In unserer modernen Geschäftswelt sind zwei Dinge so sicher wie das Amen in der Kirche: Unternehmen wollen so viel Geld wie möglich sparen und Mitarbeiter fordern mehr Freiheit in der Ausübung ihrer Aufgaben. Es ist also kein Wunder, dass IT-Abteilungen rasch in „Selfservice“-Funktionen investieren. Diese geben Benutzern die Kontrolle über bestimmte Aspekte der Technologie, die einst für den durchschnittlichen Mitarbeiter als viel zu komplex oder riskant betrachtet wurden.
Die Legionen an technisch versierten Mitarbeitern, die mit der digitalen Welt großgeworden sind (sowie die ständige Forderung nach mehr Effizienz und höheren Produktmargen in Unternehmen) verlangen eine Veränderung. Die Tage, an denen IT-Abteilungen IT-Ressourcen wie PCs, Netzwerke, Drucker, Anwendungen usw. strengstens kontrollieren konnten, sind längst gezählt. Stattdessen wünschen sich Benutzer einen umfassenderen Zugriff auf verschiedene IT-Ressourcen und die Kontrolle über diese Ressourcen. Sie werden nicht brav Stunden, Tage oder gar Monate warten, bis ein IT-Mitarbeiter ihre Probleme löst. Wenn die IT das Problem nicht innerhalb weniger Minuten behoben hat, helfen sie sich eben selbst. Die IT muss daher ab sofort die Art und Weise ändern, in der sie ihre Services an interne Kunden bereitstellt, ob an neue Mitarbeiter oder erfahrene Führungskräfte.
Eine kürzlich von Gartner durchgeführte Studie („Your IT Self-Service Strategy Must Be Driven by Your Business Culture“ (Ihre IT-Selfservice-Strategie muss auf Ihrer Unternehmenskultur basieren), Juni 2015) zeigt, dass der IT-Selfservice die Anzahl der IT-Helpdesk-Anfragen zwar fast halbieren kann, aber nur 34 % der IT-Abteilungen derzeit solche Selfservices anbietet. Zudem geben laut Gartner 25 % der IT-Abteilungen den Mangel an angemessenen Tools als wichtigstes Hindernis bei der erfolgreichen Nutzung von IT-Selfservice-Funktionen an. Andere Analysten und Experten weisen darauf hin, dass schlechte Planung, ein schlechtes Design und eine schlechte Implementierung zur geringen Akzeptanz von IT-Selfservice-Angeboten bei Benutzern beitragen.
Sehen wir der Tatsache ins Auge: Moderne Benutzer wissen aus erster Hand, wie einfach Technologie sein kann. Sie verstehen aufgrund ihrer täglichen Erfahrungen mit PCs, Smartphones und dem Internet, was möglich ist. Ihre Erwartungen sind dementsprechend sehr hoch. Die Auswirkungen sehen wie folgt aus: Wenn Benutzer nicht intuitiv verstehen wie eine neue IT-Selfservice-Funktion zu verwenden ist, stellen sie ihre Nutzung ein und das Projekt geht den Bach runter. Und damit auch die versprochenen Kosteneinsparungen.
Wir können nicht all Ihre IT-Selfservice-Probleme lösen. Dennoch kann LRS Sie bei einem der größten Anlässe für Benutzerfrustration unterstützen, nämlich der Fähigkeit, Drucker im gesamten Unternehmen schnell zu finden und zu verbinden. Technologien und Veränderungen im Geschäft haben einen Arbeitsplatz geschaffen, an dem Mitarbeiter mitunter jeden Tag der Woche an einem anderen Schreibtisch sitzen. Aufgrund von „Hoteling/Hot-Desking“ und anderen alternativen Arbeitsplatz-Arrangements benötigen Benutzer eine einfache Methode, um ein Gerät in der Nähe zu finden und darauf zu drucken – ohne ständig bei Helpdesk anrufen zu müssen. IT-Abteilungen benötigen im Gegenzug eine Lösung, die eine schnelle Bereitstellung und Verwaltung ermöglicht, damit Informationen und zugewiesene Ressourcen immer auf dem neuesten Stand sind. Beide Gruppen müssen erfolgreich sein, damit das Unternehmen von den versprochenen Kosteneinsparungen und Produktivitätssteigerungen profitieren kann.
Das „Selfservice-Druckerportal“ von LRS stellt Benutzern eine einfache und intuitive Methode zur Suche nach Druckgeräten in der Nähe bereit. Anschließend können sie einfach auswählen, welche Geräte ihren Desktops hinzugefügt werden sollen. Anhand von Grundrissen und der Metadatensuche (z. B. nach dem Bürostandort) können Benutzer ganz einfach den Drucker finden, der ihren Anforderungen am ehesten entspricht. Mit einem einfachen Klick auf ein Druckersymbol wird der entsprechende Drucker nahtlos heruntergeladen, auf dem Desktop des Benutzers installiert und das ganz ohne Benutzereingriff.
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Die Web-Anwendung des Druckportals kann in Ihr bestehendes Unternehmensportal integriert werden. So können IT-Mitarbeiter es problemlos mit neuen/geänderten Grundrissen aktualisieren und Drucker nach Bedarf löschen oder hinzufügen. Anpassbare Bildschirme ermöglichen eine Lokalisierung in unterschiedliche Sprachen, um den Nutzen in mehrsprachigen Umgebungen zu steigern. Alle Druckerdefinitionen und relevante Metadaten werden über den LRS Enterprise Output Server dynamisch bereitgestellt. So müssen Sie Informationen nicht mehr an mehreren Orten gleichzeitig definieren und pflegen. Ziehen Sie einfach die Druckersymbole auf den entsprechenden Grundriss und schon sind Sie fertig. Und da für die fortlaufende Wartung nur minimale IT-Fähigkeiten erforderlich sind, kann diese auch von technischen Mitarbeitern übernommen werden, die nicht über Administratorrechte verfügen.
Ist es wirklich so einfach? Absolut! Also tun Sie etwas Nettes für Ihre Benutzer-Community und stellen Sie Selfservice-Funktionen für sie bereit. Und wenn Ihre Benutzer zufriedener und produktiver sind, sind Sie es auch: Eine echte Win-Win-Situation, von der einfach alle profitieren.