C'è una citazione comunemente attribuita all'umorista americano Mark Twain che dice: "la storia non si ripete, ma spesso fa rima". Così succede con molte cose: notizie, politica, sport e altro.
Sembra che ora ho vissuto abbastanza a lungo per vederlo accadere nel campo della gestione della stampa.
Recentemente, una collega ha condiviso alcune ricerche sulla salute nel luogo di lavoro; in particolare, il concetto che le persone che lavorano negli uffici generalmente stiano sedute per troppe ore senza muoversi. Lei si riferiva a questo come la "malattia da seduta", e si chiedeva se il software di LRS potrebbe aiutare le aziende a ridurre i pericoli di un ambiente di lavoro sedentario.
Per esempio, ha suggerito che la stampa pull sicura potrebbe dare ai dipendenti la possibilità di recuperare i propri documenti da una stampante remota, impedendo ai colleghi di mettere le mani su informazioni sensibili. Invece di stampare su una stampante personale o di gruppo vicina e dover correre al dispositivo prima che qualcun altro prenda il vostro stipendio (per esempio), è possibile inviare il documento a una coda di stampa sicura. I documenti sensibili verranno memorizzati in una coda di stampa protetta e stampati solo quando l'identità sia stata autenticata in un qualsiasi dispositivo vicino (tramite una tessera di prossimità, un codice PIN o altri mezzi).
Questo mi ha ricordato un momento in cui ho lavorato nel mio centro di elaborazione dell'Università nella zona in cui il nostro mainframe era posizionato. Professori, studenti e altri utenti avviavano un processo di stampa con una pagina di intestazione che mostrava il nome della persona che aveva inviato il lavoro. I miei colleghi di lavoro ed io separavamo le varie relazioni e le mettevamo in ordine alfabetico fino a quando i loro proprietari venivano a recuperarle. Gli utenti mostravano i loro ID universitari e noi consegnavamo tutti i documenti che appartenevano a loro.
Il sistema era sicuro, ma non c'era nessun stampa pull sicura su di esso, a meno che l'utente fosse già nel seminterrato della costruzione di ingegneria che ospitava il nostro Data Center. Alcuni utenti avrebbero camminato mezzo miglio o più per recuperare il loro output. Dal momento che la nostra Università era situata nel nord del Michigan, il congelamento era un rischio di salute molto più alto rispetto alla "malattia da seduta".
La soluzione originale per la gestione della stampa LRS è stata progettata per risolvere questo problema. Invece di far andare gli utenti verso la stampante, il software di LRS ha reso possibile mettere le stampanti nel luogo in cui i lavoratori si trovavano e utilizzare la rete per consegnare i documenti. Con l'arrivo di stampanti laser desktop poco costose, è stato anche possibile per ogni utente avere una stampante alla propria scrivania. Una sorta di strategia "Send to me" del documento invece che quella della stampa pull sicura.
Questo approccio ha minimizzato il tempo che gli impiegati spendevano inseguendo i loro lavori di stampa, facendo risparmiare un sacco di tempo. Inoltre ha migliorato la sicurezza consegnando i documenti direttamente all'utente autorizzato. Tuttavia, ha aumentato il costo di hardware, toner, inchiostro, carta e altri materiali di consumo. Avere flotte di stampanti più grandi significava anche una maggiore complessità per i reparti IT che dovevano definire, risolvere i problemi e supportare un numero maggiore di dispositivi.
Il passaggio alle stampanti Workgroup – in particolare quelle che supportano la stampa pull sicura – fornisce un modo per ridurre ulteriormente i costi. Questi dispositivi tendono a supportare velocità più alte e hanno un costo per pagina inferiore rispetto alle stampanti desktop più piccole. Offrono anche funzionalità come il supporto del colore e il fronte/retro per una maggiore flessibilità. Il software LRS consente di gestire l’accesso degli utenti a queste caratteristiche per soddisfare gli obiettivi della vostra organizzazione. Ad esempio, è possibile stabilire regole come "stampa tutte le email degli utenti in bianco e nero e su entrambi i lati del foglio" per risparmiare denaro.
Avere una stampante Workgroup avanzata per ogni 10-20 dipendenti può essere ancora più conveniente che fornire una stampante personale ad ogni scrivania. E con il supporto per la stampa pull sicura, può essere altrettanto sicuro. Il costo del tempo dei dipendenti dato dal dover camminare per recuperare i propri documenti è più che compensato dal costo ridotto per pagina, e questa breve pausa li fa alzare e muovere. Il che può rendere felice la mia collega interessata alla salute sul luogo di lavoro.
Alla fine, le organizzazioni IT devono bilanciare un sacco di priorità, soprattutto quando si tratta del modo in cui gestiscono la stampa. Indipendentemente dai vostri obiettivi organizzativi – risparmi sui costi, protezione dei dati personali, efficienza dei dipendenti, salute del lavoratore, conformità alla normativa – c'è un modo per utilizzare il software di LRS per affrontare le vostre sfide.