Beaucoup d’entreprises aspirent à atteindre une meilleure productivité des employés et une meilleure « expérience utilisateur » quand les employés effectuent des tâches informatiques, y compris l’impression. C’est particulièrement vrai pour les employés mobiles, qui doivent pouvoir localiser facilement des ressources informatiques et s’y connecter quand ils sont en déplacement. « Hé, où se trouve l’imprimante la plus proche capable d’imprimer en couleur, recto-verso et d’agrafer mes documents ? » Il serait bon de simplifier ce processus autant que possible, sans compromettre la sécurité de l’impression.
LRS cherche toujours à améliorer notre solution d’impression mobile afin d’offrir une meilleure expérience aux utilisateurs tout en protégeant le processus d'impression. Le pull printing est la solution parfaite pour répondre à ces deux exigences à l’aide d’un badge/authentification par carte, et LRS propose ce genre de solution avec son produit MFPsecure®. Cependant, nous voulons proposer plusieurs options à nos clients pour satisfaire leurs exigences diverses, dans différents pays, lieux de travail et avec n’importe quels périphériques d’impression. En bref, nous avons plus d’un tour dans notre sac, et plus il y en a, mieux c’est. Dans cet article, je vais vous présenter un nouveau tour.
Nous avons suivi l’évolution de la technologie du Bluetooth à basse énergie (BLE) sur le marché, et nous avons vu le potentiel que l’on pourrait retirer de cette technologie avec notre solution d’impression mobile. Nous avons récemment amélioré VPSX® Print App pour iOS afin qu’il prenne en charge la technologie iBeacon. Tout ça a l’air génial mais euh... Qu’est-ce que iBeacon et pourquoi est-ce utile ?
Selon Wikipédia, « iBeacon est un protocole développé par Apple et présenté à l’Apple Worldwide Developers Conference en 2013. Depuis, plusieurs vendeurs ont sorti des transmetteurs compatibles avec iBeacon, habituellement appelés beacons (=balises), des périphériques Bluetooth à basse consommation énergétique (BLE) qui envoient leur identifiant à des appareils électroniques portables à proximité. Cette technologie permet aux smartphones, tablettes et autres périphériques d’exécuter des tâches quand ils sont proches d’un iBeacon. »
Même si iBeacon est la version d’Apple de la technologie sans fil BLE, cette technologie est également compatible avec Android 4.3 et au-dessus, les clients pourront donc choisir d’utiliser VPSX Print App sur les appareils iOS et Android à l’avenir. Nous avons simplement privilégié iOS en premier, Android viendra plus tard.
Qu’est-ce qu’un beacon exactement ? Imaginez un petit gadget relié à l’imprimante réseau qui transmet un signal à identifiant unique. Cela permet à une application mobile d’associer le beacon à quelque chose, une imprimante par exemple, et de déterminer un emplacement approximatif. (Indice : il existe une nouvelle option de configuration dans la définition de file d’attente d’impression de VPSX, qui vous permet d’associer l’unique identifiant du beacon au périphérique d'impression cible.)
Il existe des beacons de toutes les tailles et de toutes les formes, mais ils sont en général très petits. Certains ressemblent à des petites pierres et d’autres ressemblent au récepteur USB des souris sans fil. Certains fonctionnent avec des piles et d’autres sont alimentés via un port USB. Le prix d’un beacon est raisonnable, et il existe un grand nombre de fournisseurs sur le marché. Il est également possible que les fabricants d’imprimantes ajoutent cette technologie BLE nativement aux futurs modèles, ce qui évite d’avoir recours à un gadget supplémentaire.
Nous pouvons exploiter cette technologie de détection « de proximité » en améliorant à la fois l’expérience utilisateur et la sécurité de notre fonction d’impression mobile dans VPSX Print App. Avant d’expliquer plus en détail cette solution, commençons par donner quelques informations de base afin de situer les choses dans leur contexte.
L'impression mobile est une solution de pull printing, mais elle n’inclut pas l’utilisation de badges (cartes de proximité) et/ou des codes pin pour l’authentification de l’utilisateur. Elle utilise plutôt VPSX Print App sur un appareil mobile pour authentifier l’utilisateur, identifier le périphérique d'impression cible et sélectionner les documents à imprimer.
Par exemple, les utilisateurs entrent le nom de l’imprimante ou scannent un code QR sur le périphérique d’impression pour choisir l’imprimante qu’ils souhaitent utiliser afin d’imprimer leurs documents en file d’attente. Au lieu de sélectionner les documents à imprimer via l’affichage de l’imprimante ou du périphérique multifonction, il leur suffit d’utiliser VPSX Print App sur l’appareil mobile pour le faire. En fait, l’appareil mobile remplace l’affichage du périphérique d’impression. L’imprimante ne sait rien.
Ça a tout l’air d’être une bonne solution, vous ne trouvez pas ? Oui, mais elle n’assure pas le même niveau de sécurité que d’autres solutions de pull printing. En utilisant la fonctionnalité d’impression mobile actuelle, les utilisateurs « entreprenants » peuvent imprimer leurs documents sans avoir besoin d’être physiquement près de l’imprimante, et beaucoup d’entreprises considèrent que cela représente un risque inacceptable pour la sécurité. Cela explique en partie pourquoi les clients préfèrent opter pour des solutions de pull printing qui fonctionnent avec une authentification à badge ou carte, car il faut que l’utilisateur soit devant le périphérique.
Avec la technologie iBeacon, la situation évolue. VPSX Print App est capable de déterminer votre emplacement par rapport au périphérique d’impression, et les administrateurs IT peuvent configurer cette solution pour s’assurer que les utilisateurs ne puissent pas se servir de la fonction de l’impression mobile sauf s’ils se trouvent déjà devant le périphérique. Si un utilisateur tente d’imprimer son document alors qu’il est trop éloigné de l’imprimante, la séquence suivante s’affichera à l’écran :
Cette fonction de « proximité » constitue une amélioration notable de notre solution d’impression mobile, et cela peut conduire à un meilleur accueil de la part du marché, en particulier pour les bureaux éloignés où il peut être difficile de mettre en place des solutions avec des cartes de proximité. Autre avantage : nul besoin d’installer quoi que ce soit sur le périphérique d'impression, et la solution fonctionne avec n’importe quelle imprimante ou périphérique multifonction, neuf ou ancien.
Parlons à présent de l’amélioration de l’expérience utilisateur. Grâce à l’amélioration de VPSX Print App, les utilisateurs peuvent localiser les périphériques d’impression « à proximité » à l’aide de la fonction plan d’étage de l’application. En fait, lorsque les utilisateurs mobiles souhaitent imprimer depuis un emplacement inconnu, ils verront les imprimantes disponibles à proximité et leur emplacement par rapport à elles. Tout cela est possible car l’application est capable d’estimer la distance entre l’utilisateur et le beacon associé au périphérique d’impression. Remarquez le cercle bleu sur la capture d’écran ci-après. Dans ce cas-là, l’utilisateur a cliqué sur l’icône de l’imprimante dans le cercle bleu afin d’obtenir plus de détails sur l’imprimante et ses fonctions.
Lorsque l’utilisateur est suffisamment proche du périphérique (c’est-à-dire lorsque le réglage de distance minimale déterminé par l’organisation IT est respecté), l’icône de l’imprimante va « clignoter » et l’application va automatiquement définir le périphérique comme imprimante de destination. L’utilisateur n’a qu’à appuyer sur un bouton pour démarrer l’impression.
Et s’il n’y a pas de plans d’étage disponibles pour VPSX Print App ? Les utilisateurs peuvent quand même localiser les imprimantes et voir leurs fonctions, mais elles apparaîtront sous forme de liste. Regardez par exemple la capture d’écran suivante :
Même si l’utilisateur ne peut pas déterminer l’emplacement physique des périphériques listés, il peut demander de l’aide à un employé local : « hé, où est PRINTER_HALL ? » pour s'y rendre.
Afin de mieux comprendre cette nouvelle fonction d’impression mobile, prenez le temps de regarder cette vidéo en cliquant sur ce lien. L’acteur principal n’est autre que votre serviteur (oui, c’est moi qui ai cette barbe pathétique). Vous n’allez peut-être pas apprécier l’humour de LRS, mais vous pourrez mieux comprendre cette nouvelle fonction.
Nous serons ravis de voir avec vous comment votre entreprise peut exploiter cette technologie mobile pour améliorer la sécurité de l’impression mobile et rendre l’expérience utilisateur plus agréable. Je vous l’avais dit, nous avons plus d’un tour dans notre sac. Appelez-nous pour voir une démonstration ou procéder à une évaluation.