Aufgedeckt: Was ist Secure Print?

Sehen Sie es ein: Von dem Moment an, in dem ein Benutzer oder eine Anwendung ein Dokument zum Drucken erzeugt, ist dieses Dokument einer Vielzahl von Bedrohungen ausgesetzt. Der Begriff "Secure Print" beinhaltet den Schutz der Dokumente bei jedem Schritt von der ursprünglichen Anwendung bis zum Zielgerät sowie einen Mechanismus zur Verfolgung gedruckter Dokumente.

Lassen Sie uns die verschiedenen Gefahren, denen Dokumente ausgesetzt sind, durchgehen und darüber nachdenken, wie man sie davor schützen kann:

Network Traffic: Die Bedrohung

Betrachtet man den gesamten Druckprozess, so wird normalerweise eine Druckdatei von einer Anwendung oder einem Benutzerarbeitsplatz an einen Druckserver gesendet, der die Datei an den Zieldrucker weiterleitet. Wenn alternativ der direkte IP-Druck aktiviert ist, wird die Druckdatei direkt aus der Anwendung an einen Drucker gesendet. In beiden Fällen wird die Druckdatei über ein Netzwerk übertragen und während dieser Übergangszeit sind die Daten gefährdet. Warum? Weil die Druckdatei zum Lesen bestimmt ist und die darin enthaltenen Informationen mit frei herunterladbaren Tools leicht eingesehen werden können.

Die Lösung

Eine Möglichkeit um die Gefährdung von Dokumenten, die im Netzwerk übertragen werden, zu verhindern, besteht darin, die Daten zu verschlüsseln. LRS kann Druckaufträge mit seiner LRS-Queue Client-Software verschlüsseln. Dieser Client läuft auf mehreren Plattformen und bietet eine Befehlszeilenoberfläche, die es Benutzern und Anwendungen ermöglicht, Dokumente an die LRS-Produkte für das Druck-/ Output Management zu senden. Die Dokumentdaten werden mit Hilfe der Advanced Encryption Standard (AES)-Technologie übertragen, um die Inhalte vom Zeitpunkt der Übermittlung bis zur endgültigen Auslieferung zu schützen.

Eine weitere Möglichkeit, Druckaufträge zu verschlüsseln, ist die Verwendung des "Internet Printing Protocol over SSL" (IPPS).

LRS unterstützt IPPS für die Übertragung von Druckaufträgen von Windows-, Mac- und Linux-Desktops, um eine sichere Übertragung über das Netzwerk an den LRS Enterprise Output Server zu gewährleisten. Der LRS Enterprise Output Server kann auch IPPS verwenden, um ein verschlüsseltes Dokument an einen Netzwerkdrucker oder ein Multifunktionsgerät zu senden.

Kurz gesagt, LRS unterstützt die Verschlüsselung von der Anwendung bis zum Gerät, unabhängig davon, auf welcher Plattform die Anwendung läuft - von mobil bis Mainframe.

Unbeaufsichtigte Dokumente, die im Ausgabefach liegen: Die Bedrohung

Wenn jemand eine Datei druckt, gelangt das Dokument in der Regel innerhalb von Sekunden in das Ausgabefach eines Druckers. Wenn der Benutzer, der den Druckauftrag übermittelt hat, am Drucker ankommt, wartet die Ausgabe daher dort "unbeaufsichtigt". Wenn sich in diesem Moment ein anderer Benutzer am Druckgerät befindet, kann dieser Benutzer das gedruckte Dokument ansehen oder sogar mitnehmen. Keine große Sache, wenn es sich um ein Mittagsmenü aus einem lokalen Restaurant handelt. Eine sehr große Sache, wenn das Dokument vertrauliche Informationen enthält.

Die Lösung

Um "unbeaufsichtigte" Ausgaben zu vermeiden, implementieren viele Unternehmen eine Pull-Print-Lösung, die verhindert, dass das Dokument gedruckt wird, bis sich der Benutzer auf dem Gerät authentifiziert. Der Pull-Druck bietet viele Geschäftsvorteile. Es schützt sensible Informationen während des Druckprozesses, reduziert die Kosten durch die Eliminierung nicht beanspruchter Dokumente und erhöht die Mobilität und Produktivität der Benutzer, indem es ihnen ermöglicht, jederzeit und überall zu drucken.

LRS bietet eine Pull Printing-Lösung, die in jede Unternehmensanwendung integriert werden kann, auch in Backend-Systeme außerhalb des "typischen Windows-Drucks".

Pull Printing: Die Bedrohung

Wie bereits erwähnt, bietet der Pull-Druck viele Geschäftsvorteile. Es stellt jedoch auch eine andere Art von Bedrohung dar, da die auf dem Pull-Druckserver wartende Ausgabe gehackt werden kann.

Die Lösung

Um Dokumente zu schützen, die auf ihre Freigabe warten, muss die Pull-Print-Lösung die "Verschlüsselung im Ruhezustand" unterstützen, d.h. diese Dokumente werden verschlüsselt, während sie auf dem Pull-Print-Server warten. Dies ist zusätzlich zum Dokument "encryption in motion", wie im Abschnitt Netzwerkverkehr oben beschrieben.

Wenn die wartende Ausgabe auf der Workstation des Benutzers liegt (wie im serverlosen Druckszenario), muss diese Ausgabe gesichert sein und sollte für keinen anderen Benutzer verfügbar sein, der sich an dieser Workstation anmeldet.

LRS Pull Print Lösungen unterstützen Verschlüsselung im Ruhezustand, um den Zugriff auf die im Pull Print Server gespeicherten Dokumente zu verhindern. Die LRS-Software unterstützt auch das sichere serverlose Drucken.

Gedruckte Dokumente: Die Bedrohung

Sobald ein Dokument gedruckt ist, gibt es keine Möglichkeit, die darin enthaltenen Informationen elektronisch zu sichern. Daher ist der Benutzer, der das Dokument gedruckt hat, für den Schutz dieser Informationen verantwortlich. Es gibt keine Möglichkeit, das Verhalten eines Benutzers zu kontrollieren, aber es gibt einige Dinge, die getan werden können, um den Benutzer daran zu erinnern, dass gedrucktes Material ordnungsgemäß behandelt, geschützt und entsorgt werden muss.

Die Lösung

Eine einfache Maßnahme, um Druckanwender darauf aufmerksam zu machen, dass sie es mit sensiblen Informationen zu tun haben, ist das Einfügen von Wasserzeichen auf der Druckseite.

Die LRS-Software kann Dokumente dynamisch mit Wasserzeichen versehen, ohne dass die IT-Abteilungen ihre Anwendungen ändern müssen. Diese Fähigkeit hilft Unternehmen, Dokumente einfach nach Unternehmensrichtlinien zu klassifizieren. Wasserzeichen mit der Aufschrift "Nur für den internen Gebrauch" oder "Vertraulich" oder "Testdaten" tragen wesentlich dazu bei, dass Benutzer die Art der Informationen, mit denen sie umgehen, besser verstehen.

Eine weitere Möglichkeit die Sicherheit zu verbessern, besteht darin, zu verfolgen, wer "was", "wann" und "wo" druckt. Hier kommt eine umfassende Druckaudit-Funktion zum Einsatz. Solche Lösungen können Unternehmen bei der Kostenverfolgung unterstützen und die Einhaltung von gesetzlichen und unternehmensinternen Vorschriften verbessern.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die LRS Enterprise Output Management Software das sichere Drucken aus jeder Anwendung auf jedes Gerät und für jede Plattform, von mobil bis Mainframe, ermöglicht. Unsere Lösungen helfen Ihnen, alle Arten von Sicherheitsbedrohungen abzudecken: