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Levi, Ray & Shoup, Inc.

IT Challenge #6 - Desperdicio de papel

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Alrededor de la organización, se ven pilas de papel en los contenedores de reciclaje. La mayoría de estos son documentos que se dejaron en las bandejas de la impresora. Te preguntas cómo llegó a esto, pero sabes que hay incontables escenarios que terminan en un documento impreso que se tira a la basura.

Por ejemplo, a veces las personas envían un trabajo de impresión, pero no lo recogen porque están ocupadas haciendo otra cosa y simplemente lo olvidan. O terminan imprimiendo un documento dos veces porque notan un error después de presionar el botón de imprimir. Puede que se hayan acercado a la impresora y se hayan dado cuenta de que estaba imprimiendo los documentos de otros usuarios y que su propio trabajo de impresión estaba atascado en algún punto intermedio; así que simplemente lo abandonan y lo intentan más tarde. Y, por último, pero no menos importante, alguien envía un trabajo de impresión a una impresora que no estaba disponible (bajo nivel de tóner, atasco de papel, etc.). Por supuesto, el trabajo sale después de que la impresora vuelve a estar en línea, pero para entonces el usuario ya no está.

¿Qué tienen en común todos estos escenarios? Una respuesta es empleados frustrados (excepto aquellos que simplemente olvidaron recoger su trabajo de impresión... son demasiado inconscientes para frustrarse). El denominador común son los residuos de papel. En las grandes empresas globales, los trabajos de impresión no recogidos pueden dar lugar a cientos de miles de páginas que terminan en el bote de la basura cada año. Pero los residuos van más allá del coste del papel. Incluye el tóner, la electricidad y el ciclo de trabajo de los dispositivos de impresión que produjeron estos documentos. Además, ¿qué ocurre con el aspecto medioambiental o quizás el aspecto más importante de los documentos no reclamados: la seguridad de los datos? Las normas que regulan la prevención de la exposición de datos se están endureciendo, siendo el último ejemplo de normas más estrictas de protección de datos en la UE. Uno puede imaginar que ciertos documentos impresos contienen datos confidenciales y se dejan al descubierto para que cualquiera los vea o incluso los tome.

Software de impresión segura Pull Printing para la protección de datos y una mayor comodidad para el usuario final

Si tan sólo existiera un software de optimización de impresión que pudiera evitar que se produjeran todos los escenarios mencionados anteriormente. Una solución que ayudaría a proteger los datos, mejorar la experiencia del usuario final, evitar el desperdicio de papel y reducir el impacto ambiental. Bueno, de hecho, existe, y se llama impresión segura. Esto puede ser tan simple como implementar una solución que sólo imprime cuando alguien está físicamente parado frente a un dispositivo. Tales soluciones ciertamente no son nuevas, y la tecnología está ampliamente disponible. Sin embargo, se requiere cierta precaución al seleccionar una solución de impresión segura, ya que las variaciones entre las soluciones pueden hacer que su negocio sea un éxito o un fracaso.

Piense en las flotas de impresión de varios proveedores, especialmente en los nuevos tipos de dispositivos. Desea asegurarse de que la solución proporciona impresión segura para todos los modelos de impresoras existentes y futuros. Las soluciones de impresión agnóstica se pueden utilizar con cualquier hardware y se instalan directamente en el propio dispositivo multifunción. Los usuarios finales pueden seleccionar y recuperar sus trabajos de impresión desde el panel de la MFP y disfrutar de una experiencia unificada desde cualquier dispositivo, independientemente de la marca o el modelo. La idea detrás de la implementación de software de impresión segura es resolver problemas, no crear otros nuevos o diferentes.

Reduciendo nuestra huella ambiental y salvando árboles

Al invertir en una solución de impresión segura, muchas organizaciones desean conocer sus verdaderos ahorros, tanto en términos de dinero como de árboles. Hay buenos programas disponibles que le dirán exactamente cuánto dinero y cuántos árboles ha ahorrado cada empleado y toda la organización. Estos programas tienen todo en cuenta. En este artículo, estamos hablando principalmente de los residuos de papel como resultado de trabajos de impresión no recogidos. Hemos establecido que este es un problema que puede ser solucionado con una solución de impresión segura, como el software LRS MFPsecure. Pero hay más opciones para reducir el consumo de papel y controlar los costes de impresión. Por ejemplo, piense en establecer reglas para la impresión a doble cara. Una política de impresión es una forma instantánea de reducir el número de páginas impresas cuando la impresión a doble cara es la configuración estándar.

Impresión segura, una solución eficaz a un problema común

El desperdicio de papel puede parecer un problema bastante simple. Aceptable incluso. Pero especialmente en las grandes empresas, los costes se acumulan muy rápidamente. Dado que este problema se puede tratar tan fácilmente, no hay razón para permitir que siga siendo un problema, especialmente cuando una solución puede hacer más que poner fin a todos esos trabajos de impresión no recogidos en los contenedores de basura. Empezamos este artículo esbozando algunos escenarios, uno de los cuales es el empleado que imprime y encuentra que el dispositivo no está disponible. Si se habilita la impresión segura, el empleado puede acercarse a cualquier dispositivo y obtener el documento que necesita. Si se dan cuenta de que el dispositivo que querían no funciona, simplemente caminan hacia el siguiente. Problema resuelto.

La implementación de una solución de impresión segura tiene muchas ventajas, además de evitar el desperdicio de papel. Las ventajas son aún mayores para las organizaciones que necesitan imprimir desde aplicaciones back-end, como SAP. ¿Se imagina un mal funcionamiento de una impresora cuando un empleado necesita imprimir documentos de envío? Podría haber altos costos asociados con eso. Nuestro próximo artículo en el Blog de esta serie cubrirá la impresión de SAP como el Desafío de TI número 7. ¿Desea obtener más información sobre las soluciones de impresión segura de LRS? Póngase en contacto con nuestro equipo de expertos hoy mismo.

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