Le télétravail s’est imposé très rapidement. Suite aux changements liés à la pandémie de Covid-19, le télétravail n’est pas devenu l’exception, mais plutôt la norme.
La normalité ayant rapidement évolué, beaucoup d’aspects de la vie en entreprise ont dû s’adapter tout aussi vite à ces changements. Certains de nos clients nous ont aussitôt contactés ; ils avaient besoin de notre aide pour adapter leurs opérations et leurs processus opérationnels en télétravail pour une grande partie de leurs salariés.
Les processus manuels, le partage de documents, la gestion et l’impression sont devenus de vrais défis auxquels les entreprises ont dû faire face afin de pouvoir continuer à fonctionner et à préserver la productivité de leurs salariés en télétravail qui suivent les recommandations pour freiner la propagation du Covid-19.
Voici quelques exemples de clients de LRS qui se sont adaptés aux changements. Ceux-ci ont été motivés par un processus interne, et d’autres sont dus à des facteurs externes.
Les agences gouvernementales
Une agence gouvernementale avait dans son système des travaux d’impression spécifiques à certaines imprimantes. Même si la plupart des salariés sont en télétravail, il faut quand même imprimer les documents.
L’entreprise souhaite utiliser VPS/Email pour la distribution des rapports et l’impression locale pour ses salariés en télétravail. Pour en savoir plus : /products/document-process-automation/document-transforms
Les banques
Une grande banque commerciale s’est rendu compte qu’il n’était plus possible de suivre la procédure habituelle, puisque leurs employés étaient en télétravail.
Lors de la préparation des relevés des clients, qui sont imprimés et prêts à être envoyés, la procédure de bureau comprenait un contrôle qualité en étapes : des copies des relevés étaient imprimées dans l’entreprise afin de s’assurer que les informations étaient correctes, s’ensuivait la transmission des données à un prestataire qui imprime de gros volumes, qui ensuite imprime les relevés des clients avant leur envoi.
LRS a pu aider cette banque à optimiser ses investissements dans le logiciel de LRS. Elle transforme les données de ses applications de base pour convertir les données en PDF afin que les employés en télétravail puissent y avoir accès et en contrôler la qualité avant d’envoyer les données au prestataire chargé de l’impression finale.
Même si cela ne résout le problème qu’à court terme, la banque considère d’autres transformations digitales possibles pour le long terme.
Les assurances
LRS a répondu à une demande urgente d’une grande compagnie d’assurances au début de la crise du Covid-19. Leur processus d’impression étant centralisé, le personnel devait se rendre dans plusieurs pièces, d’abord pour démarrer l’impression, puis il fallait trier les documents, les glisser dans des enveloppes et enfin les déposer dans une salle de courrier avant de les expédier. Ce système n’est plus envisageable suite à la directive gouvernementale imposant le télétravail.
Il s’agissait d’une réglementation interne à l’entreprise et elle a dû se lancer dans un processus électronique : en termes techniques, une transformation numérique. Elle a réussi à transformer un processus manuel basé sur le papier en solution numérique.
Grâce à l’application d’un nouveau processus par lequel l’output mainframe était converti en PDF sur leur plateforme de systèmes ouverts, la compagnie d’assurance a réussi à sauvegarder automatiquement les relevés de courtiers dans les dossiers systèmes correspondants et à les rendre accessibles en ligne. Les courtiers et les clients ont donc accès aux informations 24h/24 et 7j/7 via un portail web. Le système manuel basé sur le papier est transformé en portail numérique accessible 24h/24 et 7j/7.
En ce qui concerne les aspects techniques de cette solution, le flux d’impression AFP est converti en PDF. Les dossiers sont ajoutés là où les PDF sont stockés et accessibles. Les fichiers sont envoyés depuis le mainframe de VPS à VPSX, avec l’exécution d’Innovate Mill afin de convertir les fichiers APF en PDF, pour que les employés puissent y accéder depuis chez eux.
Plus les choses changent…
Les solutions de télétravail s’inscrivent dans la transformation numérique des entreprises, qui gagne en importance. Pour l’utilisateur, cela implique d’avoir accès aux documents, à l’impression et au partage de certaines données pour lesquelles il est nécessaire de mettre en place une sécurité renforcée et des alternatives afin de travailler comme avant.
Même si l’impression de documents a toujours fait partie de la vie de la plupart des salariés, le télétravail introduit de nouveaux défis et de nouvelles possibilités. Il semble que le télétravail aura un rôle prépondérant dans les entreprises au fil du temps. LRS est depuis longtemps leader dans les solutions d’impression et la protection des informations. Les clients continuent de faire appel à nous pour résoudre ces problèmes et les aider à assurer le bon fonctionnement de leurs opérations, et ce dans le cadre de la nouvelle organisation du travail à distance.