Imprimer ou ne pas imprimer, telle n'est pas la question. Les deux sont de véritables exigences, et le resteront dans l'avenir proche. Bien que des experts du secteur prévoient un déclin lent mais continu de l'impression, le mythe du « bureau sans papier » est encore loin d'être une réalité. Cependant, une chose est claire : le contenu (l'output) des applications continue de croître. Il suffit de demander à quiconque travaille dans le secteur du stockage.
Le passage de la copie papier à la copie numérique dépend plus de la façon dont les processus commerciaux, les employés et les clients consomment et gèrent le contenu numérique. Le papier est un support que les humains utilisent depuis des centaines d'années et qu'ils préfèrent souvent. Mais ce matériau a ses inconvénients. Avec la croissance des appareils informatiques économiques aux affichages de qualité, de plus en plus de personnes préfèrent visionner des documents et autre contenu numérique en format électronique. Cette tendance va-t-elle continuer ? Sans doute, mais les documents imprimés ne vont pas disparaître de sitôt, et ce pour diverses raisons.
Mon collègue Brent Black a récemment écrit un blog intitulé « You Can Have Your Cake and Eat It Too » (Vous pouvez avoir le beurre et l'argent du beurre), dans lequel il évoque les avantages du déploiement d'une architecture d'impression hybride dans toute l'entreprise. Je veux parler d'une autre solution « hybride » que vous pouvez mettre en place à l'aide du même système de gestion des outputs. Vous pouvez envoyer une impression provenant d’une application (par ex. un document commercial) à une large gamme d'équipements d'impression, ou vous pouvez choisir de l'envoyer vers des destinations électroniques au format numérique. Ou bien, vous pouvez faire les deux : imprimer un document et stocker une version numérique pour un usage futur.
Ce même système de gestion des outputs peut transformer dynamiquement le document du format original vers le format requis pour une destination donnée. Il peut également regrouper intelligemment des documents depuis différentes applications et dans des formats de données différents, et les livrer comme un seul document. En résumé, la solution LRS agit comme un middleware et sépare les applications en amont des complexités de la distribution de documents en aval.
Gestion des outputs vs. Gestion d'impression
Vous n'êtes pas obligé de changer vos applications pour être compatible avec une nouvelle destination ou un format de données différent. Le système de gestion des outputs dissocie de nombreuses fonctions de l'application et les déplace vers une couche de service indépendante des appareils et des plateformes, ce qui simplifie et accélère l'exécution de nouveaux services sans changements d'application nécessaires. Cela permet aux applications de se concentrer sur la création de contenu et vous permet de changer à tout moment le format de distribution et la destination adéquats. C'est une différence clé entre le logiciel de gestion des outputs et celui de gestion d'impression (parfois appelé « logiciel de gestion d'imprimante ») ; une nuance que beaucoup de personnes ne comprennent pas vraiment. Imaginez un système de gestion d'impression comme un véritable « sous-ensemble » de la gestion des outputs.
En fait, un système de gestion des outputs se concentre sur la saisie et la distribution de contenus numériques. Il s'agit juste de savoir :« dans quel format le document doit-il être livré ? » et « où doit-il être envoyé ? ». L'impression n'est qu'une option parmi d'autres, bien qu'elle soit d'importance dans l'environnement commercial actuel.
Avec la solution LRS, vous avez beaucoup de flexibilité à votre disposition. Alors, quand le patron vous dit : « On doit arrêter l'impression de cette facture et l'envoyer par e-mail en pièce jointe au format PDF », vous pouvez répondre : « Pas de problème, patron ! Pour quand la voulez-vous ? »
Chez LRS, nous ne nous concentrons pas uniquement sur l'impression. Nous comprenons que les exigences commerciales changent constamment, au gré des nouvelles technologies et de l'évolution des tendances du marché. Nous savons également que les entreprises sont sous une pression constante pour réduire les coûts, améliorer la productivité et favoriser la véritable innovation. Nous le comprenons. C'est pourquoi nous avons développé des produits compatibles avec des capacités avancées de distribution de documents.
Si vous vivez assez longtemps, vous pourriez bien être témoin de l'impression du dernier document papier (mais n'y comptez pas trop). Cependant, vous n'avez pas de soucis à vous faire. Il est réconfortant de savoir que vous pouvez gérer les exigences actuelles et à venir en matière de distribution de documents grâce à la solution LRS que vous avez aujourd'hui. Si jamais les documents imprimés/papier viennent à disparaître, vous serez parvenu à gérer le passage du format papier au format numérique bien avant que cet évènement théorique ne survienne.
À qui cela importe-t-il si les documents sont fournis au format papier ou numérique ? Pas à nous, et c'est une différence importante à prendre en compte lorsque vous prenez votre décision d'achat. Appelez-nous pour en savoir plus sur la façon dont LRS peut positionner votre entreprise dans l'ère du numérique.