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Levi, Ray & Shoup, Inc.

IT Challenge #7 – SAP Druck

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In unserem IT Challenge #4 Blog - Troubleshooting Printing Problems - haben wir bereits auf den SAP-Druck und die möglichen Probleme hingewiesen, die auftreten können, wenn ein Dokument nicht gedruckt wird. Bei LRS sprechen wir oft mit Unternehmen, die mit diesen Szenarien zu kämpfen haben. Aber ein so wichtiges Thema verdient in dieser Serie einen eigenen Artikel. Wenn wir mit einem Unternehmen sprechen, das aus Backend-Anwendungen wie SAP druckt, stoßen wir in der Regel auf eine sehr komplexe IT-Infrastruktur. Leider sind solche Infrastrukturen auch fast immer ineffizient. Warum? Schauen wir es uns mal an.

Praktisch alle Unternehmen verfügen über traditionellen Windows-Druck, d.h. Drucken aus regulären Office-Anwendungen wie Outlook, Word usw. Die Verwaltung dieser Druckumgebung wird im Rahmen der Helpdesk-Aufgaben durchgeführt. Wenn ein Endbenutzer Schwierigkeiten beim Drucken hat, ruft er den Helpdesk an und das Problem wird behoben. Wie im Artikel IT Challenge #4 erläutert, sind innerhalb dieser Konfiguration mehrere Komplexitäten möglich, abhängig von der Anzahl der verwendeten Druckserver und/oder Druckmanagementlösungen. Aber egal, wie einfach oder schwierig es sein mag das Problem zu lösen, es wird von demselben Helpdesk-Vertreter bearbeitet.

Beim Drucken aus SAP ist das nicht der Fall. Der SAP-Druck ist ein ganz anderes Paar Schuhe. Dies ist eine geschäftskritische Investition, die manchmal in den Bereich von mehreren Millionen Dollar oder Euro fällt. Daher konzentriert sich jeder stark darauf, die Infrastruktur so funktionieren zu lassen, wie sie sollte.... einschließlich des Druckens. Um die Investition zu sichern und die Systeme am Laufen zu halten, gibt es ein eigenes Team, das die SAP-Umgebung verwaltet. Neben der Verwaltung der Umgebung befassen sie sich auch mit allem, was bei einer Herkunft aus SAP schief gehen könnte, einschließlich eines Fehlers beim Drucken. Im Gegensatz zu den meisten "normalen" Bürodruckaufträgen sind diese für das Unternehmen von entscheidender Bedeutung.

Wenn diese Dokumente beispielsweise nicht oder nicht ordnungsgemäß gedruckt werden, kann es zu Lieferverzögerungen kommen. Wir haben von Kunden erfahren, dass Sendungen abgelehnt wurden, weil sie aufgrund eines Druckfehlers nicht rechtzeitig verschickt werden konnten. Wir haben auch von Fehlern gehört, bei denen Testseiten wie echte Versandpapiere behandelt und verschickt wurden. Beide hatten schwerwiegende finanzielle Folgen für das Unternehmen.

Die Lösung solcher Druckprobleme muss rechtzeitig erfolgen, um Verzögerungen zu minimieren oder ganz zu vermeiden. Hier liegt die Herausforderung: Ein Endanwender muss den Druckfehler weiterhin an den Helpdesk melden. Der Helpdesk muss die Ursache des Problems ermitteln. Handelt es sich um ein Serverproblem, ein Druckerproblem oder hat das Problem seinen Ursprung in der SAP-Anwendung selbst? Sobald festgestellt wurde, dass es kein Druckserver- oder Druckerproblem gibt, kontaktiert der Helpdesk das SAP-Team, um die Leitung zu übernehmen. Bis dahin kann eine beträchtliche Zeit verstrichen sein. Je nachdem, wie schnell das SAP-Team das Problem lösen kann, werden sich die Geschäftsprozesse wahrscheinlich verzögern, bis das Problem gelöst ist. Gleichzeitig verbringen sie ihre wertvolle Zeit mit der Lösung von Druckproblemen, wenn es darum geht, das SAP-System zu verwalten. Die Kosten summieren sich schnell.

Deshalb ist ein zuverlässiges Ausgabe- und Druckmanagement ein wichtiger Erfolgsfaktor für Unternehmen, die SAP-Anwendungen einsetzen. Eine solche Lösung fungiert als Zwischenschicht zwischen dem SAP-Server und den Druckern. Es übernimmt die Informationen aus SAP und teilt sie dem Drucker mit, danach meldet es dem Endanwender, dass der Auftrag erfolgreich produziert wurde. Im Falle eines SAP-Druckproblems wird das Problem entweder gelöst oder an die zuständige Person gemeldet. So werden unnötige Verzögerungen im Arbeitsablauf vermieden. Darüber hinaus markiert eine Output-Management-Lösung auch Testseiten deutlich, damit sie nicht mit echten Bestellungen oder Versandpapieren verwechselt werden.

Der Wert einer solchen Lösung ist hoch und die Kosten relativ niedrig, wenn man die Investitionen in die Implementierung und das Management der SAP-Umgebung betrachtet. Bei LRS haben wir viele zufriedene Kunden, aber diejenigen, die ihre SAP-Druckprobleme lösen konnten, sind vielleicht die glücklichsten von allen. Wenn Sie Schwierigkeiten und finanzielle Folgen haben, weil Sie nicht aus SAP oder anderen geschäftskritischen Anwendungen drucken können, kontaktieren Sie uns, um zu erfahren, wie LRS-Druck- und Output-Management-Lösungen helfen können.

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