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Levi, Ray & Shoup, Inc.

IT Challenge #8 – Mobilität und Datensicherheit

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Im Juni haben wir eine weitere Ausgabe unserer Webinarreihe über den digitalen Arbeitsplatz veranstaltet. In diesem Webinar ging es um die Betreuung der mobilen Mitarbeiter; die sich ständig ändernde Art der Arbeit macht es für Unternehmen unerlässlich, sich an die neuen Arbeitsweisen der Mitarbeiter anzupassen. Von der normalen Bürozeit (d.h. der Arbeit von 9.00 bis 5.00 Uhr) sind wir bereits weit entfernt. Das Aufkommen des Internets im Büroumfeld hat unsere Geschäftsabläufe grundlegend verändert. Wir haben sofortigen Zugriff auf die Daten, so dass sich alles viel schneller bewegt. Wir verwenden E-Mail versus Telefon oder physische Post. Der gemeinsame Nenner ist die sofortige Verfügbarkeit. Ähnlich wie in unserem Privatleben ist auch das Büroleben heute schnelllebig.

Diese Veränderungen im Geschäftsleben haben dazu geführt, dass Menschen aus der Ferne arbeiten oder flexible Arbeitszeiten haben. Wir müssen nicht mehr physisch in einem Büro präsent sein, um auf seine Ressourcen zugreifen zu können. Mit mobilen Geräten können wir an jedem beliebigen Ort online sein. Mit einer solchen Flexibilität gehen sowohl Freiheit als auch Risiko einher. Die vorgenannte Webinarreihe konzentriert sich darauf, bestimmte Unternehmensressourcen wie Print und Scan rund um die Uhr für Mitarbeiter an jedem Ort verfügbar zu machen. Noch wichtiger ist, dass die Serie viel über den Schutz von Daten spricht. Hier sind einige Gründe, warum der Datenschutz innerhalb des digitalen Arbeitsplatzes so wichtig ist, nicht nur für Druck und Scan, sondern für die Nutzung aller Unternehmensressourcen.

Es gibt eine Reihe von verschiedenen Arbeitsplatzsituationen, die sich jeweils ihren eigenen Herausforderungen und potenziellen Risiken stellen:

  • Remote-Mitarbeiter; Diese Gruppe greift auf Unternehmensressourcen zu, während sie sich nicht im Unternehmensnetzwerk befinden. Dieser Zugang erfolgt zu Hause, aber auch auf Flughäfen, Cafés usw. Wenn sie mit einem Netzwerk außerhalb der Unternehmenswände verbunden sind, können alle Daten, auf die zugegriffen wird, möglicherweise auch an andere weitergegeben werden.
  • Persönliche und geschäftliche Anwendungen; Mitarbeiter installieren privat genutzte Anwendungen und bringen sie in die Arbeitsumgebung. Ein Paradebeispiel sind Social Media-Anwendungen wie Facebook und Instagram. Auf diese Anwendungen wird häufig zugegriffen, während die Benutzer mit dem Unternehmensnetzwerk verbunden sind. Beim Übertragen, Anzeigen oder Herunterladen von Informationen über das Unternehmensnetzwerk besteht die Gefahr, dass das Unternehmen gehackt wird oder Opfer eines Virus wird.
  • BYOD-Richtlinien; Mitarbeitern wird kein Standardsatz von Firmengeräten mehr zur Verfügung gestellt. Sie haben nun die Wahl, mit welchen Geräten sie ihre Arbeit verrichten, einschließlich ihrer eigenen persönlichen Laptops, Mobiltelefone oder Tablets. Ähnlich wie im zweiten Szenario können solche Richtlinien dazu führen, dass das Unternehmensnetzwerk potenziellen Bedrohungen ausgesetzt ist, die zu Datenschutzverletzungen oder -abschaltungen führen.
  • Reisende Mitarbeiter; Während die oben genannten alle allgemeine Anliegen sind, wollten wir auch ein wichtiges, druckspezifisches Thema aufnehmen. Menschen, die in unbekannten Büros arbeiten, haben es oft schwer, auf einen Drucker in der Nähe zuzugreifen. Entweder wird der Helpdesk eingeschaltet oder ein Kollege um Hilfe gebeten. Letzteres würde die Daten einem potenziellen unbefugten Benutzer zugänglich machen und könnte als Verletzung der Datenschutzbestimmungen angesehen werden.

Obwohl die Technologie die Art und Weise, wie die Mitarbeiter ihre Arbeit verrichten, verändert hat, sind die Mittel zur Interaktion mit Informationen weitgehend gleich geblieben. Ja, ein mobiler Mitarbeiter kann Informationen per E-Mail an andere Interessengruppen senden oder sogar Links zu bestimmten Arten von Informationen per Textlink senden. Aber je nach Art Ihres Unternehmens kann die am besten geeignete Methode zum Austausch von Informationen die gedruckte Seite sein.

Alle oben aufgeführten Szenarien werfen Bedenken auf, wenn es um das Drucken von Dateien geht. Die sicheren Drucklösungen von LRS beinhalten ein Endbenutzer-Self-Service-Druckerportal, das es mobilen Mitarbeitern ermöglicht, einen Drucker schnell zu identifizieren und zu installieren. Die Verschlüsselung kann Daten während der Übertragung schützen, um zu verhindern, dass unbefugte Benutzer auf diese Daten zugreifen können. Mobiler Druck kann sowohl entfernten als auch mobilen Mitarbeitern helfen, Dokumente schnell an ein Gerät weiterzugeben. Es ist auch eine Schlüsselkomponente für den BYOD- oder Gastdruck. Und um die Sicherheit zu erhöhen, kann der iBeacon-Support genutzt werden, um den Mitarbeitern nur dann die Freigabe von Druckaufträgen zu ermöglichen, wenn sie sich in einer bestimmten Nähe eines Druckers befinden. Das höchste Sicherheitsniveau wird durch den sicheren Pull-Druck erreicht. Der Benutzer muss sich an einem Druckgerät authentifizieren und aufzeichnen, was gedruckt wurde und von wem, was dann in einem Auditprotokoll gespeichert wird.

Wenn Sie daran interessiert sind, zu erfahren, was LRS tun kann, um Ihren Übergang zum digitalen Arbeitsplatz zu unterstützen, kontaktieren Sie bitte unser Team von Fachleuten für eine kostenlose Beratung. Oder Sie lernen mehr, indem Sie sich die aufgezeichneten Webinare für den digitalen Arbeitsplatz ansehen und zur Unterstützung mobiler Mitarbeiter.

Weitere Artikel aus der Reihe IT-Herausforderungen:

IT Challenge #7 – SAP Druck

IT Challenge #6 – Papierabfall

IT Challenge #5 – Kosteneffizientes Drucken

IT Challenge #4 – Fehlerbehebung bei Druckproblemen

IT Challenge #3 – Windows Print Server Updates

IT Challenge #2 – Druckerzuordnung in VDI Umgebungen

IT Challenge #1 – Druckerzuordnung in Windows Umgebungen

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