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Levi, Ray & Shoup, Inc.

LRS Output Management

La Digital Workplace | Vers le Zéro Papier

Le futur lieu de travail – Se passer de papier dans un bureau digital

Il existe plusieurs façons d'utiliser moins de papier pour le travail quotidien. Cependant, un environnement de bureau entièrement sans papier est encore rare. Depuis que l'objectif est apparu, un certain nombre de grandes entreprises ont réussi à éliminer tout le papier de leurs bureaux. Il ne s'agit pas nécessairement d'éliminer complètement l'utilisation du papier. Le passage au digital peut également impliquer une réduction considérable de l'utilisation du papier au bureau.

Le futur bureau ressemble à une Digital Workplace. Il s'agit de passer à terme à une situation où aucun papier n'est utilisé et où toutes les données sont digitales. Souvent, cet objectif est fixé dans un avenir lointain et le chemin qui y mène est jalonné de mesures visant à réduire la consommation de papier. Elle est née d'une préoccupation environnementale croissante combinée à des objectifs de durabilité et de réduction de l'empreinte écologique.

Comment se passer de papier

Une stratégie de bureau sans papier commence par une analyse des processus à forte intensité de papier. Outre les impressions bureautiques habituelles, la majorité du papier provient de la correspondance physique et des télécopies reçues. Ces dernières sont imprimées, puis souvent classées, soit sous forme digitale, soit sous forme papier. La quantité de papier utilisée est réduite considérablement en numérisant tous ces documents, y compris les factures et les contrats, puis en les stockant dans un système d’archivage en ligne, aussi appelé classeur digital. Certaines entreprises ou certains services auront encore besoin d'imprimer des documents dans un avenir prévisible. Une signature peut nécessiter l’impression de contrats et d’accords. Même si la légalité d'une signature digitale a été déclarée il y a des années.

La fonctionnalité OCR des solutions LRS permet aux utilisateurs d'extraire des informations précieuses qui peuvent ensuite être utilisées pour effectuer une veille économique sur des documents numérisés.


LRS peut aider les organisations à mettre en œuvre et à exécuter une stratégie de bureau sans papier. Nous disposons d'un éventail de solutions. Toutes ces solutions fonctionnent parfaitement ensemble. MFPsecure/Scan transforme les documents papier en documents numériques et les envoie vers un dossier de fichiers, un portail, un répertoire Cloud, une adresse mail, un serveur FTP et des plateformes de stockage telles que PageCenterX. Cette solution logicielle permet de classer les documents ou de les acheminer vers la destination appropriée. Si les fichiers sont partagés avec d'autres personnes via PageCenterX, le système demandera aux utilisateurs de choisir l'option "Imprimer ou visualiser" pour encourager la consultation en ligne plutôt que l'impression.

MFPsecure/Scan et PageCenterX peuvent être utilisés pour scanner et archiver les livres d'enregistrement des visiteurs. Pour des raisons de sécurité, ils peuvent être stockés sous forme numérique et - si nécessaire - peuvent être récupérés pour une consultation rapide par la sécurité.

La numérisation des documents papier et leur stockage dans un logiciel de classement en ligne offrent de grands avantages, outre la composante « sans papier ». Elle réduit le temps nécessaire pour organiser ou récupérer les fichiers. Toutes les données peuvent être partagées facilement et sont disponibles en tout lieu. Elle permet également d'éviter les erreurs qui peuvent se produire lors du classement manuel des données. Elle est également plus sûre et plus fiable. C'est un autre aspect qui devient de plus en plus important. Et comme les fichiers peuvent également être consultés pendant les éventuelles périodes d'arrêt, il n'y a pas d'impact sur la productivité des employés lorsqu'une panne survient.

Réduire la consommation de papier

S'il n'est peut-être pas aussi facile de se passer complètement de papier, la réduction de la consommation de papier l'est. La première étape consiste à fixer des objectifs individuels pour l'impression de documents susceptibles de se retrouver à la poubelle (courriers électroniques, présentations). Si un document doit être imprimé, le paramétrage du recto-verso réduira le volume de papier de 35 %. LRS propose une politique d'impression. Cela permet aux administrateurs informatiques de fixer certaines règles qui peuvent être soit suggérées, soit appliquées. C'est une autre partie du processus vers un environnement sans papier.

Un environnement sans papier peut finalement améliorer le cœur de l'entreprise. Avec une visibilité accrue et une identification rapide des informations nécessaires, une sécurité accrue et une plus grande flexibilité. Le futur lieu de travail a beaucoup à gagner. Les solutions LRS peuvent contribuer à cette transformation grâce à des solutions d'archivage numérique, de numérisation et de capture, et bien plus encore. Prenez rendez-vous avec nos experts pour savoir comment LRS peut être un partenaire stratégique pour les entreprises qui souhaitent s'efforcer de parvenir à un lieu de travail sans papier.