, leiste ich gerne meinen Beitrag.

Aus einer Vielzahl von Gründen hoffe ich, dass es nicht nötig sein wird, meine Rolle als IT-Administrator in meinem Home-Office in nächster Zeit wieder aufzunehmen. Aber wenn ich das tue, werde ich vielleicht auch in Betracht ziehen, Pull Print in unserer Heimumgebung zu implementieren. Oder ich finde einen Weg, die Kosten für Druckverbrauchsmaterial von den Zulagen meiner Kinder abzuziehen.

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