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Levi, Ray & Shoup, Inc.

Sind Ihre Druckprozesse abgedeckt?

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Ich kann nicht mehr zählen, wie oft Kunden aus Unternehmen aller Arten mir im Gespräch gesagt haben: „Ja, wir haben alles abgedeckt, seit wir einen Managed Print Service-Vertrag mit XYZ abgeschlossen haben.

Der Gedanke ist zwar tröstlich, aber oftmals stellt sich heraus, dass das Unternehmen tatsächlich einen Vertrag mit XYZ hat, der die alte Druckerflotte konsolidiert und durch eine geringere Anzahl von Multifunktionsgeräten (MFPs) mit einem viel höheren Benutzer-Geräte-Verhältnis ersetzt. Wir nennen das „einen guten Anfang“.

Dieser Ansatz ist eindeutig umweltfreundlicher und kommt bei den CSR-Vertretern (Corporate Social Responsibility) gut an. Der MPS-Vertrag umfasst in der Regel einen Druck-Service Desk mit einem Fehlerbehebungsdienst und Verbrauchsmaterialersatz. All das erhalten Sie für eine feste monatliche/vierteljährliche Gebühr und einen Festpreis pro gedruckter Farb- oder Schwarzweißseite. Hierbei handelt es sich um ein „Versorgungsmodell“ für Drucke, was in unserer modernen kostenempfindlichen Geschäftsumgebung auch sehr empfehlenswert ist. Möglicherweise umfasst der MPS sogar Innovationen wie Pull-Printing (auch als „sicherer Druck“ bezeichnet), was Verschwendung vermeiden und die Sicherheit verbessern soll, indem vertrauliche Dokumente nur dann an den Drucker gesendet werden, wenn der Benutzer am neuen MFP vor Ort ist.

Ihre Druckvorgänge sind also abgedeckt, oder etwa nicht?

Einige davon sind eindeutig abgedeckt. Viele Vorteile fallen dabei aber unter den Tisch. Nur damit keine Missverständnisse entstehen: Diese Reihe zielt nicht darauf ab, den MPS schlecht zu machen, im Gegenteil. Der MPS kann die Grundlage für mehrere wesentliche Vorteile im Bereich Finanzen, Nutzbarkeit und Umweltfreundlichkeit liefern und wird daher auch dringend empfohlen. Ich möchte Ihnen jedoch vorschlagen, über den Rand des Offensichtlichen zu schauen und nachzuhaken, um zu sehen, ob die MFP-Vorteile noch weiter gesteigert und erweitert werden können.

Welche Steine sollten Sie umdrehen, um diese zusätzlichen Vorteile zu finden? Ich möchte Ihnen an dieser Stelle einige Bereiche vorschlagen, auf die ich dann in den kommenden Wochen detaillierter eingehen werde, da jeder davon wichtig und manchmal in sich sehr komplex ist. Zunächst lohnt es sich, folgende Frage zu stellen:

  • Woher stammen all Ihre Druckvorgänge? Handelt es sich nur um Windows-Desktops oder verfügen Sie auch über zentrale oder sogar ältere Geschäftsanwendungen (wie Core Banking, Lagerverwaltung oder SAP ERP)? Wenn dies der Fall ist, haben Sie den ersten vielversprechenden Meilenstein identifiziert. Überlegen Sie, welcher Prozentsatz Ihrer Druckvorgänge von den einzelnen Plattformen generiert wird.
  • Wer druckt was, wann und wo? Haben Sie einen wirklichen Rundum-Einblick oder nur Einblicke in die Aktivität auf der Geräteebene? Vergessen Sie nicht, was Robert Kaplan einst sagte: „Was du nicht messen kannst, das kannst du nicht lenken.“
  • Liefert die Pull-Printing-Funktion alle Vorteile, die sie verspricht? Erfassen Sie alle Ausgaben in der Lösung?
  • Sind Pull-Printing und eine Verringerung der Druckeranzahl schon alles, was Sie unternehmen können, um Verschwendung und die Umweltbelastung durch Ausdrucke zu reduzieren? 

In den kommenden Wochen werden ich im Einzelnen auf diese Bereiche eingehen (natürlich, ohne meine eigentliche Arbeit zu vergessen). Ein MPS ist definitiv eine gute Sache. Dennoch hoffe ich, dass wir ein paar Möglichkeiten finden können, um den maximalen Wert aus dieser Investition herauszuholen. Vielleicht haben Sie dann Ihre Druckvorgänge wirklich „abgedeckt“.

Freuen Sie sich auf Teil 2 der Reihe: „Ich habe mit dem ersten Meilenstein herausgefunden, dass 75 % meiner Druckvorgänge nicht aus Windows-Quellen stammen. Was kann ich tun?“

– Steve

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