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Levi, Ray & Shoup, Inc.

Sfida IT #7 – Stampa da SAP

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Nel nostro blog Sfida IT n°4 - Risoluzione dei problemi di stampa - abbiamo già accennato alla stampa SAP e ai potenziali problemi che possono verificarsi quando un documento non viene stampato. In LRS, spesso parliamo con aziende che si trovano in difficoltà con questi scenari. Ma un argomento così importante merita un articolo a sé stante in questa serie. In genere, quando parliamo con un'organizzazione che stampa da applicazioni back-end come SAP, ci imbattiamo in un'infrastruttura IT molto complessa. Sfortunatamente, anche queste infrastrutture sono quasi sempre inefficienti. Perché? Diamo un'occhiata.

Praticamente tutte le organizzazioni hanno la classica stampa da Windows, ovvero la stampa da normali applicazioni d'ufficio come Outlook, Word, ecc. La gestione di questo ambiente di stampa è gestita come parte dei compiti dell'helpdesk. Se un utente finale ha difficoltà durante la stampa, chiama l'helpdesk e il problema viene risolto. Come discusso nell'articolo Sfida IT n°4, ci sono diverse complessità possibili all'interno di questa configurazione, a seconda del numero di server di stampa e/o soluzioni di gestione della stampa utilizzate. Tuttavia, indipendentemente da quanto sia facile o difficile risolvere il problema, esso viene gestito dallo stesso rappresentante dell'helpdesk.

Non è così quando si tratta di stampare da SAP. La stampa SAP è un mondo completamente diverso. Si tratta di un investimento business-critical che a volte si aggira su cifre di molti milioni di dollari o di euro. In quanto tale, tutti sono fortemente concentrati nel far funzionare l'infrastruttura come dovrebbe.....compresa la stampa. Per garantire l'investimento e mantenere i sistemi in funzione, c'è un team dedicato che gestisce l'ambiente SAP. Oltre a gestire l'ambiente, si occupano anche di tutto ciò che potrebbe andare storto se ha origine in SAP, compresa la mancata stampa. A differenza della maggior parte dei lavori di stampa "classici" in un ufficio, questi sono fondamentali per l'organizzazione.

Ad esempio, se questi documenti non vengono stampati o non vengono stampati correttamente, possono verificarsi ritardi nella spedizione. Abbiamo clienti che ci hanno confermato di aver avuto spedizioni rifiutate perché non hanno potuto essere inviate in tempo a causa di un errore di stampa. Abbiamo anche sentito parlare di errori in cui le pagine di prova sono state trattate come veri documenti di spedizione e il materiale è stato spedito per errore. Entrambi hanno avuto gravi conseguenze finanziarie per l'organizzazione.

La soluzione di tali problemi di stampa deve essere effettuata in modo tempestivo per ridurre al minimo i ritardi o prevenirli completamente. È qui che si trova la sfida: un utente finale dovrà comunque segnalare l'errore di stampa all'helpdesk. L'helpdesk deve determinare la causa del problema. Si tratta di un problema del server, della stampante o il problema ha origine nell'applicazione SAP stessa? Una volta stabilito che non ci sono problemi con il Print Server o la stampante, l'helpdesk contatta il team SAP per risolvere il problema. A quel punto, potrebbe essere trascorso un periodo di tempo significativo. A seconda della velocità con cui il team SAP può risolvere il problema, i processi aziendali saranno probabilmente ritardati fino alla risoluzione del problema. Allo stesso tempo, il tempo prezioso del team viene speso per risolvere i problemi di stampa quando il loro vero compito è quello di gestire il sistema SAP. I costi si sommano rapidamente.

Per questo motivo l'affidabilità della gestione dell'output e della stampa è un fattore chiave di successo per le aziende che utilizzano applicazioni SAP. Tale soluzione funge da livello intermedio tra il server SAP e le stampanti. Prende le informazioni da SAP e le comunica alla stampante, dopodiché riferisce all'utente finale che il lavoro è stato elaborato con successo. Nel caso di un problema di stampa SAP, il problema viene risolto o segnalato alla persona competente. In questo modo si evitano inutili ritardi nel flusso di lavoro. Inoltre, una soluzione di gestione dell'output segna chiaramente le pagine di prova in modo che non vengano scambiate per veri ordini o documenti di spedizione.

Il valore di una soluzione di questo tipo è elevato e il costo è relativamente basso se si considera l'investimento che è stato fatto per implementare e gestire l'ambiente SAP. In LRS abbiamo molti clienti soddisfatti, ma coloro che sono stati in grado di risolvere i loro problemi di stampa sono i più soddisfatti. Se avete difficoltà e conseguenze finanziarie dovute al fatto di non essere in grado di stampare da SAP o da altre applicazioni business-critical, contattateci per scoprire come le soluzioni di stampa e di gestione dell'output di LRS possono essere d'aiuto.

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