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Levi, Ray & Shoup, Inc.

Intelligent Document Bundling (IDB)

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Como saben los lectores habituales de este blog, el software VPSX Enterprise es una solución centralizada con la que enrutar output de cualquier origen a cualquier destino en todas las plataformas. Sin embargo, no todo el mundo sabe que, una vez capturado el output en el servidor VPSX, pueden realizarse diferentes operaciones adicionales con los documentos. Un ejemplo que me gustaría compartir tiene que ver con un cliente del sector de la fabricación y con su departamento de logística. En este caso, mejoramos de forma significativa un importante proceso empresarial mediante la agrupación de varios documentos en uno solo.

Antes, las aplicaciones SAP de este cliente generaban varios tipos de documentos en formato PDF. Algunos de ellos iban a parar a su sistema de archivado después de que el cliente los imprimiera desde el sistema SAP. Otros documentos que debían firmarse se digitalizaban y se guardaban en un recurso compartido de archivos. Esos documentos se enviaban juntos como datos adjuntos de correo electrónico al proveedor de logística de la empresa.

El cliente nos planteó una necesidad compleja: quería recopilar todos los documentos necesarios en el sistema de archivado y el recurso compartido de archivos, crear un solo documento PDF y enviar este archivo al proveedor de logística externo después de que los camiones salieran de sus instalaciones.

Para atender sus necesidades, tuvimos que utilizar el software Intelligent Document Bundling (IDB) de LRS. El cliente proporcionó un campo de entrada adicional para el número de ID y añadió el botón «Enviar» a su sistema SAP.

Entonces, cuando un empleado pulsa el botón «Enviar», se genera un archivo con información sobre ese pedido. A continuación, el archivo se imprime mediante la interfaz BC-XOM desarrollada por SAP para el sistema VPSX. En el software VPSX, los procesos de filtrado buscan en el archivo la información relacionada, descargan los archivos del archivado, seleccionan el archivo en el recurso compartido de archivos y crean un archivo de entrada XML para utilizarlo en el software IDB.

En este punto, la solución IDB está preparada para agrupar los documentos recopilados en un solo documento PDF. A continuación, IDB ordena a la solución VPSX que envíe el documento por correo electrónico al destinatario indicado en el archivo facilitado por la aplicación SAP. Todo este flujo de trabajo se puede integrar a la perfección en un entorno VPSX EOM.

Puede tener en su organización necesidades o requisitos similares o diferentes que puede atender nuestro software IDB. VPSX Enterprise Output Solution con Intelligent Document Bundling (IDB) puede hacer mucho por usted y por su organización. Hable con nosotros… Podemos ayudarle a mejorar de forma espectacular sus procesos empresariales.

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