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Levi, Ray & Shoup, Inc.

Je mehr die Dinge sich ändern ...

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Es gibt ein Zitat, das dem amerikanischen Humoristen Mark Twain gemeinhin zugeschrieben wird: "Die Geschichte wiederholt sich nicht, aber sie reimt sich oft." So ist es bei vielen Dingen: Nachrichten, Politik, Sport und mehr.

Es scheint, dass ich jetzt lange genug gelebt habe, um das im Bereich des Druckmanagements zu sehen.

Vor kurzem hat ein Kollege einige Erkenntnisse zu Gesundheit am Arbeitsplatz geteilt; speziell die Erkenntnis, dass Menschen, die in Büros arbeiten, normalerweise zu viele Stunden sitzen, ohne sich zu bewegen. Sie bezeichnete dies als "Sitzkrankheit" und fragte sich, ob LRS-Software Unternehmen helfen könne, die Gefahren einer bewegungsarmen Arbeitsumgebung zu verringern.

Zum Beispiel schlug sie vor, dass der Follow-Me-Druck (auch als sicherer Pull-Druck bezeichnet) Mitarbeitern die Möglichkeit geben könnte, ihre Dokumente von einem Remote-Drucker abzurufen, während sie gleichzeitig Kollegen daran hindere, vertrauliche Informationen zu erhalten. Anstatt auf einem nahe gelegenen Personal- oder Arbeitsgruppendrucker zu drucken und zum Gerät zu sprinten, bevor jemand anderes Ihre Gehaltsabrechnung (als Beispiel) abholt, können Sie das Dokument an eine sichere Follow-Me-Queue senden. Ihre vertraulichen Dokumente werden in einer sicheren Druckqueue gespeichert und nur ausgedruckt, wenn Sie Ihre Identität bei einem in der Nähe befindlichen Gerät (über eine Zutrittskarte, einen PIN-Code oder auf andere Weise) authentifiziert haben.

Das erinnerte mich an eine Zeit, in der ich im Rechenzentrum meiner Universität in dem Bereich gearbeitet hatte, in dem sich unser Mainframe befand. Professoren, Studenten und andere Benutzer initiierten einen Druckauftrag mit einer Bannerseite, auf der der Name der Person angezeigt wurde, die den Auftrag eingereicht hatte. Meine Kollegen und ich trennten die verschiedenen Berichte und ordneten sie alphabetisch in Fächer, bis ihre Besitzer die Ausdrucke abholten. Nutzer mussten ihre Universitäts-IDs zeigen und wir übergaben dann alle Dokumente, die ihnen gehörten.

Das System war sicher, aber es gab nichts für "Follow Me", es sei denn, der Benutzer befand sich bereits im Keller des Technikgebäudes, in dem sich unser Rechenzentrum befand. Einige Nutzer mussten eine halbe Meile oder mehr laufen, um ihre Dokumente abzuholen. Da unsere Universität im Norden Michigans lag, waren Frostbeulen ein weitaus größeres Gesundheitsrisiko als die "Sitzkrankheit".

Die ursprüngliche LRS-Druckmanagementlösung wurde entwickelt, um dieses Problem zu lösen. Anstatt die Nutzer zum Drucker gehen zu lassen, ermöglichte die LRS-Software, die Drucker dort zu platzieren, wo sich die Mitarbeiter befanden, und das Netzwerk für die Bereitstellung der Dokumente zu verwenden. Mit der Einführung von preiswerten Desktop-Laserdruckern war es sogar möglich, dass jeder Benutzer einen Drucker an seinem Schreibtisch hatte. Eine Art "Senden an mich" -Dokumentenstrategie anstelle des Follow Me-Drucks.

Dieser Ansatz minimiert die Zeit, die die Mitarbeiter damit verbringen, ihre Druckaufträge zu verfolgen, was viel Zeit spart. Außerdem wurde die Sicherheit verbessert, indem Dokumente direkt an den autorisierten Benutzer gesendet wurden. Es erhöhte jedoch die Kosten für Hardware, Toner, Tinte, Papier und andere Verbrauchsmaterialien. Größere Druckerflotten bedeuteten auch eine größere Komplexität für IT-Abteilungen, die eine größere Anzahl von Geräten definieren, Fehler beheben und unterstützen mussten.

Die Umstellung auf Arbeitsgruppendrucker - insbesondere solche, die den Follow Me-Druck unterstützen - bietet eine Möglichkeit, die Kosten weiter zu senken. Diese Geräte neigen dazu, höhere Geschwindigkeiten zu unterstützen und verursachen geringere Kosten pro Seite als kleinere Desktopdrucker. Sie bieten auch Funktionen wie Farbunterstützung und Duplex für mehr Flexibilität. Mit der LRS-Software können Sie den Zugriff der Nutzer auf diese Funktionen verwalten, um die Ziele Ihrer Organisation zu erreichen. Sie können beispielsweise Regeln wie "Drucken aller Benutzer-E-Mails in Schwarz-Weiß und auf beiden Seiten des Papiers" festlegen, um Geld zu sparen.

Ein erweiterter Arbeitsgruppendrucker für jeweils 10 bis 20 Mitarbeiter kann viel kosteneffektiver sein als die Bereitstellung eines persönlichen Druckers an jedem Arbeitsplatz. Und mit Unterstützung für den Follow Me-Druck kann es genauso sicher sein. Die Kosten für die Mitarbeiter, die gehen müssen, um ihre Dokumente abzurufen, werden durch die reduzierten Kosten pro Seite mehr als ausgeglichen, und diese kurze Pause bringt sie in Bewegung. Was meinen gesundheitsbewussten Kollegen glücklich machen kann.

Am Ende müssen IT-Organisationen viele Prioritäten gegeneinander abwägen, insbesondere wenn es um die Art und Weise geht, wie sie Druckprozesse verwalten. Unabhängig von Ihren organisatorischen Zielen - Kosteneinsparungen, Schutz personenbezogener Daten, Mitarbeitereffizienz, Gesundheit der Mitarbeiter, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften - gibt es eine Möglichkeit, LRS-Software zur Bewältigung Ihrer Herausforderungen einzusetzen.

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