Parlando con organizzazioni di tutti i tipi ho praticamente perso il conto di quanti clienti mi hanno detto “Ora che abbiamo stipulato un contratto per servizi di stampa gestiti con XYZ è tutto sotto controllo.”
Certo, è un pensiero confortante, ma dopo aver approfondito un po’ la questione, spesso risulta che il contratto stipulato con XYZ in realtà non fa che consolidare il vecchio parco stampanti, sostituendolo con un numero inferiore di dispositivi multifunzione (MFD), con un rapporto utenti/dispositivo molto più elevato. Insomma, quello che noi del settore definiamo come “un buon inizio”.
Certo, si tratta di una soluzione decisamente più ecologica, e perciò ben vista dal team della responsabilità sociale a livello corporate. Tipicamente, i contratti di MPS offrono un help desk di assistenza, il rifornimento dei materiali di consumo e un servizio riparazioni dietro versamento di una quota fissa (mensile o trimestrale) e di una tariffa prefissata per pagina a colori o in bianco e nero stampata. Ciò costituisce un “modello di utilità” per la stampa altamente consigliato nell’odierno ambiente imprenditoriale, sempre molto attento ai costi. A volte i contratti di MPS includono anche aspetti innovativi come il cosiddetto “pull printing”, il cui scopo è ridurre gli sprechi e incrementare la sicurezza in fatto di stampa trasmettendo documenti riservati solo se l’utente si trova fisicamente presso il nuovo dispositivo multifunzione.
Ma siamo sicuri che sia tutto sotto controllo?
Ovviamente alcuni vantaggi ci sono, ma molti non vengono sfruttati. Tanto per mettere le cose in chiaro, questo non è un articolo contro gli MPS, anzi. Gli MPS possono creare i presupposti per una serie di vantaggi considerevoli dal punto di vista finanziario, dell’usabilità e della salvaguardia ambientale, e quindi sono assolutamente da incoraggiare. Ciò che io suggerisco, però, è di andare oltre l’ovvio e approfondire la questione per stabilire se è possibile incrementare e ampliare questi vantaggi.
Da dove partire? Ora vi suggerisco alcune aree e nelle prossime settimane approfondirò il discorso su ciascuna di esse, tutte ugualmente importanti e complesse. In primo luogo dovete chiedervi
- da dove proviene il materiale per la stampa. Solo dai desktop Windows? Oppure fate uso di applicazioni aziendali centralizzate o preesistenti (come un sistema ERP per il settore bancario o dello stoccaggio, o un gestionale SAP)? In questo caso, potete partire da lì. Quale percentuale dei volumi di stampa proviene da ciascuna di queste piattaforme?
- Chi stampa cosa, dove e quando? Disponete davvero di una visione a 360 gradi, oppure della sola attività a livello di dispositivo? Ricordate: “non si può gestire ciò che non si può misurare”.
- Il cosiddetto “pull printing” offre davvero tutti i vantaggi che promette? La soluzione è in grado di coprire tutti i tipi di output?
- Per contenere gli sprechi e l’impatto ambientale della stampa, non c’è davvero altro rimedio che ricorrere a una soluzione di “pull printing” e ridurre il numero delle stampanti?
Nelle prossime settimane approfondirò una per una le aree summenzionate (senza trascurare il lavoro, ovviamente). Senza nulla togliere ai vantaggi di un contratto MPS, spero di poter condividere con voi alcune idee su come trarre il massimo vantaggio da quel tipo di investimento. Forse allora potrete veramente dire di avere tutto sotto controllo.
Nella seconda parte dell’articolo approfondirò la questione dei materiali di stampa provenienti per lo più da piattaforme diverse da Windows.
- Steve