¿Qué tienen en común los pantalones elásticos y la gestión de output de LRS? En breve, la respuesta es que los dos productos se expanden cuando es necesario, lo cual resulta muy ventajoso en ocasiones. Esta capacidad para expandirse es un elemento clave de las propuestas de valor de ambos productos y estoy seguro de que muchos clientes que compran pantalones elásticos piensan sobre posibles escenarios de uso futuros cuando hacen la compra. Por desgracia, a menudo no sucede lo mismo con las soluciones de gestión de output.
De hecho, muchas veces la decisión de adquirir soluciones de TI se realiza en silos organizativos, sin tener en cuenta las necesidades y los beneficios potenciales que una solución podría proporcionar a otras organizaciones. Esto se debe a que las organizaciones suelen trabajar en su propio interés, centrándose en sus prioridades y problemas. También resulta fácil pensar a pequeña escala y actuar tácticamente, y los proveedores explotan esta característica de la naturaleza humana y la complejidad organizativa.
¿Es malo comenzar a pequeña escala? ¿Necesita una solución «que pueda hacerlo todo» desde el primer día? Por supuesto que no. Como sucede con muchas cosas en la vida, en ocasiones comienza a pequeña escala para minimizar los costes y riesgos con el objetivo de esperar a ver qué depara el futuro. Quizás solo puede justificar una inversión modesta para afrontar algunas necesidades urgentes de la empresa. O quizás simplemente no es consciente de las demás necesidades de su empresa. Finalmente, es posible que a su jefe no le preocupe si la solución es estratégica o táctica mientras resuelva el problema más acuciante, y usted dispone de un tiempo limitado para hacerlo.
Existen muchas buenas razones para comenzar a pequeña escala, pero eso no impide que piense a lo grande. Si no dispone de una solución de gestión de output para la empresa, la «oficina digital» es un buen lugar para comenzar, ya que está formada por aplicaciones, herramientas y dispositivos informáticos que permiten a los empleados hacer sus trabajos. Todas las empresas cuentan con un entorno de este tipo que tradicionalmente estuvo repleto de escritorios Windows estándar. Posteriormente ha evolucionado para incluir escritorios virtuales y dispositivos móviles, y puede que el dispositivo informático ni siquiera sea un activo propiedad de la empresa (como en el caso del BOYD, «traiga su propio dispositivo»).
El software de gestión de output de LRS le permite eliminar todos sus servidores de impresión Windows, implementar impresión de tipo pull para mejorar la seguridad, reducir las tareas administrativas y soportar llamadas, y ofrece una función de impresión más sólida para sus usuarios. Aunque estos beneficios son considerables, no son más que la proverbial «punta del iceberg» si consideramos los beneficios potenciales que puede cosechar en toda la empresa en el futuro.
Nuestra competencia también ofrece soluciones de gestión de output y la impresión para la oficina digital, pero esas soluciones comienzan y acaban ahí. ¡En resumen, dispone de una solución que se convierte en un callejón sin salida en el mismo momento en que firma el acuerdo de licencia! Tendrá que buscar funciones adicionales en otro lugar y esto desembocará en un conjunto diverso de soluciones independientes en toda la empresa. Acabará con una infraestructura compleja que es cara, proclive a los errores, difícil de mantener y una fuente constante de frustración para los usuarios finales. ¿Por qué alguien adoptaría un enfoque de este tipo? Vuelva a leer el segundo y el tercer párrafo si desea conocer la respuesta.
Sin una visión clara del futuro, los directores de información y otros líderes de TI actuarán de forma táctica y limitarán su capacidad para propiciar una auténtica transformación de la empresa. Por tanto, es crucial pensar en grande incluso cuando comienza a pequeña escala. Esto se hace adoptando una solución global para la infraestructura de impresión y la gestión de output; una solución que proporcione funciones, niveles de servicio y una experiencia de usuario consistente en toda la empresa. Esto fomenta la estandarización y simplificación de su infraestructura de TI, que reduce el coste, aumenta la productividad del empleado y mejora la agilidad.
En resumen, está bien comenzar a pequeña escala. Simplemente no piense en pequeño y limite sus opciones para el futuro. Es mejor construir una auténtica arquitectura de empresa que satisfaga las necesidades actuales de impresión de su lugar de trabajo pero pueda extenderse fácilmente para aportar más valor de negocio a todas las aplicaciones y plataformas de su empresa. Adoptar un enfoque más global de la gestión de output evitará que sienta el remordimiento del comprador o tener que escuchar que «después de la batalla todos somos generales». Será un héroe por pensar y actuar de forma estratégica, lo cual no pasará desapercibido.
También le recomiendo que hable con otras empresas sobre sus experiencias pero limitaría esas conversaciones a la gestión de output... y prescindiría de los pantalones elásticos. De lo contrario, quizás no reciba las respuestas que estaba buscando.