Donc, votre entreprise souhaite faire évoluer ses processus de gestion de l’impression et de la numérisation vers le Cloud ? Parfait ! Comment concevoir l’architecture et mettre en œuvre une solution d’impression et de numérisation moderne en Cloud ? Il y a quelques questions à se poser avant de commencer, à savoir : Qui gérera le service ? Comment sera-t-il construit ?
D’abord, nous devons identifier qui va gérer le service. En d’autres termes, vous devez savoir qui adaptera le logiciel pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise et qui en assurera le fonctionnement.
Vous avez besoin de quelqu’un pour concevoir et mettre en œuvre la solution. Nous ne pouvons pas nous contenter d’envoyer à un client LRS notre kit d’installation et de lui souhaiter bonne chance. Cela ne le mènerait pas très loin ; il y a tellement de réglages possibles et un nombre infini de flux de travail qui diffèrent d'un environnement à l'autre. Il est très difficile pour quelqu’un qui n’est pas familier avec les moindres détails de l’Output Management de procéder seul. C’est la raison d’être de notre équipe d’ingénieurs de systèmes : aider à construire les choses correctement dès le début et s’assurer que la solution, telle que mise en œuvre, correspond exactement à ce dont vous avez besoin.
Ensuite, une fois que la solution est opérationnelle, quelqu’un devra alors continuer à la gérer. Est-ce que ce sera le client ? Est-ce que ce sera notre équipe de Managed Services ? Ce sera peut-être le fournisseur de Managed Print Services du client ? Quelle que soit la réponse, ous devons déterminer qui contrôlera cette infrastructure une fois en place.
Enfin, qui assurera le service en continu ? La gestion quotidienne des files d'attente d’impression, le déploiement de nouveaux appareils et la résolution des problèmes qui empêchent Jim de voir son imprimante sur l’écran « Personal Print Manager » sont autant de tâches qui nécessiteront l’intervention de quelqu’un. Une fois que nous avons répondu à ces trois questions, nous savons finalement qui gèrera le service.
Maintenant que nous avons identifié le responsable, à quoi ressemblera ce service d’un point de vue architectural ? Où se trouveront les serveurs ? Quels services sont assurés et sur quelles boîtes ? A vrai dire, je n’en ai aucune idée… du moins, pas encore. C’est pourquoi il est important de définir ce que vous essayez de réaliser avec notre solution.
En tant qu’ingénieurs systèmes chez LRS, notre mission consiste à vous guider tout au long ce processus. Mais, d’abord, nous devons savoir quels types d’impression vous effectuez aujourd’hui, quels volumes et formats de documents vos applications génèrent et ce que vous souhaitez pour votre futur environnement. C’est là que nos ateliers de découvertes techniques (Technical Discovery Workshops) entrent en jeu. Ces ateliers nous permettent de découvrir tous les processus documentaires de votre environnement et de nous assurer que tous les acteurs clés sont impliqués dès le départ.
Il faut répondre à de très nombreuses questions pour s’assurer que vous construisez l’architecture d’Output adéquate répondant à vos besoins. Combien de périphériques d’impression seront gérés ? Quel est le mécanisme d’authentification préféré (par exemple : Active Directory, Azure AD ou quelque autre fournisseur OpenID Connect) ? Quelles plateformes et quels systèmes d’exploitation utilisez-vous ? La liste est encore longue, mais à la fin des ateliers, nous avons une meilleure idée de ce à quoi l’architecture devra ressembler et nous pouvons commenter à identifier les étapes nécessaires pour migrer de l’endroit où vous êtes aujourd'hui vers l’endroit où vous devez aller. L'identification des obstacles avant qu'ils ne se présentent facilitera les choses lorsque le moment sera venu de les franchir.
Alors, vous avez un bon plan, n'est-ce pas ? Bon, alors maintenant il est temps de passer à l’exécution. Les serveurs nécessaires doivent être construits conformément à nos premières découvertes initiales, en veillant à ce que toutes les conditions préalables soient satisfaites : certificats HTTPS obtenus, équilibreurs de charge configurés, ports nécessaires ouverts, comptes de service créés et autorisés.
Une fois que tout cela est en place, il faut commencer à mettre en place le logiciel. Configurer chaque pièce pour qu'elle s'intègre parfaitement dans votre propre puzzle demande du temps et des compétences. Heureusement, la flexibilité de la plate-forme LRS permet d’adapter les solutions à presque tous les scénarios. « Adapter » peut signifier un workflow de numérisation personnalisé, un script exploitant nos API pour les modifications de systèmes, ou simplement une case à cocher dans les paramètres afin d’obtenir un comportement spécifique.
Enfin, une fois que la solution est entièrement construite, il y a l’étape de la migration, qui est une véritable bête en soi. Une chose est sûre : en répondant à ces questions, vous réussirez à passer à une solution en Cloud entièrement personnalisée, capable de répondre aux attentes modernes auxquelles votre entreprise sera confrontée dans le monde complexe de l’impression et de la numérisation en entreprise.