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Levi, Ray & Shoup, Inc.

Software de archivado: guardar algo más que documentos

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¿Qué tienen en común Al Capone, Richard Nixon y la desaparecida auditora Arthur Andersen?

Los documentos. Más concretamente, los tres perdieron el control por no controlar el acceso a documentos y registros confidenciales en los que había información sobre ellos.

Casi todo el mundo conoce la historia de la caída de Capone que se cuenta en la película de 1987 Los Intocables de Eliot Ness. Después de años de que lo investigaran por delitos como asesinato y crimen organizado, entre otros, a Al Cara Cortada Capone lo condenaron y enviaron a Alcatraz solo por no pagar sus impuestos. ¿La prueba decisiva? Dos libros mayores «cifrados» que, por desgracia para Al, contenían todas las pruebas necesarias para demostrar sus fechorías.

Del mismo modo, la presidencia de Richard Nixon fue sacudida por la publicación de los archivos del Pentágono, que fue la causa de que Nixon se esforzara tanto para impedir filtraciones de registros mayores y más graves, lo que terminó con su dimisión. En el caso de Arthur Andersen, principal auditora de la infame empresa energética Enron, sus problemas críticos con los documentos no se derivaron de revelar demasiada información, sino más bien de no conservar los registros de los clientes el tiempo suficiente.

¿Entonces qué?

Es posible que se pregunte qué tiene que ver cualquiera de estos ejemplos con su organización. De hecho, mucho. En su actividad comercial ordinaria, las organizaciones crean documentos y otros registros que reflejan sus transacciones internas y externas. Formularios de ingreso de pacientes. Archivos de RR. HH. Manifiestos. Lo que sea. La capacidad de controlar quién tiene acceso a registros como estos (y dónde, cómo y durante cuánto tiempo) es fundamental. El software de archivado puede ayudar.

Los documentos y demás registros suelen contener información confidencial sobre su actividad principal, como la identidad de sus clientes, de sus proveedores, de sus empleados, etc. Es decir, el tipo de información que a su competencia le puede interesar conseguir. Para proteger esta información, el software de archivado puede capturar de forma segura registros «creados digitalmente» (por ejemplo, mensajes de correo electrónico y versiones de documentos en PDF) y material electrónico digitalizado creado mediante un proceso de escaneo y almacenarlo todo en un repositorio cifrado en línea. Una vez guardados los archivos en este lugar seguro, todos los intentos de verlos, imprimirlos, reenviarlos, eliminarlos o usarlos de cualquier otra manera se pueden registrar, controlar e incluso impedir gracias a los derechos de acceso de los usuarios. Así, aun en el caso de que los documentos acaben en las manos equivocadas, tendrá herramientas para encontrar el origen de la filtración.

Este nivel de control tiene otras ventajas. Por ejemplo, cuando los usuarios saben dónde encontrar un documento dado en formato electrónico, pueden sentirse menos inclinados a imprimirlo. Esto es así sobre todo si el software de archivado permite acceder al documento con el navegador de un dispositivo móvil, pues desplazarse por las páginas de un documento en una tableta es más sencillo que llevar a todas partes un montón de informes impresos. Menos impresión significa menos costes de impresión, cosa que agradece cualquier organización.

Tiempo de esparcir piedras, y tiempo de juntar piedras…

Es evidente que almacenar los documentos en software de archivado electrónico es una forma más segura y controlable de preservar la información. Sin embargo, aunque archivar los registros es importante, saber cuándo y cómo destruirlos de forma responsable es igual de importante. De hecho, puede salvar su empresa.

En el 2001, las agencias reguladoras investigaban a la empresa energética Enron por prácticas comerciales cuestionables. Como es lógico, una de las primeras cosas que querían las autoridades policiales era juntar y analizar todos los documentos comerciales que pudieran conseguir. La auditora de Enron, la famosa empresa Arthur Andersen, ordenó a su personal de forma repentina y terminante que «se asegurara de que los miembros del equipo cumplieran» con la política de retención de documentos. El mensaje implícito de esta orden causó la rápida destrucción de numerosos documentos en papel y en formato electrónico, presumiblemente para que no cayeran en poder de los investigadores del gobierno.

Lecciones aprendidas

Cualquiera que tenga edad suficiente para recordar el colapso de Enron conoce el resultado. Los ejecutivos de Enron fueron procesados, y algunos fueron a la cárcel. Los inversores perdieron innumerables millones. Arthur Andersen, una empresa fundada en 1913 y una de las cinco mayores auditoras del mundo, fue expulsada del negocio a todos los efectos y propósitos. Y lo más importante es que los escándalos consiguientes provocaron la aprobación de la Ley Sarbanes-Oxley del 2002, que impuso nuevos requisitos sobre almacenamiento, destrucción, retención y auditoría de registros electrónicos. Existen leyes similares para asegurar el cumplimiento de las normativas sanitarias, gubernamentales y sobre datos de usuario generales. Dichas leyes continúan afectando a las empresas hasta hoy.

El software de archivado de documentos simplifica el cumplimiento de estas normativas mediante la automatización de innumerables procesos relacionados con documentos. Los usuarios autorizados pueden acceder de forma rápida y sencilla a la información que necesitan para hacer su trabajo, y las organizaciones tienen un registro de auditoría completo en el que se describen el quién, el qué, el dónde, el cuándo y el cómo del uso de documentos. Las funciones de retención de documentos basadas en reglas garantizan la eliminación automática de los documentos innecesarios de acuerdo con las órdenes corporativas o gubernamentales.

¿Menos trabajo, más seguridad y menos exposición a acciones legales? Me suena bastante bien.

(Revelación: en la década anterior al incidente de Enron, el autor trabajaba en la organización hermana de Arthur Andersen, Andersen Consulting LLP, que ahora se conoce como Accenture).

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