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Il existe une citation souvent attribuée à Mark Twain, l’humoriste américain, selon laquelle : « l’histoire ne se répète pas, mais elle rime ». Et c’est le cas dans beaucoup de domaines : l’actualité, la politique, le sport, et plus encore.

Il semblerait que j’ai vécu suffisamment longtemps pour le voir dans la gestion d'impression.

Récemment, une collègue nous a parlé d’une étude sur la santé au travail, notamment sur le concept selon lequel les gens qui travaillent dans des bureaux restent assis pendant des heures sans bouger. Elle l’appelle la « pathologie de la posture assise », et s'est demandé si un logiciel de LRS pourrait aider les entreprises à réduire les risques dans un environnement de travail sédentaire.

Par exemple, elle a suggéré que le follow me printing (aussi connu sous le nom de pull printing sécurisé) puisse permettre aux employés de récupérer leurs documents d’une imprimante à distance tout en empêchant leurs collègues de mettre la main sur des informations confidentielles. Plutôt que d’imprimer sur une imprimante personnelle proche ou de bureau et de s’y précipiter avant que quelqu’un d’autre ne récupère votre fiche de paie (par exemple), vous pouvez envoyer le document à une file d’attente d’impression sécurisée. Vos documents sensibles seraient stockés dans une file d’attente sécurisée et imprimés seulement lorsque vous vous êtes identifiés sur n’importe quel périphérique (via une carte de proximité, code PIN ou autres).

Cela m’a rappelé l’époque où je travaillais au centre informatique de mon université, là où se trouvait notre ordinateur central. Les professeurs, les élèves et les autres utilisateurs lançaient une impression avec une page de garde qui montrait le nom de la personne qui avait demandé l’impression. Mes collègues et moi séparions les différents documents et les classions par ordre alphabétique avant que leurs propriétaires les récupèrent. Les utilisateurs montraient leur carte d’université et nous leur donnions leurs documents.

Le système était sécurisé, mais il n’avait rien de « follow me » à moins que l’utilisateur ne se trouve déjà au sous-sol du bâtiment d’ingénierie qui abritait notre data center. Certains utilisateurs parcouraient presque un kilomètre ou plus pour récupérer leurs documents. Puisque notre université se trouvait dans le nord du Michigan, il y avait plus de risques d’avoir des engelures que de souffrir de la pathologie de la posture assise.

La solution de gestion d’impression de LRS originelle était spécialement conçue pour remédier à ce problème. Plutôt que d’obliger les utilisateurs à rejoindre une imprimante, le logiciel de LRS permettait de mettre les imprimantes là où se trouvaient les employés et utilisait le réseau pour transmettre les documents. Avec l’arrivée des imprimantes laser de bureau bon marché, chaque utilisateur pouvait même disposer d’une imprimante à son bureau. Comme une sorte de stratégie de document « Envoyer vers » au lieu de follow me printing.

Cette approche réduisait le temps que les employés passaient à récupérer leurs impressions, ce qui leur faisait gagner beaucoup de temps. Cela permettait également d’améliorer la sécurité en envoyant les documents directement à l’utilisateur autorisé. Cependant, cela a augmenté les dépenses en matériel, toner, encre, papier et autres consommables. De plus grands parcs d’imprimantes engendraient une plus grande complexité pour les services IT, qui devaient définir, dépanner et prendre en charge un plus grand nombre de périphériques.

Le passage aux imprimantes de bureau, surtout celles qui prennent en charge la fonction follow me printing, permet de réduire encore davantage les coûts. Ces appareils ont tendance à être plus rapides et le coût à la page est moindre que celui d’imprimantes plus petites. Ils proposent également des fonctionnalités telles que la couleur et l’impression recto-verso pour un maximum de flexibilité. Le logiciel LRS vous permet de gérer l’accès de l’utilisateur à ces fonctionnalités afin de répondre aux objectifs de votre entreprise. Par exemple, vous pouvez établir quelques règles telles que « impression des e-mails en noir et blanc en recto-verso » pour faire des économies.

Disposer d’une imprimante de bureau perfectionnée pour 10-20 employés peut être une solution plus rentable que de fournir une imprimante personnelle par bureau. Et grâce au follow me printing, cela peut être tout aussi sécurisé. Le fait que les employés doivent se déplacer pour récupérer leurs documents est largement compensé par le moindre coût par page, et cette pause leur fait faire de l’exercice. Voilà qui satisfera peut-être ma collègue soucieuse de sa santé.

Au final, les organisations IT doivent trouver un équilibre entre beaucoup de priorités, surtout lorsqu’il est question de gestion d’impression. Quels que soient vos objectifs d’entreprise,  les économies, la protection des données personnelles, la rentabilité et la santé des employés ou le respect des règles, il existe un moyen d’utiliser le logiciel de LRS pour relever les défis de votre entreprise.

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