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Levi, Ray & Shoup, Inc.

Desafío de TI nº 8 - Movilidad y seguridad de datos

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En junio, organizamos otra entrega de nuestra serie de seminarios en línea sobre el puesto de trabajo digital. El objetivo de este webinar era atender a la fuerza laboral móvil; la naturaleza continuamente cambiante del trabajo hace que sea vital que las organizaciones se adapten a las nuevas formas en que los empleados hacen su trabajo. Ya hemos recorrido un largo camino desde el horario regular de oficina (es decir, simplemente hacer el trabajo de 9.00 a 5.00). La llegada de Internet al entorno de la oficina ha cambiado fundamentalmente la forma en que llevamos a cabo nuestros negocios. Tenemos acceso instantáneo a los datos, así que todo se mueve mucho más rápido. Utilizamos el correo electrónico frente al teléfono o al correo físico. El denominador común es la disponibilidad instantánea. Al igual que nuestras vidas personales, la vida en la oficina hoy en día se mueve rápido.

Estos cambios en la vida empresarial han llevado a las personas a trabajar a distancia o a trabajar en horarios flexibles. Ya no tenemos que estar físicamente presentes en una oficina para acceder a sus recursos. Con los dispositivos móviles, podemos estar en línea en cualquier lugar que elijamos. Con tal flexibilidad viene la libertad y el riesgo. La serie de seminarios web antes mencionada se centra en hacer que ciertos recursos de la empresa, como la impresión y el escaneado, estén disponibles las 24 horas del día, los 7 días de la semana para los empleados en cualquier lugar. Y lo que es más importante, la serie habla mucho sobre la protección de datos. Estas son algunas de las razones por las que la protección de datos es tan importante en el puesto de trabajo digital, no sólo para la impresión y el escaneado, sino también para el uso de todos los recursos de la empresa.

Existen varios escenarios diferentes en el puesto de trabajo, cada uno de los cuales se enfrenta a sus propios retos y riesgos potenciales:

Trabajadores remotos; Este grupo accede a los recursos de la empresa mientras no están en la red de la empresa. Este acceso se da en casa, pero también en aeropuertos, cafeterías, etc. Cuando se conecta a una red fuera de las paredes de la empresa, cualquier dato al que se acceda podría ser compartido con otros también.

  • Aplicaciones personales y comerciales; los empleados instalan aplicaciones de uso privado y las incorporan al entorno de trabajo. Un buen ejemplo son las aplicaciones de redes sociales como Facebook e Instagram. A menudo se accede a estas aplicaciones mientras los usuarios están conectados a la red corporativa. Al transmitir, ver o descargar información a través de la red corporativa, la organización puede correr el riesgo de ser pirateada o ser víctima de un virus.
  • Políticas BYOD; Los empleados ya no reciben un conjunto estándar de dispositivos de la empresa. Ahora tienen la posibilidad de elegir el equipo que utilizan para realizar su trabajo, incluidos sus propios ordenadores portátiles, teléfonos móviles o tabletas. Al igual que en el segundo escenario, estas políticas pueden provocar que la red de la empresa esté expuesta a amenazas potenciales que provocan brechas y detenciones del negocio.
  • Empleados que viajan; Aunque todos los que se mencionan anteriormente son de interés general, también queríamos incluir uno importante específico para la impresión. Las personas que trabajan en constante movimiento por diferentes oficinas a menudo tienen dificultades para acceder a una impresora cercana. O bien terminan involucrando al help desk o pidiéndole a un colega que les ayude. Esta última situación expondría los datos a un posible usuario no autorizado y podría considerarse una violación de las normas de protección de datos GDPR.

Aunque la tecnología ha alterado la forma en que los empleados realizan su trabajo, los medios para interactuar con la información han seguido siendo en gran medida los mismos. Sí, un trabajador móvil puede enviar información por correo electrónico a otra parte interesada o incluso enviar enlaces a ciertos tipos de información a través de enlaces de texto. Pero dependiendo de la naturaleza de su negocio, el medio más apropiado para compartir información puede ser la página impresa.

Todos los escenarios mencionados anteriormente plantean problemas cuando se trata de imprimir archivos. Las soluciones de impresión segura de LRS incluyen un portal de impresión de autoservicio para usuarios finales que permite a los empleados que viajan identificar e instalar rápidamente una impresora. El cifrado puede proteger los datos en movimiento para evitar que usuarios no autorizados accedan a ellos. La impresión móvil puede ayudar tanto a los empleados remotos como a los que viajan a liberar documentos rápidamente en un dispositivo. También es un componente clave para la impresión BYOD o de invitados. Y para aumentar la seguridad, la compatibilidad con iBeacon sólo se puede utilizar para permitir que los empleados liberen trabajos de impresión cuando se encuentren cerca de un dispositivo de impresión. El más alto nivel de seguridad viene con impresión segura (Pull Print). El usuario debe autenticarse en un dispositivo de impresión y un registro de lo que se imprimió y por quién se almacena para posterior auditoría.

Si está interesado en saber lo que LRS puede hacer para apoyar su transición al mundo digital, póngase en contacto con nuestro equipo de profesionales para una consulta gratuita. O bien, puede obtener más información viendo los seminarios web grabados para el puesto de trabajo digital y apoyando a los trabajadores móviles.

Otros artículos de la serie IT challenges:


IT Challenge #7 - Impresión SAP

IT Challenge #6 - Desperdicio de papel 

IT Challenge #5: Impresión rentable

IT Challenge #4: Resolver problemas de impresión

IT Challenge #3: Actualizar el servidor de impresión Windows

IT Challenge #2: asignación de impresoras en VDI

IT Challenge #1 - Mapeo de impresoras en entornos Windows

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