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Levi, Ray & Shoup, Inc.

Il lavoro da casa: la nuova normalità del COVID-19

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Il lavoro a casa ha preso piede rapidamente. Il COVID-19 ha radicalmente trasformato il nostro mondo e lavorare da casa non è più l’eccezione, ma la norma.

La stessa rapidità di cambiamento del nostro modo di vivere si è rivelata in molti aspetti delle aziende, che hanno dovuto adattarsi altrettanto velocemente. Sin da subito, i clienti hanno contattato LRS per chiedere assistenza nell’adattare le operazioni e i processi aziendali a un modello di lavoro da casa, per gran parte dei dipendenti.
Per molte organizzazioni, i processi manuali, la condivisione dei documenti, la gestione e la stampa sono diventati problemi da affrontare rapidamente per continuare efficacemente le attività e mantenere la produttività dei dipendenti in smart working, nel rispetto delle linee guida per mitigare la diffusione del COVID-19.
Gli esempi di seguito descrivono le modalità di adattamento ai cambiamenti dei clienti di LRS. Tra le motivazioni per questi cambiamenti, alcune sono originate dal processo interno mentre altre provengono dall’esterno.

Agenzie governative

Un ente governativo aveva richiesto la definizione dei lavori di stampa per stampanti specifiche all’interno del proprio sistema. Oggi, la maggior parte dei dipendenti lavora da casa ma i lavori devono comunque essere stampati.

L’azienda si sta orientando a usare VPS/Email per la distribuzione dei report e la stampa locale a casa per i dipendenti. Per saperne di più: https://www.lrsoutputmanagement.com/products/document-process-automation/document-transforms

Banche

Una grande banca commerciale si era accorta che, lavorando da casa, il personale non aveva possibilità di eseguire un’importante procedura di routine.

Durante la preparazione e la stampa degli estratti conto dei clienti da spedire per posta, la procedura in sede prevedeva uno step di controllo della qualità: alcuni campioni di estratti conto venivano stampati per verificare la correttezza delle informazioni. Questo avveniva prima di inviare i dati a un outsourcer di stampa a produttività elevata, che avrebbe quindi stampato gli estratti conto da inviare ai clienti per posta.

LRS è riuscita ad aiutare la banca a massimizzare il suo investimento nel software LRS. Ora trasformano i dati dall’applicazione principale, e li ottengono in formato PDF, visualizzabile dai dipendenti a casa, che quindi eseguono il controllo di qualità prima di inviare i dati all’outsourcer per la stampa definitiva.

Sebbene sia una soluzione immediata da adottare nel breve termine, la banca sta comunque esaminando la possibilità di mantenere in futuro la trasformazione in formati digitali.

Assicurazioni

Nella fase iniziale dello scenario COVID-19, LRS ha ricevuto una richiesta urgente da parte di un’importante compagnia di assicurazioni. Il processo di stampa centralizzato richiedeva al personale di recarsi nei diversi uffici per avviare la stampa, smistare gli estratti conto stampati, inserire i documenti nelle buste e infine far arrivare il tutto all’area di gestione della corrispondenza per l’invio postale. Non si trattava dunque di una misura per rispettare i provvedimenti governativi relativi al lavoro da casa, ma di un vero e proprio problema di compliance interna all’azienda, che doveva diventare un processo elettronico. In termini tecnici, una trasformazione digitale. Sono riusciti a convertire un processo manuale, basato su posta, in una soluzione digitale.

Grazie all’implementazione di un nuovo processo, in cui l’output su mainframe viene convertito in PDF sulla loro piattaforma di sistemi aperti, la compagnia di assicurazioni salva automaticamente gli estratti conto dei broker nelle cartelle di sistema e li rende disponibili per la visualizzazione online. I broker e i clienti ora possono visualizzare le informazioni su un portale clienti basato sul web, accessibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7: il sistema manuale basato sulla posta è stato trasformato in un portale digitale sempre disponibile.

Gli aspetti tecnici della soluzione hanno riguardato la conversione in PDF del flusso di stampa in formato AFP. Sono state aggiunte cartelle, per archiviare i PDF da visualizzare. I file ora sono inviati dal mainframe da VPS a VPSX, e con l’implementazione del software Innovate Mill per convertire i file APF in PDF, accessibili dal personale che lavora a casa.

Cambia la musica... ma non i suonatori!

Le soluzioni per il lavoro da casa sono un aspetto sempre più diffuso della “trasformazione digitale” per le aziende. In termini di output dell’utente, comportano la visualizzazione e la stampa dei documenti, la condivisione di aspetti dei dati che richiedono una maggiore sicurezza, nonché una serie di alternative per l’operatività quotidiana consolidata.

Per la maggior parte dei lavoratori, la stampa dei documenti è da sempre un elemento imprescindibile della vita professionale; il modello di lavoro da casa pone nuove sfide e possibilità e, nel futuro, sembra che sarà sempre più integrato nelle aziende. LRS è da tempo leader nelle soluzioni di stampa e nella sicurezza delle informazioni. I clienti continuano a rivolgersi a noi per risolvere questi problemi e mantenere le operazioni libere da impedimenti ed entro i limiti del nuovo modo di lavorare a distanza.


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