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Levi, Ray & Shoup, Inc.

Berührungslose Dokumentenverarbeitung

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Kürzlich traf ich mich mit einigen Kollegen, um zu besprechen, wie die COVID-19-Pandemie die Art und Weise verändert hat, wie unsere Kunden Dokumente nutzen und mit ihnen interagieren. Während all die Geschichten aufschlussreich waren, fiel mir ein interessantes gemeinsames Thema auf: Unternehmen, die unsere Software ursprünglich zur Verbesserung des Druckens implementiert hatten, setzten sie nun ein, um den Druck ganz zu vermeiden. Lassen Sie mich das erklären.

Vor der Pandemie waren die Arbeitnehmer noch im Büro und die Unternehmen arbeiteten nach ihren üblichen Arbeitsabläufen. Kerngeschäftsanwendungen erstellten kritische Dokumente, die gedruckt und an Endbenutzer und andere Beteiligte geliefert wurden, damit diese ihre Arbeit erledigen konnten. Versandmanifeste, Verkaufsberichte, Formulare für die Patientenaufnahme - jede Branche hat anscheinend ihren eigenen Satz an Dokumenten, ohne die sie nicht arbeiten können.

Doch als die Pandemie zuschlug, erkannten einige Unternehmen, dass sie keine einfache Möglichkeit hatten, diese Dokumente in die Hände der zuständigen Arbeiter zu geben. Viele Beteiligte arbeiteten von zu Hause, weit von den Druckern entfernt, an die ihre Anwendungen normalerweise diese kritischen Dokumente lieferten. In anderen Fällen hatten die Interessenvertreter kein Problem damit die gedruckten Dokumente zu erhalten, aber ihre externen Kunden weigerten sich, aus Angst vor dem Coronavirus, die Dokumente zu unterzeichnen oder anzunehmen.

Fast über Nacht versuchten Unternehmen ihre bestehenden Dokumentenprozesse und Infrastrukturen in ein Mittel zur elektronischen Zustellung von Dokumenten umzuwandeln.


Beispiel: Energie-Sektor

Ein großer globaler Energiekonzern war gerade dabei, digitale Transformationsprojekte zu untersuchen, als die Pandemie zuschlug. Die Krise veranlasste ihn dazu, einen Prozess zur Erstellung von Konformitätsdokumenten zu aktualisieren, der die manuelle Zusammenstellung von Dokumenten, physische Unterschriften, Zertifizierungsstempel und vieles mehr umfasste.

Aufgrund der Art ihres Geschäfts und der hohen monetären und regulatorischen Kosten eines Fehlers mussten die Manager die Dokumente überprüfen und dann eine Rechnung drucken, die mit einem offiziellen Stempel unterzeichnet und versiegelt werden musste. Infolge der Pandemie versuchen sie nun, diesen Prozess zu automatisieren und die Zustellung von Dokumenten per E-Mail mit einem digitalen Stempel und einer digitalen Signatur zu nutzen.

Da sie bereits über eine robuste Output-Management-Strategie verfügten, waren wir in der Lage, schnell eine Lösung für diesen Wechsel von der physischen Dokumentenabwicklung zu einer elektronischen vorzuschlagen. Obwohl es sich bei dem unmittelbaren Vorschlag um eine taktische Lösung handelte, passt er sich gut in ihre größeren strategischen Ziele ein.

Beispiel: Vertrieb von Lebensmitteln

Eine der Industrien, die in dieser schwierigen Zeit immer noch in Betrieb ist, ist die Lebensmittelverteilung, insbesondere der Lebensmitteltransport von den Verteilern zu den Geschäften.

Ein Lebensmittelgroßhändler sah sich kürzlich mit einer neuen Anforderung seiner Kunden bei den großen Lebensmittelketten konfrontiert: Sie wollten keine Papierdokumente mehr für ihre Lieferungen. Frachtbriefe, Lieferrechnungen, Lagerbestandsbestellungen und andere Dokumente, die von den Lkw-Fahrern mitgeführt wurden, stellten ein unnötiges Risiko dar.

Die Lebensmittelketten wollten, dass all diese Dokumente elektronisch geliefert werden, um die Verbreitung des Coronavirus zu verhindern. Darüber hinaus mussten die an die LKW-Fahrer gesendeten Dokumente, wie Fahrpläne und Lieferorte in Online-Form zugestellt werden, um die Sicherheit und Effizienz der Fahrer zu maximieren.

Wie das Energieunternehmen in dem früheren Beispiel konnte dieser Großhändler seine bestehende Output-Management-Strategie nutzen, um einen papierintensiven Geschäftsprozess schnell in einen elektronischen umzuwandeln. Komplexe Dokumente wurden für die Zustellung per E-Mail in das PDF-Format konvertiert - alles ohne Auswirkungen auf die zugrunde liegenden Geschäftsanwendungen.

Innovation, Anpassung, Transformation

Es wird oft gesagt, dass die Notwendigkeit die Mutter der Erfindung ist. Aber in Zeiten wie diesen, in denen die Notwendigkeit praktisch über Nacht entsteht, bleibt wenig Zeit, um Lösungen von Grund auf neu zu erfinden. An diesem Punkt ist es wichtig, Systeme und Prozesse zu haben, die nicht nur den heutigen Bedürfnissen entsprechen, sondern die auch skalierbar sind und sich jederzeit an eine ganze Reihe neuer Anforderungen anpassen können.

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