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Levi, Ray & Shoup, Inc.

Trabajar desde casa: la nueva normalidad durante la pandemia de COVID-19

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El trabajo desde casa ha alcanzado su madurez rápidamente. Debido a los cambios que ha provocado en nuestro mundo la pandemia de COVID-19, trabajar desde casa ya no es la excepción, sino la norma.

Nuestra normalidad ha cambiado rápidamente, y muchos aspectos del trabajo han tenido que adaptarse a ese cambio a la misma velocidad. Casi inmediatamente, los clientes de LRS empezaron a pedir ayuda para adaptar sus operaciones y sus procesos de negocio a un modelo de trabajo desde casa para una gran parte de sus empleados.
Los procesos manuales y el uso compartido, la gestión y la impresión de documentos se convirtieron rápidamente en retos que muchas organizaciones debían superar para continuar con sus operaciones de forma eficaz y mantener la productividad de los empleados que trabajaban desde casa y seguían las recomendaciones del Gobierno para contribuir a reducir la propagación de la COVID-19.

A continuación se ofrecen algunos ejemplos de cómo se adaptan a los cambios los clientes de LRS. Algunos de estos cambios tienen su origen en procesos internos y otros, en procesos externos.

Agencias gubernamentales

Una agencia gubernamental tenía trabajos de impresión definidos para impresoras específicas de su sistema. La mayoría de los empleados trabajaba desde casa, pero los trabajos debían imprimirse igualmente.
La agencia quiere usar VPS/Email para distribuir los informes entre sus trabajadores y que estos puedan imprimirlos localmente en su casa. Pueden obtener más información en https://www.lrsoutputmanagement.com/products/document-process-automation/document-transforms 

Banca

Un gran banco comercial se dio cuenta de que había un importante procedimiento rutinario que ya no podía ejecutar con el personal trabajando desde casa.

Al preparar e imprimir los extractos que se envían por correo a los clientes, el procedimiento que se aplicaba en la oficina incluía un paso de control de calidad: se imprimían muestras de esos extractos en la oficina para comprobar que la información fuera correcta. Esto se hacía antes de enviar los datos a un proveedor externo con gran capacidad de impresión para imprimirlos y enviarlos por correo.

LRS ha logrado ayudar al banco a aprovechar al máximo su inversión en el software de LRS. Ahora, ese banco utiliza la función de transformación de datos de su aplicación principal para convertir los datos en un PDF para que los empleados puedan ver esos datos y comprobar su calidad en casa antes de enviárselos al proveedor externo, que se encarga de la impresión final.

Aunque esta es una solución a corto plazo de un problema acuciante, el banco está estudiando la posibilidad de realizar otras transformaciones digitales en el futuro.

Seguros

En los primeros momentos de la pandemia de COVID-19, LRS atendió una solicitud urgente de una importante compañía de seguros. Esta compañía tenía un proceso de impresión centralizado que obligaba al personal a desplazarse a varios puntos de la oficina primero para iniciar la impresión, después para ordenar los extractos impresos y ensobrarlos y, a continuación, para enviarlos por correo desde un departamento de mensajería. Esto ya no era una opción, pues el Gobierno había estipulado que el personal debía trabajar desde casa.

Esto era un problema de cumplimiento de la normativa interna de la empresa, y dicha empresa tenía que cambiar a un proceso electrónico: una transformación digital, en términos técnicos. Esta compañía ha logrado transformar un proceso manual basado en el correo en una solución digital.

Mediante la implementación de un nuevo proceso que permitía convertir el output del mainframe en documentos PDF en su plataforma de sistemas abiertos, la compañía de seguros pudo guardar automáticamente los extractos de los agentes en las carpetas de los sistemas adecuados y, a continuación, permitir su visualización en línea. Ahora, agentes y clientes pueden ver la información gracias a un portal web de clientes que ofrece acceso ininterrumpido. El sistema manual basado en el correo se ha transformado en un portal digital que nunca cierra.

Entre los aspectos técnicos de la solución estaba la conversión en documentos PDF del flujo de impresión AFP. Se añadieron carpetas para almacenar los documentos PDF que debían visualizarse. Ahora, los archivos se envían desde el mainframe de VPS a VPSX y se ha implementado Innovate/Mill para convertir los archivos APF en documentos PDF a los que el personal puede acceder desde su casa.

Cambiar para que todo siga igual

Las soluciones para trabajar desde casa forman parte de una «transformación digital» de las empresas cada vez más importante. En lo referente al output de los usuarios, estas soluciones incluyen la visualización de documentos y la impresión y el uso compartido de datos, aspectos que requieren mayor seguridad y alternativas para hacer las cosas igual que siempre.

Aunque imprimir documentos siempre ha sido una tarea cotidiana para la mayoría de los trabajadores, el modelo de trabajo desde casa crea nuevos retos y nuevas posibilidades. Parece que, en el futuro, el trabajo desde casa será algo más integrado en las empresas. LRS es líder en soluciones de impresión y en seguridad de la información desde hace mucho tiempo. Los clientes continúan recurriendo a nosotros para resolver estos problemas y mantener sus operaciones sin problemas, adaptadas a nuestra nueva forma de trabajar de forma remota.

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