Toutes les entreprises veulent faire des économies et réduire les frais généraux. La plupart souhaitent également que leurs employés soient heureux et productifs. Mais lorsqu’on les interroge sur leurs plus grandes frustrations professionnelles, l’impression arrive en haut de la liste pour les entreprises et les utilisateurs. Les documents ne sont pas imprimés ou le sont mais pas dans le bon format. Les imprimantes ne sont pas disponibles. Ou dans certains cas, une politique d’impression empêche les travaux d’impression d’être imprimés comme le souhaite l’utilisateur.
Toutes ces situations sont problématiques, mais la dernière se situe au croisement entre vos objectifs et les besoins de vos utilisateurs. Bien sûr, vous souhaitez réduire les coûts d’impression. Mais désirez-vous le faire au détriment de vos employés qui font leur travail ? Imaginez plutôt : un responsable commercial se prépare pour une réunion importante. Il fait des heures supplémentaires pour terminer sa présentation et ses documents. Au moment où il clique sur imprimer, un message apparaît, lui annonçant qu’il aura besoin de l’autorisation d’un supérieur pour imprimer ce document.
Il est neuf heures du soir et la réunion a lieu à 8 heures le lendemain. Que doit faire cet employé ? Doit-il appeler le supérieur ou rentrer chez lui sans les documents nécessaires ? La politique d’impression de son entreprise engendre chez lui un sentiment de frustration car elle a été imposée de manière rigide.
Application versus coûts
Beaucoup de solutions de gestion d’impression vous permettent d’appliquer des règles et de restreindre l’usage de certaines fonctionnalités comme la couleur et les options de finition. Dans certains cas, les utilisateurs ne peuvent pas ignorer ces décisions. C’est un bon moyen de réduire les coûts, mais est-ce que c’est une façon intelligente de procéder ? Après tout, vous avez investi dans des périphériques d’impression perfectionnés. Naturellement, vous souhaitez que les gens puissent s’en servir. Et pourquoi vous n’encourageriez pas l’impression intelligente au lieu de mettre en place des règles rigides ?
Un petit rappel de temps en temps peut être utile afin de limiter des comportements de gaspillage comme celui de cliquer sur imprimer et faire sortir un mémo interne ou un email en couleur et en recto. Même vous. Repensez à la dernière fois que vous avez imprimé un email sur deux pages. Vous avez immédiatement jeté la deuxième page parce que c’était la signature, peut-être suivie d’un « pensez à l’environnement, n’imprimez pas cet email » (ce qui, coïncidence, coûte aussi un clic couleur à l’entreprise).
Qu’en est-il des bureaux sans papier ?
La numérisation n’a pas eu l’impact attendu sur l’environnement de travail. Nous sommes loin d’avoir un environnement de travail sans papier. Au contraire, la technologie a eu l’effet inverse. Les gens aiment imprimer. Ils aiment prendre des notes à côté d’un texte et les garder pour leurs dossiers. Et puis il y a l’archivage. Les archives numériques émergent, mais garder des dossiers de documents imprimés est encore normal et même exigé (par la loi) dans certains secteurs. Même si ce n’est pas mandaté, certains apprécient simplement le fait qu'il y ait un bac à papier à disposition au cas où ils en aient besoin plus tard.
Ceci explique pourquoi nous avons encore affaire au problème du papier et de l’impression, et pourquoi c’est un domaine qui doit être géré de la façon la plus efficace qui soit. Il existe des moyens simples de réduire vos coûts d’impression sans frustrer les employés comme le responsable commercial de l’exemple précédent. L'impression basée sur des règles ne doit pas forcément être si rigide. Elle peut servir à promouvoir un comportement intelligent sans supprimer le choix de l’utilisateur. Tout le monde peut comprendre qu’un email n’a pas besoin d’être imprimé en couleur, mais peu de personnes pensent à changer les paramètres avant d’imprimer. Vous pouvez aider vos employés en mettant en place des configurations standard pour certaines files d’attente d’impression afin de faciliter l’impression économique plutôt que de gaspiller. Pour ce faire, vous n’avez pas besoin de forcer l’impression recto-verso ou monochrome, mais ça peut être le réglage par défaut.
équilibre entre avantages et coûts
Même si vous avez des imprimantes différentes, vous remarquerez sans doute que les gens impriment sur l’appareil le plus proche. Et après tout, pourquoi ne le feraient-ils pas ? Peu d’utilisateurs connaissent le coût d’impression par page de chaque appareil, et il n'est pas raisonnable d’attendre ce niveau de compréhension.
Mais vous pouvez les aider.
Et si vous présentiez un aperçu des coûts par appareil à vos utilisateurs ? Une fois qu’ils voient les différences, ils seront plus enclins à choisir l’option la moins chère.
Les règles fondées sur une politique d'impression servent précisément à éviter des coûts d’impression inutiles, tout en permettant aux utilisateurs d’employer les options dont ils ont besoin pour rester productifs.
Revenons au responsable commercial. Avec une politique d’impression flexible qui lui permet d’ignorer les paramètres sans l’autorisation de son supérieur, il aurait pu terminer son travail sans une once de frustration. Il aurait cliqué sur imprimer, changé les paramètres si besoin, et aurait obtenu des documents parfaits pour la réunion du lendemain.
Une bonne politique d'impression dans une entreprise peut tout mettre en valeur : vos documents, vos utilisateurs et même vos résultats financiers. Il suffit d’un petit logiciel et de beaucoup de bon sens.