Hace poco me reuní con unos colegas para hablar de cómo estaba cambiando la pandemia de COVID-19 la forma en la que nuestros clientes usaban los documentos e interactuaban con ellos. Aunque todo lo que se dijo resultó esclarecedor, detecté un tema común interesante: las empresas que originalmente habían implementado nuestro software para mejorar la impresión lo usaban ahora para no tener que imprimir. Me explicaré.
Antes de la pandemia, los trabajadores aún estaban en la oficina y las empresas operaban de acuerdo con sus flujos de trabajo habituales. Las principales aplicaciones empresariales creaban documentos críticos que se imprimían y entregaban a los usuarios finales y a otras partes interesadas para que pudieran hacer su trabajo. Estos documentos podían ser manifiestos de carga, informes de ventas o formularios de admisión de pacientes: aparentemente, cada sector tiene su propio conjunto de documentos sin el que no puede vivir.
Sin embargo, cuando nos golpeó la pandemia, algunas empresas se dieron cuenta de que no les resultaba sencillo poner esos documentos en manos de los trabajadores que los necesitaban. Muchas partes interesadas trabajaban desde casa, lejos de las impresoras a las que sus aplicaciones enviaban normalmente esos documentos críticos. En otros casos, las partes interesadas no tenían problemas para acceder a los documentos impresos, pero sus clientes externos se negaban a firmarlos o a aceptarlos, por miedo a quedar expuestos al coronavirus.
Casi de la noche a la mañana, las empresas querían convertir sus procesos y sus infraestructuras documentales existentes en un medio de entregar documentos electrónicamente.
Ejemplo: el sector energético
Una importante multinacional del sector energético se encontraba en el proceso de investigar proyectos de transformación digital cuando golpeó la pandemia. La crisis hizo que actualizaran un proceso documental de cumplimiento normativo que incluía preparación manual de documentos, firmas físicas, sellos de certificación, etc.
Dada la naturaleza de su negocio y dados los elevados costes monetarios y normativos de cualquier error, los gerentes tenían que revisar los documentos y, a continuación, imprimir una factura que había que firmar y sellar con un sello oficial. A causa de la pandemia, ahora quieren automatizar este proceso y usar el envío de documentos por correo electrónico con un sello y una firma digitales.
Como ya tenían una buena estrategia de gestión de output, pudimos proponer rápidamente una solución para pasar de una logística documental física a otra electrónica. Aunque la propuesta inmediata fue una solución táctica, encaja con sus objetivos estratégicos generales.
Ejemplo: distribución de alimentos
Uno de los sectores que sigue funcionando durante estos difíciles momentos es el de la distribución de alimentos: en concreto, el del transporte de alimentos de los distribuidores a las tiendas.
Un distribuidor de alimentos mayorista se enfrentó hace poco a una nueva petición de sus clientes en las principales cadenas de venta de alimentos: ya no querían documentos en papel en sus entregas. Las cartas de porte, las facturas de entrega, los pedidos de inventario y los demás documentos que llevaban los camioneros suponían un riesgo innecesario.
Las cadenas querían que todos estos documentos se entregaran electrónicamente para impedir la propagación del coronavirus. Además, los documentos enviados a los camioneros, como horarios y lugares de entrega, debían entregarse en línea para maximizar la seguridad y la eficiencia de dichos camioneros.
Como la empresa del sector energético del ejemplo anterior, este mayorista pudo aprovechar su estrategia de gestión de output existente para transformar rápidamente un proceso empresarial en el que se usaba mucho papel, en otro electrónico. Los documentos complejos se convirtieron a formato PDF para entregarlos por correo electrónico sin que ello afectara a las aplicaciones empresariales subyacentes.
Innovación, adaptación, transformación
Suele decirse que la necesidad es la madre de la invención. Sin embargo, en momentos como estos, cuando la necesidad surge prácticamente de la noche a la mañana, hay poco tiempo para inventar soluciones desde cero. Por eso es importante contar con sistemas y procesos diseñados no solo para atender las necesidades presentes, sino también para adaptarse a un nuevo conjunto de requisitos de inmediato.