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Levi, Ray & Shoup, Inc.

Traitement sans contact des documents

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J’ai récemment retrouvé certains collègues pour parler de l’impact qu’avait eu la pandémie de Covid-19 sur la façon dont nos clients utilisaient et interagissaient avec les documents. Même si toutes les histoires étaient instructives, j’ai remarqué un thème récurrent : les entreprises qui avaient implémenté notre logiciel en vue d’améliorer l’impression s’en servaient maintenant pour l’éliminer complètement. Je m’explique.

Avant la pandémie, les salariés travaillaient dans des bureaux et les entreprises fonctionnaient normalement. Les applications métier généraient des documents essentiels qui étaient imprimés et transmis aux utilisateurs finaux et autres acteurs afin qu’ils puissent faire leur travail. Manifestes d’expédition, rapports de vente, formulaires d’admission des patients… il est évident que toutes les industries ont leurs propres documents indispensables.

Mais lorsque la pandémie s’est déclarée, certaines entreprises se sont rendu compte qu’il s’avérait compliqué de remettre ces documents aux salariés qui en avaient besoin. D’autres personnes étaient en télétravail, loin des imprimantes qui recevaient en temps normal les documents essentiels en provenance des applications. Dans d’autres cas, certains n’avaient aucun problème à obtenir les documents, mais leurs clients externes refusaient de les signer ou de les récupérer de peur d’être exposés au coronavirus. Presque du jour au lendemain, les entreprises ont tenté de convertir leurs processus de documents et leurs infrastructures en transmission électronique.



Exemple : le secteur de l’énergie

Une grande entreprise mondiale était en train d’examiner des projets de transformation numérique lorsque la pandémie s’est déclarée. La crise sanitaire l’a obligée à mettre à jour le processus de conformité des documents qui comprenait l’assemblage manuel des documents, des signatures physiques, des certifications et plus encore.

Étant donné la nature de leur travail et les coûts élevés

qu’engendrerait une erreur, les gestionnaires devaient vérifier les documents puis imprimer une facture qui devait être signée et marquée d’un cachet officiel. À cause de la pandémie, ils doivent automatiser ce processus et envoyer les documents par email avec signature et cachet numériques.

Comme ils avaient déjà une gestion d’output solide, nous avons pu rapidement leur proposer une solution afin qu’ils puissent passer d’un traitement physique de documents à un traitement électronique. Même si cette proposition immédiate est une solution tactique, elle s’inscrit parfaitement bien dans leurs objectifs stratégiques.

Exemple : la grande distribution

L’une des industries qui fonctionnent encore en ces temps difficiles est la grande distribution, plus précisément le transport des denrées alimentaires des distributeurs vers les magasins.

Un grossiste alimentaire a récemment été confronté à une nouvelle exigence de ses clients des grandes enseignes : ils ne voulaient plus de documents papier pour leurs livraisons. Les connaissements, les factures de livraison, les commandes de stock et autres documents transportés par les chauffeurs de camion présentaient un risque inutile.

Les grandes enseignes voulaient que tous ces documents soient transmis par voie électronique afin d’éviter la propagation du virus. En outre, les documents envoyés aux chauffeurs, tels que les horaires et les points de livraison, devaient être transmis en ligne afin de garantir la sécurité et l’efficacité des chauffeurs.

Comme l’entreprise du secteur de l’énergie de l’exemple précédent, ce grossiste a pu tirer profit de sa stratégie de gestion d’output et transformer rapidement un processus commercial dépendant du papier en processus électronique. Les documents complexes étaient convertis en PDF pour l’envoi par mail, sans que cela ait d’incidence sur les applications métier sous-jacentes.

Innovation, Adaptation, Transformation

On dit souvent que la nécessité est mère de l’invention. Mais en ces temps difficiles, quand la nécessité surgit pratiquement du jour au lendemain, nous n’avons pas le temps d’inventer des solutions à partir de zéro. À ce state, il est important d’avoir des systèmes et des processus qui non seulement répondent aux besoins actuels, mais qui sont également évolutifs et peuvent s’adapter aux nouvelles exigences à tout moment.

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