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Levi, Ray & Shoup, Inc.

Intelligent Document Bundling (IDB)

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Wie regelmäßige Leser dieses Blogs wissen, bietet die VPSX Enterprise Software eine zentralisierte Lösung, um die Ausgabe von jeder Quelle, zu jedem Ziel, auf jeder Plattform zu steuern. Aber nicht jeder weiß, dass nach der Erfassung des Outputs auf dem VPSX-Server eine Vielzahl von zusätzlichen Dokumentenvorgängen durchgeführt werden kann. Ein Beispiel, das ich gerne nennen möchte, ist ein Fertigungskunde und seine Logistikabteilung. In diesem Fall haben wir einen wichtigen Geschäftsprozess deutlich verbessert, indem wir mehrere Dokumente zu einem einzigen Dokument zusammengefasst haben.

Die SAP-Anwendungen dieses Kunden haben bisher mehrere Arten von Dokumenten im PDF-Format generiert. Einige von ihnen gingen in ihr Archivsystem, nachdem der Kunde sie aus dem SAP-System gedruckt hatte. Andere Dokumente, die eine Unterschrift erforderten, wurden gescannt und in eine Dateifreigabe verschoben. Diese Dokumente wurden zusammen als E-Mail-Anhang an den Logistikdienstleister des Unternehmens geschickt.

Der Kunde kam mit einer komplexen Anforderung auf uns zu: Sammeln Sie alle benötigten Dokumente aus dem Archivsystem und der Dateifreigabe, erstellen Sie ein einziges PDF-Dokument und senden Sie diese Datei an den externen Logistikdienstleister, nachdem die LKWs ihr Werk verlassen haben.

Um ihren Anforderungen gerecht zu werden, mussten wir die Software LRS IDB (Intelligent Document Bundling) einsetzen. Der Kunde stellte ein zusätzliches Eingabefeld für die ID-Nummer zur Verfügung und fügte in seinem SAP-System eine Schaltfläche "Absenden" hinzu.

Wenn ein Mitarbeiter nun auf die Schaltfläche „Submit“ klickt, wird eine Datei mit Informationen zu dieser bestimmten Bestellung erzeugt. Die Datei wird dann über die von SAP entwickelte BC-XOM-Schnittstelle zum VPSX-System gedruckt. Innerhalb der VPSX-Software scannen Filterprozesse die Datei nach den zugehörigen Informationen, laden die Dateien aus dem Archiv herunter, holen die Datei aus dem File Share und erstellen eine XML-Eingabedatei, die von der IDB-Software verwendet werden soll.

An dieser Stelle ist die IDB-Lösung bereit, die gesammelten Dokumente in einem einzigen PDF-Dokument zu bündeln. Anschließend weist IDB die VPSX-Lösung an, das Dokument an den E-Mail-Empfänger aus der von der SAP-Anwendung übergebenen Datei zu senden. Dieser gesamte Workflow kann nahtlos in eine bestehende VPSX EOM-Umgebung integriert werden.

Möglicherweise haben Sie ähnliche Bedürfnisse oder Anforderungen in Ihrem Unternehmen oder verschiedene, die von unserer IDB-Software abgedeckt werden können. Die VPSX Enterprise Output Solution mit IDB Intelligent Document Bundling kann viel für Sie und Ihr Unternehmen tun. Sprechen Sie mit uns.... wir können Ihnen helfen, Ihre Geschäftsprozesse deutlich zu verbessern.

LRS Intelligent Document Bundling

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