Intorno all'azienda, si vedono pile di carta in bidoni per il riciclaggio. La maggior parte di questi sono documenti che sono stati lasciati nei vassoi della stampante. Vi chiedete come si è arrivati a questo, ma sapete che ci sono innumerevoli scenari che finiscono in un documento stampato che viene gettato nel cestino.
Ad esempio, a volte le persone inviano un lavoro di stampa ma non lo raccolgono perché si occupano di fare qualcos'altro e semplicemente dimenticano. Oppure finiscono per stampare un documento due volte perché notano un errore dopo aver premuto il pulsante di stampa. Potrebbero essere andati verso la stampante solo per scoprire che stava stampando i documenti di altri utenti e che il loro lavoro di stampa era bloccato da qualche parte nel mezzo; così lo abbandonano e provano più tardi. Infine, ma non meno importante, qualcuno invia un lavoro di stampa a una stampante non disponibile (toner basso, inceppamento della carta, ecc.). Naturalmente, il lavoro viene fuori dopo che la stampante è tornata online, ma a quel punto l'utente è già andato via da tempo.
Cosa hanno in comune tutti questi scenari? Una risposta è la frustrazione dei dipendenti (ad eccezione di quelli che hanno semplicemente dimenticato di prendere il loro lavoro di stampa.... sono troppo inconsapevoli per essere frustrati). Il comune denominatore è lo spreco di carta. Nelle grandi imprese globali, i lavori di stampa non raccolti possono portare a centinaia di migliaia di pagine che finiscono nel cestino ogni anno. Ma lo spreco va oltre il costo della carta. Include il toner, l'elettricità e il ciclo di lavoro dei dispositivi di stampa che hanno prodotto questi documenti. Inoltre, che dire dell'aspetto ambientale o forse dell'aspetto più importante dei documenti non reclamati: la sicurezza dei dati? Le norme che regolano la prevenzione dell'esposizione dei dati sono state inasprite, e il GDPR nell'UE è l'ultimo esempio di norme più severe per la protezione dei dati. Possiamo immaginare che alcuni documenti stampati contengano dati sensibili e che siano lasciati all'esterno e che chiunque possa vederli o addirittura prenderli.
Il software per il Pull Printing per la protezione dei dati e una maggiore comodità per l’utente finale
Se solo ci fosse un software di ottimizzazione della stampa in grado di impedire che si verifichino tutti i suddetti scenari. Una soluzione che aiuta a proteggere i dati, migliorare l'esperienza dell'utente finale, prevenire lo spreco di carta e ridurre l'impatto ambientale. Ebbene, in realtà, esiste e si chiama stampa pull sicura. Questo può essere semplice come implementare una soluzione che stampa solo quando qualcuno è fisicamente davanti al dispositivo. Tali soluzioni non sono certamente nuove e la tecnologia è ampiamente disponibile. Ma una certa cautela è necessaria quando si sceglie una soluzione di stampa Pull Printing, in quanto le differenze tra le diverse soluzioni possono migliorare o interrompere il vostro business.
Pensate alle flotte di stampanti multi-vendor, in particolare ai nuovi modelli. Vogliamo essere sicuri che la soluzione fornisca una stampa pull per tutti i modelli di stampanti esistenti e futuri. Le soluzioni di stampa agnostica possono essere utilizzate con qualsiasi fornitore hardware e sono installate direttamente sul dispositivo multifunzione stesso. Gli utenti finali possono selezionare e recuperare i loro lavori di stampa dal pannello MFP e godono di un'esperienza unificata da qualsiasi dispositivo, indipendentemente dalla marca o dal modello. L'idea alla base dell'implementazione del software di stampa pull è quella di risolvere i problemi, non di crearne di nuovi o diversi.
Ridurre l'impatto ambientale e salvare gli alberi
Quando si investe in una soluzione di stampa sicura, molte organizzazioni vogliono avere un'idea dei loro risparmi reali, sia in termini di denaro che di alberi. Ci sono ottimi programmi disponibili che vi diranno esattamente quanti soldi e quanti alberi ogni dipendente e l'intera organizzazione ha risparmiato. Questi programmi tengono tutto in considerazione. In questo articolo, stiamo parlando principalmente dello spreco di carta come risultato di lavori di stampa non raccolti. Abbiamo stabilito che questo è un problema che può essere risolto con una soluzione di stampa pull, come il software LRS MFPsecure. Ma ci sono più opzioni per ridurre il consumo di carta e controllare i costi di stampa. Ad esempio, pensate a stabilire regole per la stampa fronte/retro. Una policy di stampa è un modo immediato per ridurre il numero di pagine stampate quando la stampa fronte-retro è l'impostazione standard.
Pull Printing sicuro, una soluzione efficace ad un problema comune
Lo spreco di carta può sembrare un problema piuttosto semplice. Anche accettabile. Ma, specialmente nelle grandi imprese, i costi lievitano molto rapidamente. Poiché questo problema può essere affrontato così facilmente, non c'è motivo di lasciare che rimanga un problema, soprattutto quando una soluzione può fare di più che porre fine a tutti quei lavori di stampa non raccolti nei cestini della spazzatura. Abbiamo iniziato questo articolo delineando alcuni scenari, uno dei quali è il dipendente che stampa e scopre che il dispositivo non è disponibile. Se la stampa sicura è abilitata, il dipendente può raggiungere a piedi qualsiasi dispositivo e ottenere il documento di cui ha bisogno. Se scopre che il dispositivo desiderato è fuori servizio, semplicemente si sposta al dispositivo successivo. Problema risolto.
L'implementazione di una soluzione di stampa pull presenta molti vantaggi, oltre a prevenire lo spreco di carta. I vantaggi sono ancora maggiori per le organizzazioni che devono stampare da applicazioni di back-end, come SAP. Riesci a immaginare un malfunzionamento di una stampante quando un dipendente deve stampare i documenti di spedizione? Potrebbero esserci costi elevati associati a questo evento. Il nostro prossimo articolo del Blog di questa serie tratterà la stampa SAP come Sfida IT n°7. Vuoi saperne di più sulle soluzioni di stampa LRS pull? Contattate oggi stesso il nostro team di esperti.