En nuestra primera serie de artículos sobre retos para la TI, hablamos de las complicaciones que tenía asignar impresoras en entornos Windows. Encontrar e instalar las impresoras ya resulta complejo cuando los usuarios básicamente inician sesión en las mismas estaciones de trabajo todos los días. Si quiere saber lo que es un reto de verdad, imagine lo que pasa cuando los usuarios no tienen asignada una estación de trabajo fija. Imagine si, con cada inicio de sesión, tuviera que básicamente reconstruir todo el entorno de impresión desde cero.
En los últimos años, las organizaciones han adoptado distintos enfoques de organización del entorno de oficina en el que los empleados desempeñan su trabajo. Los cambios estaban motivados por el coste, las necesidades de seguridad, las iniciativas de simplificación de la TI, los esfuerzos de consolidación del hardware u otros factores. En la mayoría de los casos, las necesidades del usuario final estaban al final de la lista de prioridades. Hasta ahora.
Cada vez son más las organizaciones, incluida LRS, que empiezan a dar más prioridad a la experiencia del usuario final. Lamentablemente, algunos de los cambios que se implementaron en el pasado han hecho que la impresión resulte ligeramente menos práctica para estos usuarios. Esta situación pone al departamento de TI ante una decisión difícil: ¿invertir los cambios realizados en el pasado o intentar hacer que funcionen de una manera más fácil de usar? Por los plazos y el coste que se asignan a estos proyectos, lo ideal es adoptar la segunda opción.
Los proyectos de infraestructura de escritorios virtuales (VDI) e impresoras multifunción (MFP) para grupos de trabajo son solo dos ejemplos de iniciativas que han ofrecido más beneficios a los departamentos de TI que a los usuarios finales que los utilizan. ¿Por qué? En ambos casos, los usuarios tuvieron la sensación de que «se les estaba quitando algo»; en el primer caso ordenadores físicos y en el segundo impresoras personales de sobremesa. ¿Le gusta ese ordenador de sobremesa o portátil que puede personalizar con software para hacer bromas descargado del Hinternec? ¿Y la impresora que tiene en la mesa, en la que puede imprimir divertidos memes y las fotos de las vacaciones? Claro que sí. Pues bien, el departamento de TI lo cambiará por una estación de trabajo «vacía» bloqueada y precargada con software seleccionado por la empresa. También tendrá la oportunidad de establecer nuevos récords en su smartwatch, ahora que tiene que ir a por los documentos a la impresora multifunción que está al final del pasillo, cerca de la sala de descanso.
La adopción de estas dos medidas puede ayudar a la organización a ahorrar dinero. La cuestión es que, para el usuario final, suponen una mayor complejidad porque, en muchos casos, cuando un usuario cierra su sesión del escritorio virtual, se pierden los cambios realizados en las impresoras definidas o en los ajustes, los controladores y otras opciones de la impresora. La próxima vez que el usuario inicie sesión, tendrá que repetir todos estos ajustes, aunque esté trabajando desde el mismo puesto.
Esta forma de trabajar resulta incómoda tanto para el usuario final como para el administrador del sistema. Mantener sincronizados los cambios en la sesión del usuario y en el servidor es una labor, por ser generosos, complicada, más aún cuando conlleva actualizar controladores o quitar y añadir colas de impresión. Hay mucha información disponible sobre imprimir en entornos de VDI y utilizar herramientas de asignación de impresoras, por ejemplo aquí en el sitio de soporte de Citrix. Sí que podemos decir que, en términos generales, no es un paseo.
Ahora, volvamos a la conocida como «la oficina del futuro», aquella que gira en torno a la comodidad del usuario final. Probablemente, un entorno de este tipo ofrezca una forma de gestionar la impresión de una forma que resulte cómoda para el usuario. Afortunadamente, hay diversas formas de mejorar la experiencia de impresión en estos entornos de VDI, como herramientas de asignación de impresoras e impresión por proximidad. Ya hablamos de las herramientas de asignación de impresoras para Windows en nuestro primer artículo de esta serie, y el funcionamiento en los entornos de VDI es el mismo. Ofrecen una forma sencilla de que los usuarios finales encuentren e instalen las impresoras sin que el servicio de asistencia tenga que intervenir. Además, en los entornos de VDI, estas herramientas avanzadas guardan los cambios en impresión realizados durante la sesión, y se recordarán en los siguientes inicios de sesión.
Desde la perspectiva del usuario final, el proceso de impresión simplemente es tal como solía ser en un ordenador con Windows. Es así incluso con los controladores de impresión nativos. La página del sitio de Citrix anteriormente mencionada hace referencia al uso de su controlador de impresión universal, lo cual representa un enfoque lógico en un escenario tan complejo. Sin embargo, con el enfoque que LRS adopta de la asignación de impresoras, es posible usar controladores de impresión nativos sin que surjan conflictos entre la información del servidor y de la sesión.
Otra forma de hacer que la impresión VDI sea más sencilla para el usuario y reducir la complejidad de la TI es implementar la impresión por proximidad. Las impresoras cercanas se instalan automáticamente según la ubicación del usuario final, ni el servicio de asistencia ni el usuario final tienen que intervenir. Imagínese entrar en una oficina nueva en la que nunca ha estado. En cuanto inicia sesión, puede imprimir automáticamente en diversas impresoras cercanas. La dirección IP de su terminal determina qué impresoras se asocian a su sesión, para que los documentos se impriman cerca. Esto facilita la vida a los usuarios y a los administradores de TI, ya que hay menos parámetros que configurar y mantener.
¿Quiere saber más sobre la asignación de impresoras en entornos de VDI o las soluciones LRS para gestionar la impresión en empresas con implementaciones de VDI? Póngase en contacto con los expertos de LRS, visite nuestro sitio web o visítenos en uno de nuestros próximos eventos.