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Levi, Ray & Shoup, Inc.

Piccolo, ma pensa in grande

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Cosa hanno in comune i pantaloni elasticizzati e la gestione dell’output di LRS? Semplice: entrambi si estendono all’occorrenza, il che può essere estremamente utile. Questa capacità di estensione è un elemento chiave delle proposizioni di valore dei prodotti. Sono abbastanza certo che molti clienti che acquistano pantaloni elasticizzati, prima dell’acquisto pensino a un possibile futuro. Purtroppo però, questo non avviene spesso per le soluzioni di gestione dell’output.

Di fatto, le decisioni di acquisto delle soluzioni IT sono prese principalmente a livello di archivio, con scarsa considerazione per i possibili requisiti e vantaggi rispetto alle altre organizzazioni dell’azienda. Le organizzazioni infatti tendono a concentrarsi ognuna sui propri problemi e sulle proprie priorità. Quindi viene spontaneo pensare in piccolo e agire in modo tattico. E i fornitori sfruttano questa caratteristica della natura umana e della complessità organizzativa.

È male iniziare dal piccolo? Avete bisogno di una soluzione tuttofare già dal primo giorno? No, certo. Come per molti fatti della vita, a volte ci si avvia in piccolo, riducendo al minimo rischi e costi, per poi vedere dove porta il futuro. Forse perché potete giustificare solo un investimento modesto, finalizzato a soddisfare alcuni requisiti aziendali urgenti. Oppure semplicemente non conoscete ancora quali siano gli altri fabbisogni dell’azienda. Oppure al capo non interessa se la soluzione sia strategica o tattica, purché risolva subito il problema attuale.

Sebbene esistano tanti buoni motivi per iniziare in piccolo, questo non deve impedire di pensare in grande. Se non si dispone di una soluzione di gestione dell’output di livello enterprise, un buon punto di partenza è il “digital workplace”: applicazioni, strumenti e dispositivi che consentono ai dipendenti di svolgere il proprio lavoro. Tutte le aziende ne dispongono e, storicamente, si tratta di normali computer Windows. Da allora il digital workplace si è evoluto fino a includere dispositivi mobili e desktop virtuali, senza contare che i dispositivi potrebbero non essere di proprietà dell’impresa (si pensi alle politiche BYOD).

Grazie al software di gestione dell’output di LRS è possibile eliminare tutti i server di stampa Windows, implementare le funzionalità pull printing per ottimizzare la sicurezza, ridurre le attività amministrative e le chiamate all’assistenza e offrire una potente capacità di stampa agli utenti. Si tratta di benefici assai significativi, eppure non sono che la classica punta dell’iceberg in termini di vantaggi possibili realizzabili in futuro.

Anche i nostri concorrenti offrono soluzioni di gestione di stampa/output per l’ambiente digitale, che però finiscono esattamente nel punto in cui iniziano. In pratica, si tratta di soluzioni “senza via d’uscita” già dal momento in cui firmate il contratto di licenza. Nel momento in cui serviranno ulteriori funzionalità, occorrerà cercare altrove, e questo si tradurrà in un insieme disparato di soluzioni installate. Dovrete fare i conti con un’infrastruttura complessa, costosa, soggetta a errori, difficile da mantenere e fonte di frustrazione per gli utenti finali. Dunque perché adottare un simile approccio? Per la risposta, vi rimando al secondo e al terzo paragrafo.

Senza una chiara visione del futuro, i direttori informatici e gli altri leader del settore IT agiranno secondo la linea tattica, riducendo la capacità di attuare una reale trasformazione aziendale. Quindi è fondamentale pensare in grande anche quando si inizia in piccolo. Questo risultato si ottiene con una soluzione olistica per l’infrastruttura di stampa e la gestione dell’output, capace di fornire coerenza di funzioni, livelli di servizio ed esperienza dell’utente nell’intera azienda. Inoltre tale soluzione promuove la standardizzazione e la semplificazione dell’infrastruttura IT, riducendo i costi, aumentando la produttività dei dipendenti e migliorando l’agilità.

Riassumendo: va bene iniziare in piccolo. Quello che conta, è evitare di ridurre le opportunità del futuro. Conviene di più costruire su un’architettura di classe realmente enterprise, che soddisfi le esigenze di stampa dell’attuale ambiente di lavoro, ma che sia poi facilmente estendibile per fornire maggiore valore nelle applicazioni e piattaforme aziendali. Adottando un approccio olistico per la gestione dell’output, si eviteranno i pentimenti tipici post-acquisto così come il proverbiale senno di poi. Al contrario, sarà riconosciuta (e non passerà inosservata) la capacità del “campione”, di pensare e di agire in modo strategico.

Parlatene con i colleghi di altre aziende e scambiatevi le vostre esperienze. Ma magari, limitatevi alla gestione dell’output senza entrare nel merito dei pantaloni elasticizzati... Altrimenti potreste ricevere risposte di tutt’altro genere! ??.

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