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Levi, Ray & Shoup, Inc.

¿Puede reducir los costes la impresión pull print?

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Como muchos trabajadores de todo el mundo, durante este año de pandemia he tenido que pasar muchos meses trabajando desde una oficina en casa improvisada. Además del cambio de entorno de trabajo, también cambié de compañeros de oficina: ahora la comparto con tres adolescentes, con mi mujer y con un perrito. Y no solo eso, ahora también tengo muchos cargos nuevos. Ingeniero de red. Responsable del departamento de ayuda de primer nivel. Responsable del departamento de ayuda de segundo nivel. Analista de negocio Director de seguridad. Seguro que ya sabe por dónde voy.

De todos los puestos que he ejercido durante este tiempo, el que menos me ha gustado ha sido el de responsable de compras de TI. Y más aún cuando se trataba de las compras relacionadas con la impresión. Antes disfrutaba de lo que suponía trabajar en un entorno de oficina en el que podía imprimir de una forma «automágica», rodeado de compañeros que se aseguraban de que nunca hubiera una bandeja de impresora vacía y de que los cartuchos de impresora nunca se agotaran. Ahora que he cambiado de entorno de trabajo, es cuando de verdad aprecio el tiempo y el dinero que hacen falta para mantener un entorno de impresión con mucho trasiego. Cuando iba al almacén de consumibles de nuestra oficina, siempre lo tenía muy claro. «Mark, ya que estás aquí, ¿por qué no te llevas un paquete de varios cartuchos XL de color negro? Podrías ahorrarte un viaje la semana que viene».

Hasta que no empecé a tener que pagar de mi bolsillo los gastos que genera un equipo entero de usuarios de impresión, no fui consciente de la enorme cantidad de páginas que se imprimen sin necesidad. Borradores de documentos que se imprimen en color en lugar de blanco y negro. Largas hojas de cálculo impresas en un lado de la hoja en lugar de en los dos. Un informe de laboratorio de diez páginas con un error ortográfico en la primera página esperando en una bandeja de salida justo debajo del mismo informe de diez páginas sin errores.

Cuando volví a trabajar con mis compañeros de LRS en la oficina en la que suelo desempeñar mi labor, me di cuenta de por qué estos problemas de impresión que sufría en casa no se daban en el trabajo: la respuesta era la impresión pull print. Como pioneros en la adopción de soluciones de impresión pull print y el software de impresión segura, el personal de TI de LRS ha puesto al alcance de todos varios dispositivos de output con una sola función. Las impresoras de grupos de trabajo son la norma, y permiten que nuestro departamento de TI controle los volúmenes de impresión y realicen un seguimiento del uso de los consumibles. Los documentos que se envían a una cola de impresión pull print no se imprimen automáticamente, sino cuando el usuario se autentica en el dispositivo. Siempre que necesitaba recuperar un trabajo de impresión, solo tenía que presentar en la impresora el mismo identificador que uso para entrar en el edificio.

LRS Printer Lab


Opciones, opciones…

El equipo técnico interno de LRS es mucho más eficaz a la hora de mantener nuestra flota de impresoras activas y en funcionamiento que el cerebro de TI de mi oficina doméstica. No obstante, hasta los dispositivos del entorno corporativo se quedan alguna vez sin papel o tóner. Si se da esta improbable circunstancia, solo tengo que ir a otra MFP cercana, presentar mi identificador sobre el lector y listo: documentos bajo demanda.

Como también les pasa a mis nuevos compañeros adolescentes, a veces me lío e imprimo un documento que contiene un error o imprimo a color un borrador de documento que no tenía por qué imprimirse. Desde el panel táctil de la MFP puedo cancelar trabajos de impresión como estos para no desperdiciar papel, tóner o tiempo. Todos los usuarios pueden ayudar a que la organización controle los costes de impresión mediante la reducción o eliminación de trabajos de impresión innecesarios. Ahora que soy más consciente de que cada pequeño coste suma, estoy encantado de poder poner mi granito de arena.

Por muchas razones, espero no tener que volver a mi puesto de administrador de TI de mi oficina doméstica en mucho tiempo; pero, si lo hago, quizás me plantee implementar la impresión pull print también en nuestro entorno doméstico. O quizás busque alguna forma de restar el coste de los consumibles de impresión de la paga de mis hijos.

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