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Levi, Ray & Shoup, Inc.

Dokumenten Management–Albtraum oder Traumprojekt?

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Es ist soweit. Sie sind für ein neues Dokumenten Management Projekt verantwortlich. Sie haben eine Vorstellung, wie das Resultat aussehen soll und eine Liste mit den benötigten Informationen zur Erreichung Ihrer Ziele. Jedoch ist das „Wie“ der schwierige Teil. Verschiedene Einzelteile des Puzzles haben Sie bereits gelöst, andere können Sie einfach zusammenfügen, jedoch gibt es noch weitere, die einzeln durchgearbeitet werden müssen.

Es gibt vielleicht ein paar "must have"-Projektziele, und drei weitere, bei denen Sie annehmen, dass sie einfach unerreichbare "Wunschzettel"-Produkte sind. Warum? Weil Sie sich nicht vorstellen können, dass ein einziger Anbieter alle sechs gewünschten Projektziele erfüllen kann.

Das könnte wahr sein oder auch nicht. Aber vielleicht könnte dieser Dokumenten Management „Wunschzettel“ eine Chance für Sie und Ihren Projektpartner sein, um Ihr kreatives Denken einzusetzen.

Unabhängig davon, in welcher Branche Sie tätig sind, werden Sie wahrscheinlich auf ein Dokumenten Management-Projekt stoßen, welches über den Rahmen eines einfachen Standardpakets hinausgeht. Ein Projekt kann beispielsweise Dokumente aus mehreren Datenquellen, in verschiedenen Formaten, für komplett unterschiedliche Ausgabekanäle und so weiter enthalten. Wenn Dokumentdaten vor dem Druck mehrfach verarbeitet werden müssen, ist eine Standardlösung für das Dokumenten Management möglicherweise nicht die beste Lösung. Aber ein wenig kreative Dokumentformatierung durch Ihre App-Entwickler in Verbindung mit der richtigen Mischung von Herstellerprodukten könnte den Zweck erfüllen.

Stellen Sie sich zum Beispiel diese Herausforderung vor: Ein Dokumentenbündel muss mit Barcodes und/oder Postleitzahlen zusammengestellt und geliefert werden, um eine nachprüfbare Lieferung zu gewährleisten. Die Dokumente im Paket sind in unterschiedlichen Formaten und von verschiedensten Quellen. Ihre Aufgabe ist es, eine Lösung zu entwickeln, die den Lieferumfang erfasst und ermittelt, wann der Dokumentensatz vollständig ist.

Der nächste Schritt könnte darin bestehen, die Einzelteile nach Größe oder Typ zu sortieren, um geeignete Barcodes und/oder Versandmarkierungen anzubringen. Einige Teile des Dokuments müssen möglicherweise nur gedruckt werden, während andere auch für zukünftige Projektaufgaben archiviert werden müssen. Schließlich müssen Sie wahrscheinlich die Dokumentenverfolgung und -berichterstattung integrieren, um die Standards der Betriebsprüfung einzuhalten. 

Zumindest würde das oben beschriebene Beispiel die Datenerfassung, Verifizierung, Sortierung, Zusammenführung, Liefervorbereitung und Auditierung erfordern. Dies sind eher übliche Aktivitäten innerhalb eines Unternehmens, welches sich täglich mit der Dokumentenlieferung an interne und/oder externe Empfänger beschäftigt. Aber diese zu einem automatisierten und dennoch flexiblen Prozess zu kombinieren, ist der knifflige "Wie"-Teil der zuvor erwähnten Herausforderung.

Levi, Ray & Shoup, Inc. bietet spezialisierte Projektunterstützung im Bereich Dokumenten Management in Form von Zusammenarbeit, Anpassung und integrierter Softwareimplementierung an. Auf dem „Wunschzettel“ von Dokumenten Management Implementierungen stehen häufig die grundlegenden Softwarefunktionen, wie intelligente Dokumentenbündelung, Aufteilung und Formatierung. Unsere Software übernimmt diese Funktionen ebenso wie die programmgesteuerte Lieferung anhand von verschiedenen Metadaten und einem kompletten Audit-Trail, welcher Berichte mit Metriken für alle Berührungspunkte mit den beteiligten Dokumenten enthält. Die Fähigkeit der Software, jede der erforderlichen Aufgaben in einem optimierten Workflow zu bewältigen, kombiniert mit einer vollständigen Dokumentenverfolgung, ist die Grundlage für erfolgreiche Ergebnisse.

Am Ende reicht eine flexible Software nicht aus. Die schwierigste Herausforderung im Dokumenten-Bereich erfordert die Unterstützung eines Herstellers mit jahrzehntelanger Erfahrung und der Bereitschaft, Hand in Hand mit Ihrem Team an der Erreichung Ihrer Projektziele zu arbeiten. Sobald Sie alle Projektziele in einem Projekt-Ablaufdiagramm festgehalten haben, kann das Unmögliche möglich erscheinen. Wenn Sie und Ihre Kollegen an einem Dokumenten Management-Projekt beteiligt sind, welches nur durch Magie oder Hexerei erreichbar zu sein scheint, könnte dies die Zeit sein, um LRS für ein erstes Beratungsgespräch zu beauftragen. Hunderte Mann-Jahre an Erfahrungen im Dokumenten-Bereich sind nur einen Telefonanruf entfernt.

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