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Levi, Ray & Shoup, Inc.

Bundling intelligente dei documenti IDB

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I lettori abituali di questo blog sanno bene che il software VPSX Enterprise offre una soluzione centralizzata per inoltrare l’output da qualsiasi origine, verso qualsiasi destinazione, su tutte le piattaforme. Ma forse non tutti sanno che una volta acquisito l’output sul server VPSX, sono disponibili anche numerose altre funzioni. Vorrei condividere l’esempio di un cliente del settore manifatturiero e del suo reparto logistico, che ha potuto ottimizzare significativamente un importante processo aziendale raggruppando diversi documenti in un unico documento.

In precedenza, le applicazioni SAP del cliente generavano diversi tipi di documenti in formato PDF. Di questi, alcuni passavano al sistema di archiviazione, una volta stampati dal sistema SAP, mentre quelli che richiedevano la firma venivano digitalizzati e spostati al sistema di condivisione file. I documenti venivano inviati insieme, come allegati e-mail, al fornitore di servizi logistici dell’azienda.

L’esigenza del cliente era complessa: raccogliere i documenti necessari dai sistemi di archiviazione e di condivisione file, formare un unico documento PDF, quindi inviare questo file al fornitore terzo della logistica dopo la partenza dei mezzi.

Per fare fronte a questa richiesta dovevamo usare il software LRS IDB (Intelligent Document Bundling). Il cliente aveva fornito un ulteriore campo di input, per il numero ID, e aveva aggiunto il pulsante “Invia” al proprio sistema SAP.

Oggi, il dipendente preme il pulsante Invia e viene generato un file con le informazioni relative a quello specifico ordine. Il file viene stampato sul sistema VPSX tramite interfaccia BC-XOM sviluppata da SAP. I processi filtro del software VPSX analizzano il file alla ricerca delle informazioni correlate, scaricano i file dall’archivio, acquisiscono il file dalla condivisione file e creano un file di input XML per il software IDB.

A questo punto, la soluzione IDB è pronta per raggruppare i documenti raccolti in un unico documento PDF. Quindi IDB indica alla soluzione VPSX di inviare il documento al destinatario e-mail indicato nel file ricevuto dall’applicazione SAP. L’intero flusso di lavoro può essere integrato direttamente in un ambiente EOM VPSX esistente.

La vostra organizzazione potrebbe avere esigenze simili, o anche diverse, che possono comunque essere risolte con il nostro software IDB. VPSX Enterprise Output Solution con IDB Intelligent Document Bundling può fare molto per voi e per la vostra organizzazione. Parliamone... possiamo aiutarvi a migliorare notevolmente i vostri processi aziendali.

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