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Levi, Ray & Shoup, Inc.

¿Cree que tiene su impresión cubierta?

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Al hablar con organizaciones de todos los tipos, prácticamente he perdido la cuenta de cuántos clientes me han dicho «sí, lo tenemos todo cubierto, ahora que tenemos un acuerdo de servicios gestionados de impresión con la compañía XYZ».

Es un pensamiento reconfortante, pero, tras una breve conversación, a menudo descubrimos que lo que realmente tienen es un acuerdo con la compañía XYZ para consolidar la flota de impresoras viejas y sustituirlas por un número reducido de nuevos dispositivos multifunción (MFD, por sus siglas en inglés) con un ratio mucho más alto de usuario por dispositivo. Esto es lo que en el negocio denominamos «un buen comienzo».

Es evidente que esta opción es mucho más respetuosa con el medio ambiente y tiene el apoyo de la gente del departamento de responsabilidad social corporativa (RSC). El contrato de servicios gestionados de impresión (MPS, por sus siglas en inglés) suele suministrar un centro de servicio de impresión con reabastecimiento de consumibles, y soporte para avería y reparación. Todo a cambio de una tarifa fija mensual o trimestral y un precio fijo por página impresa en color o mono. Esto representa un «modelo de suministros» para la impresión, muy recomendado en el entorno económico actual, especialmente consciente de los costes. Los MPS pueden incluso incluir innovaciones como la impresión pull (también conocida como impresión «follow me» o impresión segura) con el objetivo de reducir el despilfarro en la impresión y aumentar la seguridad, imprimiendo documentos confidenciales únicamente cuando el usuario está frente al nuevo MFD.

Así que la impresión está cubierta, ¿eh?

Una parte lo está, evidentemente, pero muchos beneficios se están quedando por el camino. Para ser sinceros, el objetivo de este artículo no es criticar los MPS; más bien al contrario, de hecho. Un MPS puede colocar los cimientos para varios beneficios financieros, medioambientales y de uso considerables, y está encarecidamente recomendado. Mi sugerencia es que mire más allá de lo obvio y haga un examen en profundidad para descubrir cómo pueden aumentarse y extenderse todavía más estos beneficios que aportan los MPS.

¿Qué piedras debe levantar para hallar estos beneficios adicionales? Permítame sugerirle algunas áreas y durante las próximas semanas abordaré cada una de ellas en detalle, ya que todas son importantes y, en ocasiones, tienen su propia complejidad. En primer lugar, merece la pena hacerse esta pregunta:

  • ¿De dónde procede toda su impresión? ¿Es solo el escritorio Windows o también dispone de algunas aplicaciones de negocio centralizadas o incluso heredadas (como ERP globales para bancos, logística o SAP)? En ese caso, ese es un lugar donde merece la pena mirar. Comience a calcular qué porcentaje de la impresión procede de cada una de esas plataformas.
  • ¿Quién imprime qué, dónde y cuándo? ¿Dispone de una auténtica visión de 360 grados o solo puede ver la actividad a nivel de dispositivo? Recuerde el viejo dicho: «Si no lo puede medir, no lo puede gestionar».
  • ¿La impresión pull o «follow me» le ha proporcionado todos los beneficios esperados? ¿Está capturando todo el output en la solución?
  • ¿La impresión pull o «follow me» y la reducción del número de impresoras es todo lo que puede hacer para reducir el despilfarro y el impacto medioambiental de la impresión? 

Durante las próximas semanas, profundizaré en cada una de estas áreas individualmente (mientras sigo haciendo mi trabajo diario, claro). Aunque un MPS es algo bueno, espero que podamos compartir algunas ideas sobre cómo extraer el máximo partido de esa inversión. Quizás entonces tendrá su impresión realmente «cubierta».

Le emplazo para la segunda entrega: «Bajo la primera piedra, descubrí que el 75 % de mis impresiones proceden de fuentes diferentes a Windows... ¿qué puedo hacer?».

Steve

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