Blogger invitato: Mark Chillingworth, scrittore e redattore sulla leadership tecnologica europea e fondatore di Horizon CIO Network.
Il fatto che l’output documentale sia stato creato o sia fisico non significa che non possa beneficiare del cloud computing. Le organizzazioni innovative possono utilizzare la gestione dell’output nel cloud per offrire ai propri dipendenti e partner la libertà del cloud, migliorando al contempo i processi aziendali e la sicurezza.
Le organizzazioni non possono affermare di attuare una trasformazione digitale completa se non utilizzano un output management basato sul cloud. La gestione dell’output in cloud completa il quadro, assicurando che i documenti beneficino degli stessi miglioramenti dei processi commerciali che sono propri di altri aspetti dell’ambiente IT. La società di ricerca e pubblicazione tecnologica Foundry ha rilevato che il 93% dei leader tecnologici aziendali sta pianificando un "approccio digital-first" alle operazioni aziendali, al fine di ridurre i costi, aumentare la resilienza e la produttività. Jon Weg, CTO del settore retail con sede nel Regno Unito, ha affermato: "Il mio ruolo è stato quello di trasformare l’azienda in linea con un futuro sempre più digitale in modo da soddisfare le esigenze dei nostri clienti, che a loro volta sono sempre più esperti di digitale e sempre più connessi. Questo garantisce che la loro esperienza sia il più possibile priva di problemi". Mike Gibbons, CIO di Aggregate Industries, è d’accordo: "Gli amministratori delegati più giovani e più esperti di digitale vogliono attuare la trasformazione digitale adesso e stanno accelerando gli investimenti".
I problemi devono essere eliminati e non collegare l’output management al modello operativo e alla strategia cloud di un’organizzazione aggiunge un problema. L’output management nel cloud fornisce un collegamento tra i canali digitali e la necessità di produrre output. Con la gestione dell’output in cloud, i CIO e i CTO possono colmare il divario tra le applicazioni chiave, come la gestione delle relazioni con i clienti (CRM) e la pianificazione delle risorse aziendali (ERP), verso i dispositivi di output ed una piattaforma di gestione centralizzata.
Perché trasformazione digitale?
I leader delle tecnologie aziendali perseguono la trasformazione digitale per creare organizzazioni che abbiano un’integrazione efficace tra le applicazioni/linee di business e i processi di cui sono responsabili. Se la gestione dell’output non è inclusa in questo processo, l’organizzazione non ha realizzato la sua ambizione di una maggiore integrazione.
Alcuni potrebbero obiettare che la gestione dell’output non fa parte della trasformazione digitale, eppure la società di ricerca Quocirca rileva che il 64% delle aziende ritiene che "la stampa rimarrà fondamentale o molto importante nei prossimi 12 mesi". Inoltre, molti programmi di trasformazione digitale sono finalizzati a supportare il fenomeno di legioni di lavoratori in smart working nato durante la pandemia. Molte aziende riferiscono che la gestione dell’output è diventata più difficile nell’attuale ambiente di lavoro ibrido.
"Nelle aziende c’è e ci sarà sempre l’esigenza di stampare", ha affermato Guy Tucker, Solutions Architect di LRS. Ha aggiunto che la logistica e la sanità hanno processi che non possono essere digitalizzati per garantire un efficace ritorno degli investimenti per clienti, dipendenti e partner. La connettività che il cloud computing ha creato all’interno delle organizzazioni può essere replicata all’interno della gestione dell’output. La scansione e la stampa possono essere abilitate a Internet, per cui i dipendenti e i partner non hanno bisogno di una rete privata virtuale (VPN) né di un accesso diretto alla rete aziendale. L’accesso ad applicazioni basate sul cloud può inviare l’output dei documenti direttamente ad un dispositivo dotato di autenticazione. Per le organizzazioni che si affidano a fornitori terzi, ciò consente di collegare un ERP, ad esempio, ai dispositivi e ai processi dei fornitori.
Questo atto di semplificazione va a vantaggio sia del fornitore che dell’organizzazione committente, e quindi, in ultima analisi, del cliente. La produttività e l’efficienza migliorano, poiché la gestione centralizzata dell’output garantisce che i sistemi documentali siano sicuri e aggiornati. Una traccia di audit aggiunge ulteriore sicurezza per i CIO, che possono rimuovere un livello di infrastruttura dalle loro sedi con un sistema basato su cloud.
Crescita della gestione dell’output
Le vendite di software per la gestione dell’output hanno raggiunto 9,9 miliardi di dollari nel 2022. Nonostante il termine "ufficio senza carta" venga sbandierato da oltre un decennio, la gestione dell’output delle applicazioni rimane fondamentale per il successo aziendale. Lo studio di Research and Markets.com sul mercato del software di gestione dell’output rileva che la domanda di queste applicazioni continuerà a crescere e si prevede che il valore di queste applicazioni sarà di 11,4 miliardi di dollari entro il 2028. Ciò significa che il mercato dovrebbe crescere del 2,2% annuo tra il 2023 e il 2028. Questa domanda non è causata da un aumento della stampa, anche se la scomparsa della stampa è ampiamente sopravvalutata, ma da una crescente necessità di gestione dell’output.
Il cloud computing ha certamente creato unità tra organizzazioni, fornitori e clienti, ma ha anche dato origine a un panorama aziendale più complesso. Poiché le organizzazioni operano su più mercati, lavorano con più partner, producono più dati e rispettano più requisiti normativi, è necessario produrre più documenti. Alcuni di questi vengono stampati, ma tutti i documenti devono essere gestiti. Di conseguenza, la domanda di software per la gestione dell’output è in aumento, come emerge da questo rapporto.
Questo output è anche utilizzato da un maggior numero di dipendenti. "Con una cartella clinica cartacea, ad esempio, solo una persona alla volta può guardarla... ora abbiamo un approccio di squadra alla cura, con una migliore qualità dell’assistenza e una maggiore sicurezza per il paziente e per il professionista", ha spiegato Shauna McMahon, CIO del settore sanitario, illustrando come l’output favorisca la collaborazione. Il settore sanitario è citato come un mercato verticale che sta adottando con entusiasmo il software di gestione dell’output. Il rapporto ha affermato: "Le strutture sanitarie impiegano soluzioni di gestione dell’output per fornire ai medici un comodo accesso a grandi quantità di dati e per garantire la consegna senza interruzioni dei documenti generati dal sistema ai pazienti. Altri fattori, tra cui l’esternalizzazione di queste soluzioni la preferenza dei consumatori verso operazioni senza carta, dovrebbero favorire ulteriormente la crescita del mercato".
Paesaggio complesso
Il modello di lavoro ibrido ha fatto aumentare il numero di dispositivi a cui i dati aziendali possono essere esposti, compresi i dispositivi di output al di fuori della gestione del CIO. La ricerca di Quocirca ha rilevato che il 67% dei leader tecnologici aziendali è preoccupato per i rischi di sicurezza della stampa domestica. Negli ultimi 12 mesi, il 68% delle organizzazioni ha subito una perdita di dati a causa della scarsa sicurezza della stampa. Il 21% dei responsabili delle tecnologie aziendali ritiene che la gestione dell’output nel cloud sia più sicuro e adotterà questa tecnologia per proteggere le proprie organizzazioni.
È opinione diffusa che la trasformazione aziendale tramite il cloud computing offra alle organizzazioni una maggiore flessibilità sia nella strutturazione dei costi che nella capacità di soddisfare le richieste del mercato. La gestione dell’output nel cloud garantisce che l’adattabilità dell’organizzazione si estenda a tutti gli aspetti del business.