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Levi, Ray & Shoup, Inc.

Arbeiten von zu Hause: die neue Normalität während COVID-19

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Die Heimarbeit ist schnell erwachsen geworden. Aufgrund der Veränderungen in unserer Welt im Zusammenhang mit der COVID-19-Pandemie ist das Arbeiten von zu Hause nicht mehr die Ausnahme, sondern eher die Norm.

So schnell wie sich unsere Norm geändert hat, so schnell mussten sich auch viele Aspekte des Geschäftslebens an diese Veränderungen anpassen. Nahezu sofort hörten wir von unseren Kunden, die Hilfe bei der Anpassung ihrer Betriebs- und Geschäftsabläufe an ein Homeoffice-Modell für einen Großteil ihrer Mitarbeiter benötigten.

Manuelle Prozesse, die gemeinsame Nutzung von Dokumenten, die Verarbeitung und der Druck wurden schnell zu Herausforderungen, denen sich viele Organisationen stellen mussten, um ihren Betrieb effektiv weiterzuführen und die Produktivität der Mitarbeiter bei der Arbeit von zu Hause aufrechtzuerhalten und Richtlinien zu befolgen, um die Verbreitung des COVID-19 einzudämmen.

Im Folgenden sind einige Beispiele dafür aufgeführt, wie sich LRS-Kunden auf die Änderungen einstellen. Ein Teil der Motivation für diese Veränderungen ist auf interne Prozesse zurückzuführen, andere wiederum waren extern motiviert.

Regierungsbehörden

Eine Regierungsbehörde hatte Druckaufträge für bestimmte Drucker innerhalb ihres Systems definiert. Da die meisten Mitarbeiter nun von zu Hause arbeiten, müssen die Aufträge noch gedruckt werden.

Das Unternehmen beabsichtigt VPS/Email für die Verteilung von Berichten und den lokalen Druck zu Hause für seine Mitarbeiter nutzen. Erfahren Sie mehr unter:  https://www.lrsoutputmanagement.com/products/document-process-automation/document-transforms

Bankwesen

Eine große Geschäftsbank erkannte, dass es ein wichtiges Routineverfahren gab, zu dem sie nicht mehr in der Lage waren als ihre Mitarbeiter von zu Hause arbeiteten.

Bei der Vorbereitung und dem Druck von Kundenauszügen, die per Post verschickt werden sollten, beinhaltete das interne Verfahren einen Schritt zur Qualitätssicherung - Muster der Kundenauszüge wurden im Büro gedruckt, um sicherzustellen, dass die Informationen korrekt waren. Dies geschah vor dem Versenden der Daten an einen Dienstleister für hochvolumigen Druck, der dann die zu versendenden Kundenerklärungen druckte.

LRS konnte der Bank helfen ihre Investitionen in LRS-Software zu maximieren. Sie nutzt jetzt Datentransformationen aus ihrer Kernanwendung, um die Daten in eine PDF-Datei umzuwandeln, so dass die Mitarbeiter zu Hause die Daten ansehen und eine Qualitätskontrolle durchführen können, bevor sie die Daten an den Dienstleister senden, der den endgültigen Druck vornimmt.

Auch wenn damit ein Problem gelöst ist, möchte die Bank kurzfristig weitere digitale Transformationsmöglichkeiten prüfen.

Versicherung

LRS reagierte schon früh in der COVID-19 Geschichte auf eine dringende Anfrage einer großen Versicherungsgesellschaft. Das Unternehmen verfügte über einen zentralisierten Druckprozess bei dem die Mitarbeiter an verschiedene Bürostandorte gehen mussten, um den Druck zu veranlassen, dann die gedruckten Kontoauszüge zu sortieren, die Dokumente in Umschläge zu legen und sie dann zum Versand in eine Poststelle zu bringen. Dies war keine Option mehr, wenn man die Aufforderung der Regierung berücksichtigte, von zu Hause zu arbeiten.

Es handelte sich um ein unternehmensinternes Compliance-Problem und sie mussten auf einen elektronischen Prozess umsteigen: eine digitale Transformation in technischer Hinsicht. Sie waren in der Lage, einen manuellen, mailbasierten Prozess in eine digitale Lösung umzuwandeln.

Durch die Implementierung eines neuen Prozesses bei dem die Mainframe-Ausgabe auf ihrer offenen Systemplattform in PDF umgewandelt wurde, konnte das Versicherungsunternehmen die Maklerauszüge automatisch in entsprechenden Systemordnern speichern und sie dann zur Online-Anzeige verfügbar machen. Makler und Kunden können die Informationen nun über ein webbasiertes Kundenportal einsehen, das einen 24/7-Zugang ermöglicht. Das manuelle Mail-basierte System wurde in ein digitales Portal umgewandelt, das einen 24/7-Zugriff ermöglicht.

Die technischen Aspekte der Lösung umfassten die Aufnahme des AFP-Druckdatenstroms und dessen Konvertierung in PDF. Es wurden Ordner hinzugefügt, in denen die PDFs zur Ansicht gespeichert werden konnten. Die Dateien werden nun vom Mainframe von VPS zu VPSX gesendet und mit der Implementierung von Innovate Mill zur Konvertierung der APF-Dateien in PDF, wo sie für die Mitarbeiter von ihren Heimarbeitsplätzen aus zugänglich sind.

Je mehr sich die Dinge ändern...

Lösungen für die Arbeit von zu Hause sind Teil einer wachsenden "digitalen Transformation" im Geschäftsleben. Im Hinblick auf die Ausgabe durch den Benutzer umfassen sie Aspekte der Anzeige, des Drucks und der gemeinsamen Nutzung von Daten, die eine erhöhte Sicherheit und Alternativen zur bisherigen Arbeitsweise erfordern.

Während das Drucken von Dokumenten für die meisten Arbeitnehmer schon immer ein Teil ihrer Arbeit war, bringt das Modell der Arbeit zu Hause neue Herausforderungen und Möglichkeiten mit sich. Es scheint, dass die Arbeit von zu Hause im Laufe der Zeit immer stärker in das Geschäft integriert wird. LRS ist seit langem führend bei Drucklösungen und der sicheren Aufbewahrung von Informationen. Kunden wenden sich weiterhin an uns, um diese Probleme zu lösen und ihren Betrieb reibungslos und innerhalb der Grenzen unserer neuen Art der Fernarbeit aufrechtzuerhalten.

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